ビジネスフォン導入の「3つのメリット」と「2つのデメリット」解説！
- この記事を読むと、以下の4点が詳しくわかります。
- ビジネスフォンと家庭用電話機との大きな違い
- ビジネスフォンを導入で得られる3大メリット
- ビジネスフォンを導入することで発生するデメリット
- リース・レンタル・購入それぞれのメリット・デメリット
- 知り合いからビジネスフォンの導入を勧められて検討しているのですが、正直ビジネスフォンの何が良いのかわかりません。
- そうですよね。外見は普通の電話に見えるので使ったことがない場合、何が良いのかイメージしづらいですよね。
- そうなんです。正直なところ普通の電話機とビジネスフォンの違いもわからないし…。
- ちょっとボタンが多い電話機という感じですよね。実は、ビジネスフォンの導入には3つのメリットと2つのデメリットがあるんですよ。
そこで今回は、ビジネスフォンと家庭用電話機の違いや、ビジネスフォン導入のメリット・デメリットを分かりやすく解説します。
ビジネスフォンと家庭用電話機との違い
- ビジネスフォンを導入するメリット・デメリットの前に、まずはビジネスフォンと家庭用電話機との違いについて解説しますね。
- そうですね。違いを知ったうえで、ビジネスフォンの導入メリットとデメリットを聞いた方が理解しやすくなりますよね。宜しくお願いします！
ビジネスフォンと家庭用電話機の違いはたくさんありますが、大きな違いは1つの電話番号で複数の電話機を同時に使用して外線・内線も通話ができるか否かになります。
一応、家庭用電話機でも子機を増やすことで、複数の電話機から内線通話を同時にすることは可能ですが、外線電話を同時に行なうことはできません。
家庭用電話機で複数の電話機を使い、同時に外線電話を対応する場合、1回線ごとの電話回線の契約が必要になります。
例えば、家庭用電話機で同時に複数の外線電話に対応しようと3回線契約をした場合、自社の電話番号を3つ持つことになるので、電話料金も3回線分の基本料金と通話料金を支払う必要があるのです。
- つまり、家庭用電話機でビジネスフォンと同じことをしようとしたら、毎月のランニングコストも何倍にもなるということですね。
- その通りです。3回線分の電話回線を契約している時点でコストも3倍になっています。
ほかにも家庭用電話機の場合だとFAXを受信しているときは、電話をかけたくてもFAX受信が完了するまで電話をかけることができません。
そのため、家庭用電話機をビジネスとして利用する場合、なにかと不便なことが多いのです。
しかし、ビジネスフォンであれば主装置と呼ばれる装置に、複数の電話回線を集めオフィス内の各電話機へ着信させます。
そのため、1つの電話番号で外線・内線問わず、同時に複数の人が電話をかけたり受けたりすることができるのです。
家庭用電話機のように、社員の数だけ電話回線の契約を行ない、複数の番号を持つ必要もないため、電話回線の使用料を大幅に削減することができます。
- 家庭用電話機とは違い、ビジネスフォンは業務効率化に特化した電話機なんですね。
- その通りです。それでは、家庭用電話機とビジネスフォンの違いを踏まえたうえで、早速ビジネスフォン導入による３大メリットについて解説していきますね。
ビジネスフォン導入で得られる3大メリット
- ビジネスフォン導入で得られる3大メリット…どんなものなのか気になります！
- ビジネスフォンを導入することで様々なメリットをもたらしてくれますが、大きなメリットとしては、次のようなメリットです。
- 1つの電話番号で複数の電話機で外線電話ができる
- 内線電話で社内コミュニケーションを円滑化できる
- 保留転送で外回り中でも電話対応ができる
- 1番と2番のメリットはなんとなく想像できます。ですが3番目の外回り中に対応ができるというのは？
- ちょっとイメージしづらいかもしれませんね。順番に詳しく解説していきますね。
2-1.1つの電話番号で同時に外線電話ができる
「1、ビジネスフォンと家庭用電話機の違い」でもお伝えしましたが、ビジネスフォンは自社の電話番号が1つであっても、主装置を介することで同時に複数の着信に対して対応することができます。
一般的な家庭用電話だと、複数の端末があったとしても電話番号が一つなら複数から同時にかかってきた電話に対応することができないため、1つの通話が終わるまでは他のお客様からの電話へ対応することができません。
電話対応が多い企業であれば「いつも話し中で電話が繋がらない」と不快感を与えてしまい、会社の信頼も失う可能性もあります。
しかし、ビジネスフォンがあれば複数の着信があった場合でも、違う電話機で対応することができます。
2-2.内線電話で社内コミュニケーションの円滑化
2つ目のメリットは「内線電話」で社内通話を無料で行なえることです。
ビジネスフォンに搭載されている「内線電話」を利用することで、社内コミュニケーションの円滑化が期待できます。
ビジネスフォンでは、それぞれの電話機に内線番号が振り分けられます。
振り分けられた内線番号を利用して、社内から発着信を行なうことが可能になり、違う部署へ急ぎで確認したいことがある時など、わざわざその部署まで足を運ぶことなく電話で確認することができます。
2-3.保留転送で社内・社外問わず電話対応が可能
3つ目のメリットである「保留転送」機能は、お客様や取引先からの電話を担当者の電話へ転送することができる機能のことです。
保留転送機能を使うことで、電話がかかってくるたびに担当者を電話のそばに呼び出す必要もなく電話対応ができるため、お客様や取引先の待ち時間を短縮でき、余計なストレスを与えずに済みます。
電話を受け付けた担当者も電話対応のたびに、オフィス内をいったりきたりする必要がないので、電話対応後はすぐに自分の業務に戻ることができます。
また、ビジネスフォンの機種によっては、予めスマホに専用のアプリをインストールしておくことで、担当者のスマホへ電話を転送することができるので、外回り中の担当者が電話対応することができます。
そのため「担当者不在のため折り返しお電話致します。」という二度手間の発生率が大幅に減るだけではなく、顧客満足度向上にも一役買ってくれるのです。
- 電話を違う電話機へ転送できるのは便利ですね！ところで、今までビジネスフォンの魅力を紹介してもらいましたが、デメリットはあるのでしょうか？
- はい。ビジネスフォンは大変便利な製品ですが、デメリットが2つあります。
- 2つもあるんですね…。話しにくいとは思いますが、デメリットについて教えてもらってもいいですか？
- とんでもございません。メリット・デメリットを知ってもらったうえで、導入を検討していただきたいです。早速、ビジネスフォン導入のデメリットについてご案内いたしますね。
ビジネスフォン導入のデメリットは2つ
ビジネスフォンを導入する場合、次のようなデメリットがあります。- 初期費用の負担が大きい
- 操作に慣れるまで細かいミスが発生する
3-1.初期費用の負担が大きい
ビジネスフォンの導入で、デメリットとなるのが導入費用です。
ビジネスフォンを導入する際は、電話機本体と主装置の購入費用だけではありません。
回線工事や、初期設定などの費用も発生します。
- ビジネスフォンの購入費用や回線工事全て込みで、どの程度の費用が必要なんでしょうか？
- 導入する「ビジネスフォンの台数」「回線の数」で必要になる費用は変わってきますが、小規模オフィスで10~30万円。コールセンターを持つ大規模な企業になると数百万円以上も必要になることもあります。
- 僕の場合でも30万円ほどか…。確かに初期費用の負担が大きいですね。
- はい。どうしても費用がネックになってしまいます。しかし、ビジネスフォン導入で負担額が大きいのは、電話機本体と主装置の購入金額です。そのため、購入金額を抑えることができれば導入費用を抑えることができます。
- 費用を抑えるにはどうすればいいですか？
- 例えば、中古ビジネスフォンの導入を検討することで、導入費用を新品の1/10~1/2程度まで抑えることができます。
- とにかく費用にこだわりたいなら中古も選択肢ということですね。参考にします！
3-2.操作に慣れるまで細かいミスが発生する
2つ目のデメリットはビジネスフォン導入後に、運用方法や操作に慣れるまで負担が増えることです。
ビジネスフォンの操作自体は複雑な操作はありません。
しかし、簡単な操作といっても、今まで行なったことがない電話操作を行なう必要があるため、電話対応の操作に慣れるまで、内線への転送や、保留転送など「ボタンの押し間違い」といった細かなミスが多くなる可能性があります。
もし、お客様や取引先からかかってきた電話を転送したつもりで、実は「転送せずに間違って切ってしまっていた」というミスが発生した場合、相手に不快感を与えてしまいます。
そのため、デメリットを少しでも緩和するように、簡単に作成した説明書をデスクに置いたり、取り扱いの研修を行なったり、何かしらのミス防止対策を行なうのが安心です。
- 2つ目のデメリットは、時間が解決してくれそうですね。
- はい。1度慣れてしまえば、作業効率は各段に向上します。
- OFFICE110さんの方では、何かサポートとかは行なっていますか？
- もちろんです！ビジネスフォンの基本操作から故障時のトラブルなど、いつでもお問い合わせいただけます。また、当社でビジネスフォンを導入していただくと、ここで紹介したデメリットはほぼ無くなります。
- え？どういう意味ですか？
- 当社OFFICE110は、導入前後のサポートだけではなく、ビジネスフォンをお得に導入できるキャンペーンを豊富に用意しているため。キャンペーン内容によっては導入費用が無料になるのです。
- 無料ですか？詳しく教えてください！
【デメリットが消滅】ビジネスフォン導入なら「OFFICE110」へ
- ビジネスフォンを導入する際に発生するデメリットに初期費用がネックになるとお伝えしました。そこで、当社では初期費用が安くなる様々なキャンペーンをご用意しました。
- ビジネスフォンまるごと0円キャンペーン
- Ｗ超得ゼロ円キャンペーン
- 起業・オフィス開設支援キャンペーン
- 買い替え割50%OFF
- すごい！お得なキャンペーンが豊富なんですね！ところで、素朴な疑問ですが、本当に無料ならOFFICE110さんの利益がないですよね？
- ご心配ありがとうございます。もちろん無料でご提供できるのには理由があります。まずは理由からご説明させていただきますね。
「なぜ無料で提供できるのか？」その理由は、お客様に当社指定の電話回線サービスに加入していただくことで「紹介手数料」を頂いているからです。
その頂いた「紹介手数料」を全て利益とするのではなく、お客様の初期費用に充てることで、導入費用を無料でご提供することができます。
- 導入費用として紹介料を返還してくれているわけですね。では、キャンペーンを利用するには指定の電話回線に加入することが条件ということでしょうか？
- はい。当社指定の電話回線に加入していただく必要があります。ですが、OFFICE110特別プランでのご提供なので、月々の電話回線料も非常にお得になっております。
- 正直、キャンペーン利用に条件があるので、少し迷いましたが、毎月のランニングコストが削減できるなら、悩む必要もありませんね。
- ありがとうございます。当社ではビジネスフォンを導入する全てのお客様が、お得に利用できるキャンペーンを用意しているので、ぜひ導入時はご検討ください。また、別途料金にはなりますが、01サポートというサービスも提供しています。
- 01サポート？どんなサービスなんですか？
- 01サポートとは、日常業務で発生するネット・LAN環境のトラブル解決や、導入ソフトの使い方をレクチャーするといった業務サポートを行なうサービスです。他にも、IT技術を活用して経費削減方法や、利益率上昇のための具体的なプランをご提案しております。
- 日々の業務もサポートしてくれるサービスとは凄いですね。
- ありがとうございます。01サポートを利用していただき、業務効率は130～300%向上し、利益率が2倍。人件費が50～70%削減できたというお喜びの声をたくさんいただきました。よろしければ、導入時にご検討ください。
ビジネスフォンのリース・レンタル・購入のそれぞれのメリット・デメリット
- ビジネスフォンを導入する際のメリット・デメリットで、忘れてはいけないのは購入方法についてです。
- 購入方法…。現金払いやカード払いだけではないんですか？
- ビジネスフォンを購入する方法は次の4つがあります。
- リース
- レンタル
- 一括購入
- 分割払い
- ビジネスフォンの導入方法には、リースやレンタルもあるんですね。
- どの導入方法にもメリット・デメリットがあるため、自社の状況に合わせて適切な方法を選ぶ必要があります。それぞれの導入方法のメリット・デメリットをまとめました。
5-1.【リース契約のメリット・デメリット】
リース契約とは、リース会社がお客様の希望する新品ビジネスフォンを購入し、契約時に定めた利用期間内で少しずつ代金を支払う契約のことです。
リース契約には、次のようなメリット・デメリットがあります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
|
|
- リース契約は、初期費用を抑えて導入できるため、ビジネスフォン導入時によく選ばれる導入方法の1つです。しかし、リース契約は途中解約ができないというデメリットがあるため、長期間使うことを前提とした導入方法になります。
- 長期間とは具体的に何年くらいをみているのでしょうか？
- リース契約の内容次第で異なりますが、3~7年ほどがリース期間になります。また、移転などでどうしてもリース契約を解約したいという場合は、残り期間のリース料金全額や、違約金を払わないと解約できません。
- 導入費用が抑えやすいというメリットがあっても、短期間利用の場合は逆に高くつくのですね…。
- そのとおりです。短期間利用を想定している場合は、リース契約ではなくレンタル契約がおすすめです。
5-2.【レンタル契約のメリット・デメリット】
レンタル契約は、レンタル会社が保有しているビジネスフォンを貸し出してくれる導入方法です。
レンタル契約には次のようなメリット・デメリットがあります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
|
|
- レンタル会社が保有しているビジネスフォンということは、必ずしも新品ではないということですよね。
- その通りです。また、選べる機種の豊富さもレンタル会社次第となります。ですが、リース契約とは違い1~2ヶ月の短期契約や、途中解約が行なえるので短い期間だけ利用したい方におすすめの導入方法です。
- 利用期間が明確でない場合や、短期間の利用が目的の場合は、レンタル契約の方が安心ということですね。ところで、一括購入など現金で支払った場合のメリット・デメリットはどうでしょうか？
5-3.【一括購入のメリット・デメリット】
- 一括購入のメリット・デメリットは、次のようになります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
|
|
- 一括購入の大きなメリットは、支払総額を抑えることができるという点です。
- リース契約やレンタル契約は、支払総額が大きくなるんですか？
- リース契約などの場合、毎月支払う月額料金の中には、故障時の保険など機器にかかる費用以外も発生しています。そのため、支払総額自体は一括購入よりも高くなります。
- なるほど。一括購入は支払い総額。リース契約などは初期費用。どちらを抑えたいかで判断する必要がありそうですね。
- あとは、所有権を自社にしたいか否かも合わせて検討するのがおすすめです。リースやレンタルの場合、どれだけ長く利用していても所有権は自社にはなりません。
- 確かに所有権も大切ですね。リースだと売却したいのに売却できないですよね。初期費用を抑えて、所有権を自社にする方法はありますか？
- その場合は、クレジットなどを利用して分割購入することで、初期費用を抑えて所有権を自社にすることが可能です。
5-4.【クレジットなど分割で購入するメリット・デメリット】
- クレジットなどを利用した分割払いの場合は、次のようなメリット・デメリットがあります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
|
|
- 支払い総額は大きくなりますが、メリットは一括購入よりよさそうですね！
- 分割する金額によっては金利が大きくなるため、必ずしも分割購入がおすすめというわけではありません。しかし、リースやレンタル同様に初期費用を抑えて、所有権は自社にできるため、将来的に売却や破棄を自分の好きなタイミングで行ないたいという方にはおすすめです。
まとめ
- ビジネスフォンを導入する際のメリット・デメリットについてのまとめです。
- ビジネスフォンは1つの電話番号で同時に複数の外線電話に対応できるというメリットがある
- ビジネスフォン導入には初期費用が大きいというデメリットがある
- リース・レンタル・購入にはそれぞれメリット・デメリットがあるため、自社の状況に合わせて決める
- デメリットについて、詳しく回答してくれる業者さんがいなかったのでとても助かりました。メリット・デメリットを把握したうえでしっかりと検討したいと思います。
- 当社は、ビジネスフォンを導入した後に後悔してほしくはありません。そのため、導入を検討しているお客様にはデメリットも正直にご案内しています。
- 相談も導入時も安心してお任せできそうです。導入時もよろしくお願いします！
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