ビジネスフォンとスマホ連携で業務効率UP！便利機能8選と最新機能紹介

スマホ連携機能の中でも、特に便利な８つを厳選しました。

ビジネスフォンとスマホを連携させた機能を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

「従来型ビジネスフォン」にスマホを連携させた便利機能8選！

ビジネスフォンでスマホ連携機能を利用している大半の方は、上記８つの機能を主に使用しています。

実際、これら８つの機能さえあれば業務効率は格段に向上できます。

1-1.スマホから代表電話を発信できる【リモートコールバック】

もちろん、オフィス外でもスマホから発信でき、携帯電話の通話料を削減できます。

お持ちのプライベート用スマホに外線機能をプラスするイメージですね。

この機能を利用しても、いつも通りプライベート用としてもスマホを使用できます。

また外線だけではなく、外線の転送も可能です。

まずは、「リモートコールバック機能」を使用しているスマホでオフィスに電話をかけて、ワンコールで切ります。

※あらかじめ、リモートコールバック機能を利用したいスマホの携帯電話番号を設定しておく必要がある。

ワンコールで電話を切ると、すぐにオフィスの主装置（PBX）から電話がかかってきます。

電話に受電して、発信したい顧客の電話番号をダイヤルすれば、スマホから会社の代表電話で発信可能です。

1-2.スマートフォンのビジネスフォン化【スマホ利用型ビジネスフォン】

スマホが子機になるイメージですね。

大半の場合「スマホ利用型ビジネスフォン」を利用するには、ビジネスフォンやPBX（主装置）の他に「専用アダプター」の導入・設置が必要です。

もちろん、外出中に顧客からの着信を受電したい場合は、「不在時転送機能」を設定すればスマホで受電できます。

この機能はNTT東西日本の提供する「AGEphone Business」という機能です。

先ほどの「リモートコールバック機能」同様に、オフィス外でもスマホを使ってビジネスフォン機能を利用可能です。

特に、テレワークなど多様な働き方を導入する際にとても便利な機能になります。

1-3.メールに着信履歴を送る【着信履歴メール送信】

この機能は、通話を外線転送した先の携帯電話が応答しなかった時に活用されます。

この機能のメリットは、スマホのメールに「誰からのメールか？」「何時に着信があったのか？」といった転送できなかった着信の情報をメールに自動で通知でき、スマホで瞬時に折り返しの連絡ができることです。

もっとも、この機能がなければスマホの着信履歴にオフィスから連絡があった履歴しか残らないため、わざわざオフィスに連絡して「誰からの着信か？」といった内容を聞かなければいけません。

1-4.不在時の着信を知らせる【不応答着信お知らせ】

先ほどの「着信履歴メール送信」と違って、着信があったことだけスマホに知らせてくれる機能ですね。

もっとも、オフィスで受電できなかった着信もお知らせしてくれます。

1-5.スマホのネットワークカメラを連動【ネットワーク連動カメラ】

「防犯カメラ機能」は、人を感知する「センサー検知機能」を搭載したビジネスフォンなら、カメラに映った人を検知して、録画できます。

また、録画した映像はスマホなどで閲覧可能です。

そして「ビデオ通話を用いた無人受付機能」は、オフィスのエントランスにビジネスフォンとカメラを設置することで、誰が来たのかカメラで確認できます。

また無人受付により、エントランスの受付スタッフが不要になったり、事務スタッフの業務を削減できたりします。

1-6.スマホに録音された用件を転送【追っかけ転送】

通知を受けた後、そのまま外出先からスマホで着信用件を再生して内容を確認することができます。

1-7.スマホの内線化【FMCサービス】

ちなみに、「FMC」は”Fixed Mobile Convergence”の略です。

利用シーンとしては例えば、倉庫などオフィスから少し離れた施設を持つ企業では、ビジネスフォンの着信を受電できないため、「FMCサービス」を利用してスマホを子機代わりに受電できるようにします。

もっとも、子機なので通話料は固定電話の通話料のため、低価格になります。

1-8.外出先からスマホで内線電話機操作【メールリモコン】

例えば、留守番電話や外線転送、セーフティ機能などを設定できます。

まさに、リモコンのような感覚で操作できるシステムです。

ただし、この「メールリモコン」機能は、不在系機能（その場にいなくて色々操作できる機能）と呼ばれており、「SAXA（サクサ）」「RegalisⅡ（UT700Std)」など、限られたビジネスフォン機種にしか搭載されていない機能です。

ビジネスフォンとスマホを連携させる３つのメリット！

もっとも、これら３つのメリットはスマホを連携させるからこそできるもので、企業にとって非常に大きなメリットです。

スマホ連携機能の導入を考えている方は、ぜひ参考にしてください。

2-1.オフィスの垣根を越えた電話環境の構築！

この電話環境の拡大で、従来型ビジネスフォンの機能では想像できない業務効率の向上が可能になります。

例えば、顧客からの着信を外出先で受電できたり、オフィス外の担当者とも通話料無料で内線・取り次ぎできたり、現場担当者が会社の代表電話番号で顧客と直接やり取りできたり、とメリットの幅が大きいです。

もっとも、昨今よく耳にする「働き方改革」にも積極的に対応できます。

例えば、会社の電話番号で顧客からの着信を受電する必要のある企業では、テレワーク制度の導入が困難でしょう。

そこで、ビジネスフォンのスマホ連携機能を利用することで、自宅やカフェでらくらく会社の電話番号による内線・外線の発着信が可能です。

自宅にオフィス同様の電話環境を構築できます。

2-2.運用コストの大幅削減！

スマホ連携機能を導入・利用することで、外出先での社員間の連絡は全て無料で可能になります。

その上、FMCサービスならスマホから発信しても、固定電話機の通話料になります。

つまり、月額費用を低価格にでき、それが積み重なればトータルで何十万円というコストカットも可能です。

2-3.顧客満足度の向上！

オフィス外でも顧客からの着信に受電できることで折り返しの必要がなく、顧客はロスタイムなく予定通り業務できます。

もっとも、従来型ビジネスフォンの機能では担当者が外出していれば折り返しが必然だったため、顧客も折り返しの連絡を待たなければいけないロスタイムがありました。

また、スマホ連携機能を利用すると、外出中の担当者へ取り次ぐことも可能なため、大半の着信にその場で対応できるでしょう。

「最新」スマホがビジネスフォンに！クラウドPBXとは？

もっとも、「クラウドPBX」はここ1〜2年で人気急上昇しています。

最近では、従来型ビジネスフォン・PBXに代わって、クラウドPBXが台頭していると言われるほどです。

クラウドPBX解説の流れとしては、まずは「クラウドPBXとは？」といった基礎的な情報を紹介し、「メリット・デメリット」を解説する流れです。

業務効率を向上させたい方は、ぜひ参考にしてくださいね。

3-1.クラウドPBXとは？ビジネスフォンとどう違うのか？

また、ビジネスフォン機能以外にも豊富な「オプション機能」も利用できるようになりました。

ちなみに、「PBX」はビジネスフォンで内線・外線・転送機能が利用できるようにする「主装置」のことですね。

PBXは、ビジネスフォンの「頭脳」にあたる部分のことを言います。

もっとも、従来型ビジネスフォン・PBXとの違いは、「クラウドサービス」を利用していることです。

【クラウドサービスとは？】

クラウドサービスとは、その名の通り「雲（Cloud）」のようなイメージで、データの管理・共有からサービスの利用・提供などまで幅広くインターネット上（クラウド上）で行えるサービスのことです。

これにより、インターネットを利用したさまざまなサービスを利用できたり、インターネットさえつながればどこでもビジネスフォン機能を使用できたり、とビジネスフォンではなかった機能性が増えました。

3-2.クラウドPBXのメリットは？

ただ、同じメリットでもビジネスフォンのスマホ連携機能よりレベルの高いメリットです。

例えば、「オフィスの垣根を越えた電話環境の構築」は、そもそもビジネスフォンが不要で、主装置すら設置する必要がありません。

なぜなら、クラウドPBXはクラウド上（ネット上）にPBXを構築しているからです。

そのため、内線・外線など全ての機能は「スマホ」のみで完結します。

また、その不要設備が多いことから導入も非常に早く、「最短即日」の導入が可能です。

他にも「運用コストの大幅削減」では、スマホによる通話料自体が低価格な料金設定になっています。

また、ビジネスフォンや従来型PBXで必要であった定期的なメンテナンス・故障時の修理が必要ありません。

というのも、クラウド上（ネット上）に設置されたPBXは、常にクラウドPBXメーカーが管理してくれるからです。

イメージとしては、『LINE』などスマホアプリで自動的にメーカーがアップデート・不具合の修正をしてくれるようなものです。

さらに、クラウドPBXでは運用コストの削減だけでなく、導入コストさえも大幅に削減できます。

というのも、ビジネスフォン本体の購入費用が不要ですし、大規模なPBXの設置・配線工事が不要なためです。

この２つの膨大な導入コストがかからないことから、クラウドPBXの導入コストは非常に低価格です。

3-3.クラウドPBXのデメリットは？

というのも、クラウドPBXがインターネット回線を利用した通話であることからです。

インターネット回線は、従来型ビジネスフォン・PBXの固定電話の回線網を利用する通話より高度な技術が必要になります。

そのため、その技術力が劣る・足りないメーカーでは音質が悪くなってしまいます。

もっとも、最近では徐々にどのメーカーも技術力が向上していて、音質の悪いメーカーも減ってきていますが。

ただ、このデメリットはクラウドPBXのメーカー選びさえしっかりしておけば、難なくデメリットを回避可能です。

3-4.機能性とコスト性抜群のクラウドPBX『OFFICE PHONE』

もっとも、これらの特徴は『OFFICE PHONE』が、19年以上の歳月をかけて自社独自の研究開発を行ってきたからこそ得られた魅力になります。

19年という長い時間をかけて作り上げてきた「機能性の高さ」と、自社独自で研究して余計なコストがかかっていないことから実現できる「コストの低価格さ」は、『OFFICE PHONE』の強みです。

もちろん、実績も積み上げていて「累計導入企業20,000社以上」「顧客満足度No1」といった2つの実績を持っています。

まとめ

ビジネスフォンのスマホ連携機能はたくさんあり、どれも非常に便利なものです。

もっとも、今回紹介した８つの便利機能はスマホ連携機能の中でも人気の高い機能で、「オフィスの垣根を越えた電話環境の構築」や「運用コストの大幅削減」など大きなメリットが豊富に得られます。

ぜひ参考にしてください。

また、ビジネスフォンのスマホ連携機能以外にも、ここ1〜2年で急激に人気上昇中の最新のPBX「クラウドPBX」も便利ですよ。

ビジネスフォンのスマホ連携機能を導入するか、クラウドPBXを導入するかはとても悩む部分だと思います。

ぜひこの記事を参考に導入を検討してみてくださいね。