ビジネスフォンの便利機能「着信系」
- 職場にときどきかかってくる迷惑電話を対策するため、効果的な機能はないでしょうか？
- もちろん【着信拒否】や【非通知拒否】など、簡単に設定できる機能があります。しかしその他にも、ビジネスフォンには「迷惑電話対策」におけるさまざまな便利機能がついているのです。
- どんな便利機能があるのですか？ぜひ知りたいです。
- はい、基本的な機能からあまり知られていない機能まで、覚えておくと便利な「迷惑電話対策」機能について、6種類ご紹介します。
不要な電話は【着信拒否】
- ビジネスフォンを設置してから、迷惑電話やセールスの電話がときどきかかってきて面倒くさいです。
- そんなときには「着信拒否」を設定しましょう。「着信拒否」とは、かかってきて欲しくない特定の番号を拒否することで、不要な着信を無くすことができる機能です。基本的に無料で設定できます。
ビジネスフォン設置後に、「営業電話やいたずら電話が多くて困っている」といったご相談をいただくことが多々あります。
忙しい時などの迷惑電話は仕事の妨げとなり、できるだけ対応したくないでしょう。
そんな時は、迷惑電話などの不要な電話番号をビジネスフォンに登録することで、着信拒否することができます。
設定方法は、お使いの機種によって異なりますので、マニュアルでご確認をお願いします。
非通知は呼び出しも不要！【非通知拒否】
- 非通知の番号から電話が鳴らないようにできませんか？
- NTT東日本が提供しているサービスの、「ナンバーリクエスト」を契約すると可能になります。このサービスは非通知で電話をかけてきた相手に対し、番号を通知するよう音声を流すことができます。
「ナンバーリクエスト」を契約するには、まず「ナンバー・ディスプレイ」サービスを申し込みましょう。
「NTT東・西日本のナンバーディスプレイ申し込み案内サイト」
「ナンバーリクエスト」を設定すると、自分の意思で電話番号を通知しないでかけてきた相手に、
「こちら○○○△△△×××× です。恐れ入りますが、電話番号の前に186をつけてダイヤルするなど、あなたの電話番号 を通知しておかけ直しください」
と音声で伝えることができます。（○○○△△△××××の部分は着信した電話番号が入ります。）
- 番号を通知するよう音声を流すことで、業務の妨害になる迷惑電話を防ぐことができるわけですね。
- はい。ただし、公衆電話や通知することが不可能な電話回線からの着信は拒否せずに、通常通り着信動作が行われるので注意が必要です。
お断りガイダンスで着信拒否【迷惑電話撃退】
- 迷惑電話を受けなくて済むよう、さらに便利な機能があります。
- ぜひ聞きたいです！なんという機能ですか？
- 「迷惑電話撃退」機能です。
- 「撃退」とは・・・なんかすごそうなイメージですが、どんな機能なんでしょうか？
- 業務の妨害となるイタズラ電話や迷惑電話に対して、電話専用のお断りガイダンスを流し、直接つながらないようにするサービスです。
- そんなことができるんですね？
- このサービスはあくまで電話会社のサービスであり、ビジネスフォンに限定された機能という訳ではありません。詳しくは契約している電話会社にお問い合わせください。
例えば、NTT西日本では「ひかり電話迷惑電話おことわりサービス」を行っています。
迷惑電話を受けた直後に、電話機からダイヤル操作を行なうことにより、以降同じ電話番号から着信があった場合にはお客様に代わって
「この電話はお受けできません。ご了承ください。」
と自動的にメッセージで応答するサービスです。
利用料金は、220円／月となっています。
- かかってきて欲しくない迷惑電話を撃退したいとお考えの方は、是非、ご検討されてみてはいかがですか。
- 月額使用料が安価なのも魅力ですね。ぜひ利用したいと思います。
話中音を出して着信拒否【迷惑停止ボタン】
- 何度も断っているにも関わらず、しつこく電話をしてくる迷惑電話に対して何か対策はありますか？
- 通話中でもできる対策があります。それがこの「迷惑停止ボタン」です。通話中に「迷惑電話防止」ボタンを押すと、今通話中の迷惑な電話番号が「迷惑電話」として登録されます。一度登録しておけば、自動で着信を拒否してくれますこの機能も、「非通知拒否」同様”ナンバー・ディスプレイ”の設定が必要になりますので、NTT東・西日本のナンバーディスプレイ申し込み案内サイトでお申し込みをしてください。
迷惑電話を中断【迷惑電話おことわりきっかけ音】
- 中には、通話中になかなか電話を終えることができない場合があります。
- そんな時、相手に不快感を与えることなく、電話を切るためのきっかけとして簡単なボタン操作で出すことができる「迷惑電話おことわりきっかけ音」が役に立ちます。
- どのようにして使用するのでしょうか？
- 例えば、通話中に「通話途切れ音」という音を出しそのまま切ることで、通話状態が悪く切れてしまった！という状態を自然に作ることができます。きっかけ音は何パターンかありますので、シチュエーションやお好みに合わせて設定してみてください
- 通話状態が悪いという止むを得ない状況をあえて作ることで、相手に不快感を与えず通話を終わらせることができますね。
クラウドPBXなら着信拒否を一括管理
- メールの設定で迷惑メールフィルターを作成して受信拒否を一括管理するように、ビジネスフォンでも迷惑電話のフィルターを作成して一括管理することができます。
- それは便利ですね。どうすればいいのでしょうか？
- ”クラウドPBX”という、スマホやパソコンがビジネスフォンになるサービスをご存知でしょうか？これは、内線・外線などのビジネスフォンとして使用するために必要な情報をクラウド上で管理するサービスです。
- 情報をクラウド上で管理しているのなら、迷惑電話のフィルターもクラウド上で設定できるというわけですね？
- その通りです！その他にも”クラウドPBX”にはお得で便利な機能が満載ですから、気になった方は以下のサイトへお気軽にお問い合わせください。
まとめ
- ビジネスフォンの迷惑電話対策のための機能は以下の6種類をご紹介しました。
【ビジネスフォンの着信に関する便利機能】
- 不要な電話は【着信拒否】
- 非通知は呼び出しも不要！【非通知拒否】
- お断りガイダンスで着信拒否【迷惑電話撃退】
- 話中音を出して着信拒否【迷惑停止ボタン】/li>
- 迷惑電話を中断【迷惑電話おことわりきっかけ音】/li>
- クラウドPBXなら着信拒否を一括管理/li>
- この中から自分の職場や用途によって使いやすい機能を選べば良いのですね？
- 機能の選定において、何かわからない事があればお気軽にお尋ねください。また、事前に申し込みが必要な機能やメッセージのように、月額料金がかかる場合もありますので、導入する時にどれが必要な機能なのか担当者へ確認しておくことも大切です。
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