代表組とダイヤルイン｜ビジネスフォンの効率・コストに役立つ機能
- ビジネスフォンの代表組やダイヤルインの機能をうまく活用すれば、ビジネスフォンを便利に利用できると聞いたんですが、どういうことでしょうか？
- そうですね。どちらもビジネスフォンの回線と電話番号に関する機能・サービスですが、それぞれ用途やメリットが違うので、まずは代表組やダイヤルインがどのようなものかについて詳しく解説します。
- はい。ぜひ、よろしくお願いいたします。
- 機能や活用法が理解できれば、確かにビジネスフォンにかかるコストを最低限に抑えることができます。便利な活用法まで丁寧に案内するので、ぜひ参考にしてくださいね。
ビジネスフォンの代表組とは？
ビジネスフォンの代表組とは、電話番号をグループ化することで着信時に複数の電話機で同時に発着信できるようにするという機能のことです。
基本機能であるため、特に料金はかかりません。
- なんだか、専門的でよくわからないですね・・・
- 言葉にすると少し難しかったかもしれませんが、代表組はずっと前からビジネスフォンで当たり前のように利用されている機能なんですよ。従って、ビジネスフォンの代表組と一般電話機との違いやメリットなどを比較すると、イメージできると思います。
1-1.代表組のメリット
ビジネスフォンの代表組のメリットは、よく利用する電話番号であってもすぐに「通話中」にならないということです。
- 代表組のメリットは、代表組が利用できないときのデメリットをイメージするととても分かりやすいです。
通常、ビジネスフォンは一般家庭の電話機よりもずっと利用頻度が高く、顧客や取引先から頻繁に電話がかかってきます。
また、自社が電話を発信する機会も多いでしょう。
このようなビジネスフォンで代表組の機能がなかったら・・・
- 頻繁に「通話中」の状態になってしまい、なかなかつながらない
代表組がなかったら、1つの電話番号を複数の電話機で同時利用することができなくなるので、他の顧客や取引先から電話を受けている間、その電話番号は「通話中」になってしまいます。 - せっかく回線を増やしても手間がかかってしまう
代表組を設定しなかったら、回線数を増やしてもそれぞれ一つひとつ別々の電話番号が付与されることになります。 このとき、自社側にも相手側にも手間がかかるポイントが3つ生じてしまいます。
①一つひとつ異なる電話番号が設定されるので、相手方に対して複数の電話番号を案内しなくてはならない
②電話番号が使用中だったときに、相手側は別の電話番号に電話をかけ直さなくてはならない
③着信があったとき、電話番号に対応した電話機のみが呼び出しになるため、自社スタッフは電話を取るためにデスクを移動しなくてはならなくなる場面が増える可能性がある - 電話番号が複数になると、相手方に分かってもらいにくい
複数の電話番号から電話がかかってくるため、相手方からすると電話帳登録しづらく「わかりにくい」という印象になってしまいます。
- なるほど。代表組がなかったら色々と不都合が生じてしまうことはよくわかりました。代表組を設定するとこれらのデメリットが全て解消されるんですか？
- そうですね。代表組を設定すると、一つの番号を複数の電話機で共有するイメージなので、上で紹介したようなデメリットは全て解消されます。
1-2.代表組の活用法
- 代表組は、大半の企業で当たり前のように利用されています。代表組が活用されている代表的な場面について解説します。
- 自社のホームページやカタログなどに掲載する「代表番号」
- 顧客からの相談や注文を承るための「相談窓口」
- 新入社員やアルバイトスタッフなどの採用時に利用する「採用窓口」
これらの電話番号は、電話での問い合わせが集中しやすい電話番号です。
また、採用窓口などは自社側から発信する頻度も多いと思います。
- 代表番号やお問い合わせ番号に電話をしても「通話中」状態になっていないのは、代表組のおかげだったんですね。
ビジネスフォンのダイヤルイン（追加番号）とは？
ビジネスフォンのダイヤルインとは、１つの電話回線に対して複数の電話番号を付与して、電話番号に合わせて呼び出しをおこなう機能のことです。
家庭用電話機の場合、1回線＝１チャンネルですが、ビジネスフォンでダイヤルインを利用すると回線数よりもたくさんのチャンネル数を設定することができます。
- 代表組と同様、ダイヤルインもちょっとすぐにはイメージしづらいです・・・
- ビジネスフォンの機能は専門的なので、イメージしづらくて当然です。しかし、ダイヤルインも多くの企業で利用されている機能なので、メリットや活用法などをチェックすればすぐにイメージできますよ。
※ダイヤルインは、NTT光でんわでは「追加番号」というサービス名称となっていますが、内容としては同じものです。
2-1.ダイヤルインのメリット
ダイヤルインのメリットは、コストを必要最小限に抑えられることと業務効率化を図ることができる点です。
むしろ、個人事業主やSOHOなど最小規模で業務を運営されている方の場合を除いて、ダイヤルインの機能を設定しなければ「仕事にならない」というレベルで業務が非効率になってしまいます。
ダイヤルインは、ビジネスフォンの有料サービスとして設定されており、NTTのアナログ回線の場合月額800円（税抜き）、ひかり電話の場合は月額100円（税抜き）です。
ダイヤルインのメリットを少しかみ砕いて説明します。
- コストカット
例えば3人の経理スタッフが在籍しており、3名全員が業務でビジネスフォンを使用するとき、ダイヤルインがなかったら３回線契約することになります。
契約プランによって基本料金は異なりますが、NTTのひかり電話オフィスの場合は2通話・1番号につき3,530円が発生するということになります。
ダイヤルインを使用すると、安い月額料金で電話番号を追加できるので、コストを削減することができます。
（ただし、回線数が増えるわけではないので、同時に使用する本数の回線数は契約する必要があります。
⇒チャンネル数を増やしても、回線数が足りなければ「通話中」になってしまい使用できないため） - 業務効率化
業務効率化面でのメリットは、大まかに解説すると、手軽に回線数を増やすことができ、目的に応じて直通番号を設定できることです。
- 業務効率化の面でのメリットは、実際の利用シーンごとにていねいに紹介したいので、次の小見出しにて解説します。
- 確かにコスト削減のメリットについてはよく分かったんですが、業務効率化のメリットはちょっとまだイメージできていません。
2-2.ダイヤルインの具体的な活用例
- コストの部分以外でのダイヤルインのメリットを理解するには、具体的な活用例をイメージするのがベストです。
2-2-1.直通番号で発着信できる
外線におけるダイヤルインの大きなメリットは、直通ダイヤルを持てることです。
営業職のスタッフや役職者など、顧客と直接やり取りをする機会が多いスタッフの場合、直通のダイヤルがなければその都度取次の手間が生じてしまい、相手方をお待たせしてしまうことや取次のスタッフの業務負担を増やしてしまうといったデメリットが生じます。
回線を契約するというのも一つの解決策ではありますが、その場合回線を増やすたびにコストがかかるため、あまり現実的な対応策ではありません。
ダイヤルインを設定することで、必要最小限のコストで外線を設定することができます。
2-2-2.必要性の高い電話のみを直通でやり取りできる
- 便利そうなイメージが湧きましたが、効率よく発着信するという観点で在れば、代表組でも同じようなことはできるのではないでしょうか？
- 代表組を設定すると、基本的には着信時に全て呼び出しされる仕組みになってしまうので、使い方によっては業務効率が大きく下がってしまいます。
例えば、企業の社長や役員のビジネスフォンで、営業・経理・人事・技術の着信が全て呼び出しされるようになっていたら、うるさくて仕事にならないですよね。
ダイヤルインで専用の電話番号を持ち、必要性の高い電話のみ直通でかかってくるようにすることで、スピーディかつメリハリのきいた電話対応が可能になります。
- つまり、重要性の高い電話をやり取りする相手にのみ、直通の電話番号を伝えれば良いということですね。
2-3.二種類のダイヤルイン
- ダイヤルインには「代表ダイヤルイン」と「追加ダイヤルイン」の二種類があります。これらの違いや特徴についてもしっかりと押さえておきましょう。
2-3-1.代表ダイヤルイン
代表ダイヤルインとは、ビジネスにてよく用いられるパターンのダイヤルインです。
単純に「ダイヤルイン」という場合、ほとんどが代表ダイヤルインのことを指します。
代表ダイヤルインのイメージは次の通りです。
【代表】
03-●●●●-0000
【ダイヤルイン】
03-●●●●-0001（営業スタッフA）
03-●●●●-0002（営業スタッフB）
03-●●●●-0003（営業スタッフC）
このとき、営業スタッフAさんは、03-●●●●-0000の電話番号と自分自身の直通ダイヤルである03-●●●●-00001を受けることができます。
※不要であれば03-●●●●-0000は着信があっても呼び出ししないようにしたり、営業スタッフBさんの03-●●●●-000２や営業スタッフCさんの03-●●●●-0003の呼び出しをできるようにしたり設定することもできます。
- メリットや具体的な活用法を説明していただいたのも、代表ダイヤルインのものですね？
- はい。その通りです。
2-3-2.追加ダイヤルイン
追加ダイヤルインとは、自社のビジネスフォンの設定によって、相手方から特定のスタッフを呼び出してもらう機能のことです。
【代表】
03-●●●●-0000
【ダイヤルイン】
03-●●●●-0000⇒内線番号001（営業スタッフA）
03-●●●●-0000⇒内線番号002（営業スタッフB）
03-●●●●-0000⇒内線番号003（営業スタッフC）
追加ダイヤルインを利用する場合のメリットは「ダイヤルイン」のサービスを申し込みしなくても利用できる機能であるため、月額費用がかからないことです。
デメリットとしては、相手方に対して毎回内線番号を入力してもらうという負担をお願いすることになってしまう点です。
ひかり電話では代表ダイヤルインが１チャンネルあたり100円で利用できるようになったため、コスト面でのメリットもだいぶ小さくなりましたが、NTTのアナログ回線を利用しているユーザーにとってはコストメリットも小さくありません。
代表組とダイヤルインを併用して回線を有効活用しよう
- ここまで紹介したように、代表組とダイヤルインをうまく利用すれば必要最小限の契約数で、必要なチャンネル数（電話番号の数）を用意することができます。
- 確かに、ビジネスフォンではあまり「通話中」になることなく電話がつながる状態が当たり前だと思っていましたが、そのために代表組やダイヤルインなどの機能が用いられていたんですね。
- 代表組やダイヤルインの設定方法はだいたいイメージが湧いていますか？
- うーん・・・実際に設定しようと思うとけっこう難しいですね。
- 企業によって考え方が異なりますが、中小企業の場合は代表番号については総務部・経理部などの基幹部門で代表組を使って対応しているケースが一般的です。営業部や技術部などは、代表番号は呼び出しをせずに、業務に集中してもらうといったイメージです。
- 確かに、企業の代表回線に電話すると、一般事務のスタッフの方がよく電話に出て取次いでくれますね。自社に置き換えて考えてみると、あまりにも特定のスタッフに取次ぎを集中させるのは少し気の毒ですが、やはりある程度は対応する部署を絞った方が効率的に回りそうですよね。
- そうですね。他に、予約専用ダイヤルや商品の問い合わせ専用ダイヤルを、受注課で受けられるようにするなどの設定方法があります。
- なるほど。それに対して、ダイヤルインは直通電話のイメージですね？
- その通りです。顧客や取引先から直接指名で電話を受ける機会の多い役員やスタッフはダイヤルインの番号を設定しておくと、コストを抑えながら業務を効率化できます。
まとめ
ビジネスフォンの代表組・ダイヤルインの機能を活用することで、ビジネスフォンの利便性が高まります。
代表組を設定することで通話中になってしまうことなく、効率よく事務所の電話を呼び出しできるようにしたり、ダイヤルインを利用することで顧客や取引先と直通電話でダイレクトに繋がったりすることが可能になります。
「では具体的に、どのようにグループを組んだら効率的なの？」
「代表組やダイヤルインを活用したうえで、回線数はどのくらい必要なの？」
このような疑問は、業務効率だけではなく、売上にも影響してくる問題です。
その明確な回答は、ケースバイケースなので一概にはいえませんが、適切な設定をするためにおすすめしたいのは、実績が豊富で営業力の高い電話設備業者にて工事の依頼・設定をおこなうことです。
ビジネスフォンの設備は、技術的な部分において非常に高度な専門スキルが必要とされますが、ビジネスに最大限に活かすという観点を持って設定・工事ができる業者というとさらに難しいものとなります。
- これまで12万社以上への導入実績を持つOFFICE110は「満足以上の感動を」をモットーに、技術力だけではなく提案力を持って対応しています。しかも、業界最安値で提案をしているので、ビジネスフォンの導入を検討している方は、ぜひ気軽にお問い合わせください。
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