ビジネスフォンのボイスメールおすすめ機種紹介！機種と使い方解説
- 電話の内容をいちいちメモに取るのが大変なんです。メモも書き漏らす時があるし、電話の内容を確認する機能ってありませんか？
- それでしたら、ビジネスフォンのボイスメール機能がおすすめです。ボイスメール機能はただの録音機能とは違い、色々な場面で活用できますよ。
ビジネスフォンの便利機能の一つに、ボイスメール機能があります。
ボイスメール機能は、ただ電話の内容を録音するのではなく、録音した内容を保存して外出先の担当者にメールでお知らせし、携帯などから確認できたりといった機能があります。
電話の内容を後から確認するのはもちろん、お客様の対応にも活用できる便利な機能です。
ボイスメール機能が使えるおすすめのビジネスフォン、使い方もご紹介します。
ボイスメールとは
- ボイスメールとはどんな機能なんですか？録音機能との違いはあるんでしょうか？また、料金は発生するんでしょうか？
- ボイスメールはビジネスフォンについている機能なので、料金は発生しません。ただ、ビジネスフォンを設置するための工事は必要になります。また、録音機能との違いについては今から具体的に説明していきますね。
1-1.ボイスメールと録音機能の違い
ボイスメールと似ている機能に「通話録音」があります。
通話録音は通話している音声をそのまま録音できる機能であるのに対し、ボイスメールは通話内容を録音し、それをボイスメールとして残しておくことで、出先から携帯で通話内容や伝言メモを確認できるという点にあります。
このボイスメールを活用することで、内容の聞き直しや電話内容をそのまま伝言メモのように活用できます。
ボイスメールを受信した時に携帯電話等に着信やEメールによる通知もできるので、電話に対して素早い対応もできるようになります。
- 一見同じように見えて、全然違う機能なんですね。機能を見ると、録音機能よりも便利に使えそう！
- そうですね。ただ録音するだけでなく、電話があったことやその内容を通知することが出来るので、お客様対応にも活かせますよ。
1-2.通話録音機能は「自動タイプ」と「手動タイプ」に分かれている
ボイスメール機能は通話録音の仕方が大きく分けて2つあります。
通話が開始されたらその内容を自動で録音する「自動タイプ」と、録音開始にビジネスフォンの操作が必要な「手動タイプ」です。
【自動タイプのメリット・デメリット】
自動タイプの場合、会話が開始されたら自動で録音し、メールボックスに録音内容を記録してくれます。
自分で操作する必要がないため便利ですが、メールボックスに記録できる内容には限りがあるため、定期的に録音内容を整理しなくてはなりません。
【手動タイプのメリット・デメリット】
手動タイプは録音したい通話内容がある時に、録音ボタンを押すなどの操作が必要です。
しかし、録音する内容を選べるので、無駄な通話内容でメールボックス内を圧迫することがありません。
どちらもメリットとデメリットがあるため、メールボックス機能のあるビジネスフォンを選ぶ時は、この2つのタイプのどちらがいいか、という所から考えてみて下さい。
ボイスメール対応おすすめ機種紹介
- ビジネスフォンの同じ機能でも色々なタイプがあるんですね。ボイスメール機能が付いたビジネスフォンのおすすめってありますか？
- ボイスメール機能が付いたビジネスフォンの中でも、特におすすめなのがこの3つの機種です。それぞれ特徴が違いますから、自分のオフィスにあった機種をお選び下さい。
2-1.NTT：αA1 Standard
追加オプションを加えることで、簡易音声メールが利用できるビジネスフォンです。
最長8時間記録できるので、お盆や年末年始等の長期休暇にあったお問い合わせもしっかり残せます。
2ch同時録音もできるので、同時着信も逃さずに記録に残すことが可能です。
留守電やお待たせメッセージ等、お客様対応に役立つ機能も充実しています。
Eメールでの通知や、パソコンに音声を転送させる機能も付いているので、迅速な対応や重要な記録の保管もばっちりできます。
2-2.NEC：Aspire UX
ボイスメール機能が充実しているビジネスフォンです。
通話録音や伝言メモ・メールボックス機能・メールボックス着信通知等の機能が搭載されています。
メールボックス着信通知機能は通話内容を録音し、そのまま担当者のメールボックスに送られるため、録音された内容を個人ごとに聞けるようになっています。
メールボックスが個人で分けられているため、一つのメールボックスで管理する場合に比べて、メールボックス内がいっぱいになる事態が起きにくいビジネスフォンでもあります。
2-3.IWATSU：Frespec
ボイスメール用のオプションユニットを搭載することで、最大24チャネル約120時間までボイスメールを保存できるビジネスフォンです。
会話の途中で録音したくなった時に、ワンプッシュで会話の最初から遡って録音できる「戻って録音機能」等、他のビジネスフォンには無い機能も搭載されています。
PCにボイスメールを送信し、管理する機能や、Eメールに音声ファイルを付けて外部出力する機能等、ビジネスに役立つ機能が充実しているビジネスフォンです。
ボイスメールの機能は大きく分けて4つ
- おすすめ機種の中に色々な機能がありましたね。ビジネスフォンのボイスメール機能について、詳しく教えてくれませんか？
- かしこまりました。ビジネスフォンのボイスメール機能で使える機能は、大きく分けて4つです。それぞれの機能の内容について、ご説明していきます。
3-1.通話録音機能
留守電や通話中の内容を録音できる機能です。
先程も触れましたが、録音機能には自動で録音できるタイプと、手動で録音できるタイプがあります。
録音された音声は、メールボックスに保存されます。
このメールボックスの中から必要な音声を再生・外部出力することで、ボイスメールは多彩な機能を生み出しています。
3-2.メールBOX機能
録音した音声を保存する機能です。
メールボックスの取り扱い方はメーカーやビジネスフォンの機種によって違います。
社内の録音データを全て一つのメールボックスで管理するタイプや、担当者ごとにメールボックスがあり、通話内容が担当者ごとに振り分けられているタイプなど、色々なタイプがあります。
電話の内容を聞き直したい時に、メールボックスから音声ファイルを引き出して確認できるので、従来のように聞き取りながらメモを取る必要がありません。
メモの取りこぼしや伝え漏れを防げるので、連絡ミスを防ぐことができます。
3-3.リモート機能
メールボックスに残された内容を、パソコンや携帯へ転送・確認できる機能です。
録音された通話を外出先から聞くことはもちろん、パソコンや携帯に音声を転送して管理できます。
担当者に電話があった時通知と一緒に音声ファイルが送られてくるタイプのビジネスフォンもあります。
いつでもどこでも通話内容を確認できる機能です。
3-4.お待たせメッセージ機能
営業時間外や長期休暇中・他の電話対応中など、お客様から電話がかかってきても対応できない場面があります。
お待たせメッセージ機能は、そういった時に自動で休暇中やお待たせ中のメッセージを再生する機能です。
この機能を活用することで、お客様からの連絡を漏らさずに対応できるほか、営業時間内なのに対応してもらえなかった、といったクレームを防止する効果が期待できます。
ビジネスフォンでのボイスメールの操作方法
- 仕事で色々使えそうな機能がたくさんありますね。ボイスメールの使い方を教えて下さい
- ボイスメール機能は、ビジネスフォンに搭載されている機能のため、機種によって操作方法が微妙に違います。ここでは、一般的な手動録音タイプの操作方法をご説明しますね。
4-1.電話中にビジネスフォンの「通話録音」を押す
手動録音タイプのビジネスフォンの場合、録音したい通話中に「通話録音」のボタンを押します。
必要があれば、通話中の相手に録音したい旨を確認して下さい。
- ビジネスフォンの中には、録音ボタンを押すと自動で通話を録音する旨を相手に再生してくれる機能が搭載されているタイプもありますよ。
4-2.ボタンの点滅を確認したら「録音BOX」を押す
通話録音のボタンを押すと、ボタンそのものやボタンについているランプが点滅、又は点灯した状態になります。
この状態を確認したら、「録音ボックス」ボタンを押して下さい。
電話機によっては、通話録音ボタンを押した時点で、音声がメールボックスに記録されるタイプもあります。
このタイプの場合は、この手順を行う必要はありません。
4-3.後はそのまま通話する
録音ボックスボタンを押して、そのボタンまたはボタンのランプが点滅していることが確認できたら、後はそのまま通話を続けてください。
録音の終了は、通話終了後に受話器を置けば自動で終了になります。
伝言メモ機能など、ほかの機能を使いたい場合は通話終了後にその機能の操作を行ってください。
ボイスメール機能を使う時の注意点
- けっこう簡単に録音できるんですね。ボイスメール機能を使ううえで、気を付けた方が良いことってありますか？
- はい。ボイスメール機能はとても便利な機能なんですが、使ううえで注意しておいた方がいいこともあります。ボイスメール機能の注意点についてご説明しますね。
5-1.メールBOXに録音できる音声は限りがある
メールボックスは録音データを記録しておける容量に限りがあります。
メールボックス内が一杯になってしまうと、録音データを保存できなくなるため、ボイスメール機能が使えなくなる可能性があります。
ビジネスフォンやメールボックスの管理アプリの仕様によっては、古いデータを消して新しいデータを入れるようになっている場合もあるので、定期的にメールボックス内の整理をする必要があります。
メールボックス内の容量が一杯になりそうな時は、録音データの整理を行いましょう。
ちなみに、ビジネスフォンの中にはUSBメモリーで容量を追加できる機種があります。
例えばこちらのIP OFFICE SⅡは、16GBのUSBメモリーで500時間分の容量拡張が可能です。
- 録音データをできるだけ残しておきたいという場合は、このようなUSBメモリーでの拡張に対応しているビジネスフォンを活用すると便利ですよ。
ボイスメール機能を理解してビジネスフォンを使いこなそう
ボイスメール機能は、電話対応のメモとりや伝言の手間とミスをなくしてくれる心強い機能です。
お客様からのクレーム対応にも役立つため、幅広い分野のオフィスで活用できる機能でもあります。
使い方も簡単ですから、誰でもすぐに使いこなせるようになります。
OFFICE110では、ご紹介したビジネスフォンだけでなく、その他多数のボイスメール機能付きビジネスフォンを取り扱っています。
ボイスメール機能付きのビジネスフォンの導入を検討している方は、ぜひ一度、OFFICE110にご相談下さい。
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