ビジネスフォンの便利機能「外線・通話系」

ビジネスフォンの機能には、電話をかける・通話する機能が充実しています。

普通の電話なら、受話器を上げて相手の番号をダイヤルして電話しますが、ビジネスホンならそんな動作も必要なくなることがあるのです。

ここからは、ビジネスフォンの「外線・通話」にかかわる便利な機能をご紹介いたします。

• スマートフォンに電話を転送【外線間転送】
• 電話機から発信させない外線を設定【外線発信規制】
• ハンドセットを置いたままで、内線通話【ハンズフリー機能】
• 各拠点間で多人数と同時通話をする【会議通話機能】
• 発信禁止番号【固定電話発信制限】
• 一時的に使用する回線数を制限【回線使用制限】
• 電話機の通話内容を、ほかの電話機でチェック【通話モニタ】
• まとめ

スマートフォンに電話を転送【外線間転送】

外線間転送とは、例えば会社に電話がかかってきた時に担当者が不在だった場合、前もって登録しておいたその担当者の携帯電話やスマートフォンにその電話を転送することが出来る機能です。

簡単に表現すると、「携帯電話やスマートフォンを内線電話のように使える機能」ということです。

後からかけ直したりする手間が省け、業務をスムーズに行うことができます。

本来、内線は同じ主装置に接続された電話機同士でなければできませんでしたが、インターネットの拡大によってこの外線間転送は可能となり、ここ数年で発売されたビジネスホンの機種の多くに搭載されている機能となりました。

また、外線間転送は「外線自動転送」と「外線手動転送」の2つに分類されています。

それぞれの特徴を見ていきましょう。

外線自動転送

会社にかかってきた電話を、事前に登録していた担当者の携帯電話や外出先の電話に自動で即座に転送する機能です。

また、担当者に転送がつながらない場合、メールで相手先の電話番号と着信時間を伝える外線転送不成立メールが送信される機能がセットになっていることがほとんどです。

この通話は、会社にある主装置を介して２つの外線を繋げますが、転送したあとの通話は、一定の時間が経過すると自動的に切断されます。

これにより、外線が長時間ふさがってしまうことを防いでいるのです。

外線手動転送

転送する先が携帯電話や家庭の電話という点に違いがあるだけの従来の内線のことです。

具体的には、

という流れになります。

この機能が搭載されているビジネスホンなら、是非積極的に使っていただきたい機能の一つです。

後からかけ直したりする手間が省け、業務をスムーズに行うことができます。

なお、会社で使用している回線がＩＳＤＮなら問題はないのですが、もしアナログ回線であるならば、この外線間転送をするためには外線間転送ユニットというものを主装置に取り付ける必要が出てきます。

電話機から発信させない外線を設定【外線発信規制】

外線発信規制とは、電話機から発信させない特定の外線番号を設定する機能です。

例えば、電話による営業活動やアナウンス業務を行っている企業では、情報提供は必要ないと言われた相手に再度連絡をすることは避けなければいけません。

自分では管理をしていたとしても、社内の別の人が電話をしてしまうこともあり得ます。

外線発信規制はこうしたトラブルを防ぐために、特定の電話に発信することができないようにする機能です。

次のような設定をしたいと仮定して説明します。

設定画面の開き方は次のとおりです。

①メインメニュー → ②電話の詳細設定 → ③パスワード入力 → ④内線電話機設定

手順は以下の通りです。

内線20と21で発信捕捉させない外線を設定する場合、PBX発信時捕捉外線の設定で発信捕捉させない外線のチェックボックスからチェックを外せばOKです。

また、発信時外線捕捉規制に設定している外線は着信応答や保留応答することができます。

さらに、発信自害船捕捉規制の設定は、内線11から16のみの設定項目になります。

設定方法は、お使いの機種のマニュアルでご確認をお願いします。

ハンドセットを置いたままで、内線通話【ハンズフリー機能】

ハンズフリー機能とは、その名の通り、受話器を置いたまま通話できる機能です。

ビジネンフォンには、基本的に電話機本体にスピーカーとマイクが装備されています。これによって、受話器を取らなくても通話が可能なのです。スピーカーからは相手の声が聞こえ、マイクを通して自分の声が相手へ届きます。
ビジネスフォンの機種によって操作方法が異なることがありますが、基本的な操作方法は次の通りです。

パーソナルハンズフリー

ハンドセット（受話器）を置いたままで内線通話をすることができます。

外線ハンズフリー

ハンドセットを置いたままで、外線通話をすることができます。

ハンズフリーで電話を受けるには

ほとんどの機種で内線と外線をハンズフリーで使用する場合の操作方法はほぼ同じなので、すぐに簡単に使える機能ですよ。

各拠点間で多人数と同時通話をする【会議通話機能】

多人数での「会議通話機能」は、ビジネスフォン（多機能電話機）でのみ利用可能な機能です。

一般電話機ではもちろん利用できません。

会議通話で同時に通話できる台数はビジネスフォン・PBXの種類やメーカーによって異なりますが、最大でおおよそ32台程度までの会議通話が可能です。

会議通話は主に２種類あり、各々の電話から音声でのみ複数で通話するタイプと、ビデオ通話にて音声と映像で複数通話可能なタイプがあります。

基本的な会議通話の手順は次の通りです。

外線を交えてちょっとした打合せにも利用できるので使い方によっては非常に便利な機能です。

発信禁止番号【固定電話発信制限】

発信禁止番号では、あらかじめ特定の電話番号を登録しておくと、あとでその電話番号に電話をかけることができないようにすることが可能です。

例えば、営業電話などで電話をかけても相手先から電話を拒否されることがあります。

商品取引所法の改正(2005年5月～)に伴い、断られたお客様への再勧誘ができなくなっていますが、気がつかないうちに同じ所に再度電話をかけてしまうことがあります。

それを防ぐための機能なのです。

設定方法は、一般的には次の通りですが、機種によって異なりますので確認をお願いいたします。

時的に使用する回線数を制限【回線使用制限】

一時的に使用する回線数を制限することによって、呼び出し状態のまま相手を待たせるような事態を避けることができます。

例えば、

などのケースで回線使用制限を行います。

呼び出し状態のままになってしまうと「休みなのか？」と思わせることもありますので、有効に活用したい機能ですね。

電話機の通話内容を、ほかの電話機でチェック【通話モニタ】

通話モニタとは、通話中の別の電話機の通話内容を他の電話機でモニタリングする機能です。

基本的にモニタリングするだけで、その通話に参加することはできません。

モニタリングする側の音声が通話中の電話機から聞こえることはありません。

例をご覧ください。

①内線1と内線2のビジネスホン同士で内線通話をします。

②別の内線10のビジネスホンから、内線1と内線2の通話をモニタリングするための操作を行います。

③内線10のビジネンホンから内線1と内線2の通話の様子をモニタリングします。

まとめ

日常仕事をする上で、外線や通話は当たり前のように使用している機能ですが、ご紹介した機能を使用すればさらに効率がアップすることは言うまでもありません。

さほど難しい操作もありませんので、是非、日常の業務で有効に活用していきましょう。