ビジネスフォンの鳴り分け機能で業務効率UP！費用や設定方法を解説

ビジネスフォンに着信があった際に、誰から着信があったか着信時に分かるような機能ってありませんか？というのも、私の会社は「経理・事務部」「営業部」「製造部」と大きく3つの部署がありますが、できればどこ宛に電話が鳴っているか分かるようにしたいのですが・・・

それなら「鳴り分け」機能で分類分けできますよ！

鳴り分け機能って月額料金や初期設定は必要なのでしょうか？

初期設定は必要ですが、ビジネスフォンの鳴り分け機能自体は月額料金などはかかりません。しかし、NTTのあるオプションサービスに加入しなければ鳴り分け機能は利用できませんので、そのことも踏まえて詳しく解説していきますね。

ビジネスフォンにおける「鳴り分け」とは、番号ごとに着信音を変えられる機能のことです。

つまり、「鳴り分け」を活用することで、関係のない社員が電話を取ることなくスムーズに対応できるという訳ですね！

職場で使用しているビジネスフォンに「鳴り分け」機能を設定するにはどうすれば良いでしょうか？

まず、NTTが提供している”ナンバーディスプレイサービス”に申し込みます。”ナンバーディスプレイサービス”とは、電話がかかってきたときに相手の電話番号を画面に表示するサービスです。

”ナンバーディスプレイサービス”の工事が完了したら、あとはお使いのビジネスフォン機器での設定だけで「鳴り分け」機能が使えるようになります。

”ナンバーディスプレイサービス”の工事が完了し、利用できるようになったら、ビジネスフォン機器でどのような設定をすれば良いのですか？

はい。ビジネスフォンの設定も、とても簡単にできますよ。

ビジネスフォンの【メニュー】→【初期設定】→【ナンバーディスプレイ】を選択し、【ナンバーディスプレイ】を有効にします。

電話がかかってきた際に、相手の電話番号がビジネスフォンの画面に表示されていることを確認します。

再び【メニュー】→【初期設定】→【ナンバーディスプレイ】を選択すると、【鳴り分け】が選択できます。

着信履歴の中から、鳴り分け機能を適用させたい電話番号を選択し、流したい着信音を選択します。

これで鳴り分け設定が完了します。

鳴り分けをおすすめする3つの理由

4-1.着信音でおおよそ判断できる

内線電話機の液晶画面には番号が表示されます。

しかし、ディスプレイから離れていると誰の顧客か判断できません。

上述した通り、ビジネスフォンの「鳴り分け」では番号ごとに着信音を設定できます。

ということは、着信音だけで電話がどのような案件で誰に電話をかけてきたのかをおおよそ判断する事ができます。

4-2.追加費用などはかからない

ビジネスフォンの機種にもよりますが、基本的にどの機種にも「鳴り分け」は装備されています。

つまり、”ナンバーディスプレイサービス”の工事費用（初期費用）と月額使用料のみであり、「鳴り分け」の設定・追加に関しての費用はかかりません。

内線や保留・転送など様々ありますが、費用がかからないなら設定しておいて損はありません。

4-3.設定・管理が意外と簡単

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まとめ

今回は、ビジネスフォンを導入するならぜひ活用したい「鳴り分け」について解説しました。

「鳴り分け」機能とは、かかってくる電話の番号ごとに着信音を変えられる機能のことです。

営業や技術・経理などと部署ごとに設定しておくことで、着信音だけで顧客の要件がおよそ把握できます。

さらに「鳴り分け」機能は以下の理由から、ぜひ利用することをオススメしました。