「ビジネスフォンの基礎知識」記事一覧
ビジネスフォンとパソコン連動で業務効率UP！【CTI】機能とは？
- CTI技術のおかげで、パソコンやスマホをビジネスフォンとして利用できると聞いたのですが。
- はい。CTIでパソコンとビジネスフォンを連動させる事ができます。
- どのようにして導入すれば良いのでしょうか？
- 導入方法は2種類あります。まずはCTIシステムを導入して、会社内のサーバ上でビジネスフォンを管理する方法と、”クラウドPBX”というアプリをダウンロードして、クラウド上でビジネスフォンを管理する方法があります。
- オススメはどちらですか？
- お仕事の形態によって異なります。両方の特徴およびメリットやデメリットについて解説しますね。
ビジネスフォンとパソコン連動で顧客データを確認できる「CTI」とは？
- ビジネスフォンとパソコンを連動させる「CTI」とはなんですか？
- CTIとは、会社の電話とパソコンを統合させるシステムのことを言います。CTIを導入することで、着信があった際に顧客情報をパソコン上に表示できたり、パソコン上で通話ができたり、パソコンならではの便利な使い方ができるようになります
- 面白そうですね。どうすればCTIが使用できるようになるのでしょう？
- CTIを導入するためには、2種類の方法があります。それは”クラウドPBX”を導入し、スマホやパソコンをビジネスフォンに変えてしまう方法と、”CTIサーバ”を導入し、従来使用していたビジネスフォンとパソコンを連動させる方法です。この2種類の導入について、詳しく解説していきます。
1-1.”クラウドPBX”の導入
- ”クラウドPBX”の導入は、これから起業される方や、新しくビジネスフォンの導入を検討されている方にオススメです。というのも、”クラウドPBX”というアプリをスマホやパソコンにインストールすることで、スマホおよびパソコンがビジネスフォンとして使用できるようになるからです。
- スマホで会社の内線や外線が取れるのですか？
- もちろん可能です。”クラウドPBX”は、名前の通りビジネスフォンに必要な情報や電話番号が、クラウド上で全て管理されるため、インターネットに接続できる環境ならばスマホでビジネスフォンと同じことができるのです。
- なるほど。親機や子機をオフィスに置く必要がないので、まだビジネスフォンを導入していない所にはうってつけですね。
1-2.従来のビジネスフォンシステムに導入する
- もう一つ、すでにビジネスフォンがオフィスに設置してあったり、従来のビジネスフォンを生かしたい場合にはCTIサーバを導入することをおすすめします。
- 会社に設置されているビジネスフォンとパソコンをそのまま連動させるのですね？
- はい。この方法ならば、従来のビジネスフォンをそのまま使用できますし、コールセンターのようにパソコンを操作しながらヘッドフォンで通話したり、パソコンで顧客管理データを表示させ、ビジネスフォンで会話をすることもできます。
クラウドPBXでのパソコン連動システム（CTI）のメリット
- 次は、双方のメリットとデメリットについて深掘りしていきます。”クラウドPBX”でのパソコン連動システム（CTI）のメリットには以下が挙げられます。
【”クラウドPBX”のメリット】
- 導入費用が大幅削減できる
- リモートワークがスムーズに
- さまざまなび便利機能が利用できるようになる
- デスクがかさばらない
2-1.導入費用が大幅削減できる
- 一番のメリットはなんと言っても導入費用が大幅に削減できることです。特別な工事や設備導入が無いので、ほとんどの”クラウドPBX”は初期導入費用が無料です。
- 電話機の購入費用もかからないわけですから、大幅にコスト削減ができますね。
- ただし、オプションなどの追加機能をつける際には最初に費用がかかる場合もありますので、事前に販売店に確認してくださいね。
2-2.リモートワークがスムーズに
- スマホがビジネスフォンになるということは、場所を選ばずに仕事ができるということですよね？
- はい。今まで会社にいなければ取れなかった電話や連絡が、”クラウドPBX”を導入したスマホやパソコンならば家の中でも出張中でも取れるようになるので、まさにリモートワークに最適なシステムと言えます。
- 更に、従来のビジネスフォンと同様に、内線ならばスマホを使用していても無料で通話が可能です。
2-3.さまざまな便利機能が利用できるようになる
- パソコンやスマホを使用することで可能になる便利機能が満載です。
- 例えばどんな機能があるのですか？
- たくさんある機能の中で特にオススメしたい機能が、以下の機能です。
【”クラウドPBX”オススメの機能】
- CTI顧客情報表示：着信時にお客様の情報を自動で表示させ、スムーズな対応が可能。
- グループウェア機能：顧客情報の管理や電話帳をアプリ1つで簡単に共有が可能。
- ネットFAX：FAXの送受信をスマホやPCでできる。
- 通話録音機能：通話内容を10Gまで録音し保存可能。議事録作成などに便利。
2-4.デスクがかさばらない
- 従来のビジネスフォンならば、電話機や電話回線などでオフィス内の場所を大幅にとっていたでしょう。しかし”クラウドPBX”ならば電話機や回線が不要なため、すっきりするのも大きなメリットです。
- 電話機は意外と場所をとりますし、会社や事務所が移転する際に、電話回線をまとめるのが大変でした。でもそれらの問題が一気に解決できるわけですね。
クラウドPBXでのパソコン連動システム（CTI）のデメリット
- いいことづくしの”クラウドPBX”ですが、逆にデメリットはあるのでしょうか？
- 強いて挙げるならば月額料金がかかることですね。
3-1.月額料金がかかる
- 上述した通り、”クラウドPBX”には1端末ごとに毎月の月額料金がかかります。あまりにも社員数が多かったり、導入したい端末数が多い場合は、もしかしたら割高になる可能性もあります。
- では、”クラウドPBX”は小規模な企業向けなのでしょうか？
- そうですね。しかし、新品のビジネスフォンをリース契約すると毎月4,000円～5,000円程度の料金がかります。それと比較すると、やはり”クラウドPBX”の方が長期的に考えても安いです。社員数や端末数があまりにも多い場合を除けば、ほとんどの場合は”クラウドPBX”の方がお得だと言えます。
従来のビジネスフォンでのパソコン連動（CTI）のメリット
- 次は、従来のビジネスフォンをパソコンと連動させる導入方法のメリットについて説明します。この方法のメリットは以下が挙げられます。
【パソコン連動（CTI）のメリット】
- ビジネスフォンが不要になる
- ビジネスフォンの購入が不要
4-1.ビジネスフォンが不要になる
もし、コールセンターのようにパソコンとヘッドフォンで通話するスタイルを採用するならば、ビジネスフォンが不要になります。
そのため、ビジネスフォン機器や電話回線が不要になりオフィスの中がすっきりします。
4-2.ビジネスフォンの購入が不要
もともと設置されているビジネスフォンが使用できるので、新しくビジネスフォンを購入する必要もありません。
また、パソコンとヘッドフォンを使用しての通話ならば、これもまたビジネスフォンが不要になります。
従来のビジネスフォンでのパソコン連動（CTI）のデメリット
- 従来のビジネスフォンをパソコンと連動させる導入方法のデメリットについて説明します。この方法のデメリットとしては以下の点が挙げられます。
【パソコン連動（CTI）のデメリット】
- 導入費用がかかる（サーバ・顧客管理ソフト・設置工事費）
- パソコンの起動が必須に
5-1.導入費用がかかる（サーバ・顧客管理ソフト・設置工事費）
- この方法では、”クラウドPBX”とは逆に初期導入費用がかかります。主にサーバ・顧客管理ソフト・設置工事費などがそれにあたります。
- それらを導入するということは、顧客管理ソフトやサーバ維持管理のための月額料金が毎月かかりますよね？
- そうですね。初期費用だけでなく、毎月かかる費用も視野に入れなければなりません。
5-2.パソコンの起動が必須に
パソコンがビジネスフォンになるということは、パソコンが起動しているときのみ通話が可能になるということです。
電話を利用したい場合には、パソコンをあらかじめ立ち上げておかなくてはなりません。
どちらにすべき？クラウドPBXとCTIソフト
- CTIにおける2種類の導入方法の違いや、メリットおよびデメリットについては理解できましたが、長期的に考えておすすめの導入方法はどちらなのでしょうか？
- おすすめはやはり”クラウドPBX”ですね。
6-1.オススメは”クラウドPBX”
- “クラウドPBX”をおすすめしたい理由は以下の2点が挙げられます。
【”クラウドPBX”がおすすめの理由】
- 導入コストやシステム使用料が安い
- サーバの維持管理が不要
6-1-1.導入コストやシステム使用料が安い
- “クラウドPBX”の一番大きな魅力は、導入コストがほぼかからないことと、システム使用量の安さです。導入した端末一つ一つに月額料金がかかりますが、それらは数十円から数百円です。
- 先程も説明してもらった通り、よほど膨大な端末数でない限り、従来型のビジネスフォンの導入方法でかかる月額コストを上回るということはないですからね。
6-1-2.サーバの維持管理が不要
- サーバの維持管理はとても大変ですよね？電気代に、セキュリティ対策費用、レンタルの場合は月額使用料もかかります。
- 会社や事務所が移転する際も、サーバを一緒に移動させなくてはならないので一手間かかります。
- “クラウドPBX”ならばサーバがいらないので、これらの煩わしい工程やコストがなくなります。
オススメのクラウドPBXは”OFFICE PHONE”
- では、おすすめの”クラウドPBX”はなんでしょうか？
- 弊社が提供している「OFFICE PHONE」はお客様より高く評価頂いていますよ。初期導入費は0円ですし、月額料金が1端末98円という格安価格で導入できます。また、導入後のサポートや相談も受け付けています。
- 格安価格で導入できるのはありがたいです。
- 設定から導入まで全てお任せできますから、複雑な手続きなどは一切ありません。お申し込みから最短即日でご利用いただけます。
まとめ
- ビジネスフォンとパソコンを連動させるには、CTIサーバの導入と”クラウドPBX”の導入の２パターンがあるのですね。
- はい。双方ともメリットとデメリットがあるのですが、長期的に見ると以下の理由から”クラウドPBX”がオススメです。
- 導入コストやシステム使用料が安い
- サーバの維持管理が不要
- もし導入を検討されているのでしたら、ぜひ我々「OFFICE10サポートセンター」までお気軽にお問い合わせください。
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