ナンバーディスプレイとは？ビジネスフォンと連携で4つの業務効率化！
- 「ナンバーディスプレイ」って電話番号を表示するサービスですよね？
- 確かに番号表示はナンバーディスプレイの代表的な機能の一つです。ただ、ほかにも便利な機能がたくさんあるんですよ。
- そうなんですか！それは知らなかった。
- 導入すると仕事の効率化を図ることができるのでおすすめの機能ですが、注意点もいくつかあるのでこの記事でお伝えしていきますね。
ビジネスフォンのナンバーディスプレイとは？
- そもそも、ビジネスフォンのナンバーディスプレイって電話についている機能なんですよね？
- そうですね。しかし、ビジネスフォンを購入しただけではナンバーディスプレイは使えないので注意してください。
- えっ！ナンバーディスプレイってお金かかるんですか？
- そうなんです。しかし、仕事でビジネスフォンを使うのであれば、ナンバーディスプレイはとても便利な機能なので契約することをおすすめします。
- 電話に出る前に相手の番号が表示される
- 着信履歴が残るので後で確認ができる
- 知らない番号からの着信はセールスや迷惑電話の可能性が高いので、番号を控えておける
- なるほど。いろんな使い方があるんですね。
- はい。特に電話番号が表示されることで、心の準備ができた状態で受話器を取ることができますよ。
ナンバーディスプレイを導入する3つのメリット
- ナンバーディスプレイがどんなものか分かったところで、具体的なメリットをお伝えしますね。
- お願いします！
2-1.迷惑なセールス電話をシャットアウトできる！
ナンバーディスプレイで着信拒否設定をしていれば、登録した相手からの電話には呼び出し音を鳴らさずに専用のメッセージを流すことができます。
業務中や会議中であっても、必要のない電話に出る必要がなく、しつこいセールスや迷惑電話にも自動で対応してくれます。
- 正直、僕は会社の電話に出るのが苦手なんですよ。営業の電話とか多くて、まいっちゃいます。
- 確かに業務中に全く関係ない電話に対応するのは疲れてしまいますよね。ただナンバーディスプレイが導入されていれば、着信拒否設定ができるんです。登録してない番号でも、非通知や0120などのフリーダイヤルから始まる番号だとセールスの可能性が高いですよね？
- そうか！セールスの可能性が高いとわかれば、電話に出るときにも心の準備ができますね！
2-2.着信履歴が残るので安心！
ナンバーディスプレイに契約していれば、機種により差はありますが過去数十件の着信履歴が残ります。
そのため相手の電話番号を聞き漏らしてしまっても、着信履歴を確認すれば大丈夫です。
また迷惑電話やしつこいセールスの電話は番号を記録して、着信拒否にすることも可能です。
- 急な電話だと内容に集中しすぎて、相手の電話番号を聞きそびれてしまうことが多いので助かります。
- 着信履歴が残っていれば、その心配も解消されます。特に電話対応に慣れていないときには相手の名前すら聞き忘れてしまいがちですからね。
2-3.着信先を指定できて余計な取次が不要！
電話をかけてきた相手によって、会社の親機を鳴らすのかそれとも子機を鳴らすのかあらかじめ指定することが可能です。
電話番号を事前に指定しておけば、部署間の余計な取次ぎをしなくて済みます。
また電話をかけてきた相手も、いつも同じ人が電話口に出てくれれば、要件をすぐに伝えることができます。
ナンバーディスプレイ契約で活用できる4つの便利機能
- ナンバーディスプレイがあれば安心して電話に出ることができるんですね。次は具体的な機能のことが知りたいです！
- かしこまりました。ナンバーディスプレイの代表的な機能についてここからご紹介します。
3-1.着信相手の番号表示
ナンバーディスプレイの一番の特徴は、着信相手の番号が表示されること。
特に知らない番号からの電話であれば、市外局番か代表番号(03)、もしくはフリーダイヤルが分かります。
電話番号で着信相手の検討がつくので、電話に出たときも動揺することが減ります。
3-2.発着信履歴
ナンバーディスプレイは発着信の履歴を残すことができるため、電話番号を聞きそびれても、改めてかけなおすことが可能です。
逆にいうと、ナンバーディスプレイがなければ、発着信の履歴は残らないため毎回電話番号を聞かなければいけません。
業務の効率化を図る上でも発着信履歴を上手に利用しましょう。
3-3.非通知着信の表示
かけてきた相手の番号が通知されない場合、その理由がビジネスフォンのディスプレイに表示されます。
【電話番号が通知されない主な理由】
- 非通知着信
- 公衆電話
- 国際電話
- 一部のIP電話・スカイプなど
基本的にビジネスで電話を使用する場合、ナンバーディスプレイに表示された電話番号から相手がある程度特定できます。
もし相手が故意に非通知にしている場合は、迷惑電話やセールスの可能性が高いです。
非通知理由があきらかになれば、受話器を取る前に多少の心構えができますね。
3-4.ナンバーリクエスト
ナンバーリクエストを契約していれば、電話番号を通知せずにかけてきた相手に対して、受話器を取らずにメッセージを伝えることができます。
こちらはオプション料金である月額400円(税抜/事務用価格)を支払えば利用可能です。
もともと非通知での着信は迷惑電話が多く、ビジネスの電話では使われることがありません。
無駄な時間を省くためにもおすすめの機能です。
- 「おそれいりますが、電話番号の前に186をつけてダイヤルするなど、あなたの電話番号を通知しておかけ直しください」
- あっそれ聞いたことあります！非通知拒否のアナウンスもナンバーディスプレイの機能なんですね。
- そうなんです。非通知でかけてくる方は、ビジネスマンとしても質が問われます。未然にシャットアウトできるのは嬉しいですよね。
ナンバーディスプレイを導入する際の3つの注意点
- こうやってみると、ナンバーディスプレイは契約しといた方が何かと便利ですね。
- ビジネスで使う場合は特に必要な機能だと思います。しかし、導入するにはいくつか注意点もあるので、事前に確認しておきましょう。
4-1. 契約しないと使えない
冒頭でもお伝えした通りナンバーディスプレイは、NTTコミュニケーションズのサービスの一つです。
つまり、事前に契約してなければモニターが付いていても、ここで紹介した機能は使えません。
契約していない場合、画面には着信が入ったことが通知されるだけなので、相手がどんな人か分かりません。
ナンバーディスプレイは後からでも契約は可能なので、必要と感じたら問い合わせをしてみましょう。
4-2. 初期費用と月額費用がかかる
ナンバーディスプレイをビジネスフォンに導入するためには、初期費用と月額料金がかかります。
| 契約対象回線 | ひかり電話 | 加入電話 | ISDN |
|---|---|---|---|
| 月額使用料(在宅用) | 400円 | 400円 | 600円 |
| 月額使用料(事務用) | 1,200円 | 1,200円 | 1,800円 |
| 工事費 | 2,000円/回線 | 2,000円/回線 | 2,000円/回線 |
オフィス用であれば初期工事費に2,000円(税抜)、月額で1,200円(税抜)かかります。
ここで注意しなければいけないのが、どちらも1回線あたりにかかる料金です。
回線数が多いと、その分支払う料金が増えるため、どのビジネスフォンにナンバーディスプレイを導入するのか、前もって検討したうえで契約するようにしましょう。
4-3ナンバーディスプレイに対応していない電話機もある
最新のビジネスフォンであれば、ナンバーディスプレイに対応していますが、中古を購入すると非対応なモデルもあります。
中古品は新品と比べて安く、品質もあまり変わらないので選ばれる方も多いですが、ナンバーディスプレイは業務効率化のためにあった方が良い機能です。
中古品を買う場合は、サイトや業者へ事前に確認するのを忘れないようにしましょう。
まとめ
- では最後に、ナンバーディスプレイについてのおさらいです。
【ナンバーディスプレイに関して抑えるべきポイント】
- ナンバーディスプレイを契約していれば、着信相手の電話番号が表示される
- ナンバーディスプレイを使用するには、事前の契約が必要
- ナンバーディスプレイがあれば、迷惑電話やセールスの電話をシャットアウトできる
- 着信履歴が残るので、電話番号を聞き漏らす心配がない
- なるほど。ナンバーディスプレイは月額料金がかかるけど、導入したほうが良いと感じました。
- そうですね。特に取引先から頻繁に電話がかかってくるような会社であれば、業務の効率化を図ることができるのでおすすめですよ。
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