【最新】ソフトフォンとは？仕組み・メリット・おすすめを簡単解説

このように、ソフトフォンの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか？

パソコンやタブレット端末で通話ができるソフトフォンですが、導入することで「業務効率化」や「コスト削減」が期待されています。

そこで本記事では、ソフトフォンを導入するメリット・デメリットや機能、おすすめのサービスを厳選してご紹介します。

本記事を読めば、自社でソフトフォンを導入するべきかが判断できるようになります。
これまでの電話業務でのムダを省きたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

ソフトフォンとは？初心者にも分かりやすく解説

ソフトフォンとはソフトウェア（アプリ）をインストールすることで、電話機能のないPCやタブレットなどの端末で通話ができるものです。

ソフトフォンは「IP電話^?インターネット回線を使った電話の総称。インターネットプロトコル (Internet Protocol) 電話。×」を利用する手段の一つで、従来は電話機で受けていた電話を『パソコンやスマートフォンで利用可能とするソフトウェア』を指します。

たとえば身近なサービスを挙げると、「LINE」や「Skype」などもソフトフォンの一種。
アプリをインストールし、スマートフォンやパソコンなどのデバイス上で操作することで、通話可能になります。

ここからはIP電話の一つである「ソフトフォン」について分かりやすく解説していきます。

IP電話の一つ、スマホやPCで利用するのが「ソフトフォン」

まずソフトフォンを簡単に説明すると、「IP電話」を利用する手段の一つです。

そもそも「IP電話」とは、IP（インターネットプロトコル）という通信方式を利用し、インターネットを通じて音声を届ける電話サービスの総称。

IP電話の代表的なサービスとして、NTTやauといった回線事業者が提供している「ひかり電話」が挙げられます。

そしてIP電話サービスを使って電話の受発信を可能とする端末は、大きく分けると以下の3つ。

このうち電話機ではなく「スマホ」や「パソコン」を使った、IP電話を利用する手段の一つが『ソフトフォン』というわけです。

またソフトフォンを利用するためには、ソフトフォンに対応し、かつ利用用途に合ったサービスを契約する必要があります。

たとえば…

• 一つの電話番号を複数人で使いたい（同時通話したい）
• 現在利用中の電話番号を引き継ぎたい

このような利用用途であれば、基本的に「クラウドPBX」というサービスの契約が必要です。
詳細については本記事にて解説していきます。

ソフトフォンの機能と仕組みを紹介

ソフトフォンで使える機能は、基本的には通常の電話機と同じです。
着信があったらアプリが立ち上がり、通話ボタンを押して通話開始をします。

また操作方法は簡単で、パソコンやスマートフォンの画面を操作し直感的に使えます。

ソフトフォンは電話の架電・受電以外の複雑な機能は利用できませんが、電話業務に関わる様々なことができます。

では次に、なぜスマートフォンやパソコンを使って電話ができるのか「ソフトフォンの仕組み」ご紹介します。

この仕組みを利用することで、インターネットが利用できる環境であれば、いつでもどこでも電話を行えます。

ソフトフォンとIP電話との違い

ここからは、ソフトフォンと専用の電話機を使ったIP電話機との違いを解説していきます。

	ソフトフォン	IP電話機
利用端末	パソコンやスマートフォン	専用の電話機
基本的な電話機能	通話、保留、転送、アドレス帳など全般
利用場所	ネット環境があればどこでも	電話機がおいている場所
配線工事	不要	必要
導入コスト	初期コスト：0円 専用電話機：不要 配線工事費：不要 アプリインストール：無料	初期コスト：費 専用電話機：必要 配線工事費：必要

基本的な電話機能は、ソフトフォンとIP電話機で違いはありません。

主な違いは、「電話機」を使うか、それとも「スマホ」や「パソコン」を使うか。
またIP電話機はオフィスでしか使えませんが、ソフトフォンならネット環境さえあれば場所を問わず電話ができる点が大きなメリットです。

またソフトフォンはアプリをダウンロードするだけなので、配線工事が不要な点も魅力。
さらにアプリのインストールは無料、専用の電話機は必要ないため、導入コストを大幅に抑えることが可能です。

ソフトフォン導入のメリットを紹介

ここからは、ソフトフォンを導入したときのメリットを紹介していきます。

パソコンやスマートフォンのみで電話ができる

ソフトフォンは専用の電話機を用意する必要がなく、パソコンやスマートフォンにソフトをインストールすることで電話を利用できます。

専用の電話機を利用する場合、設置しているその場でしか電話ができませんが、ソフトフォンならネット環境がある場所でどこでも利用可能。

具体的には、テレワークを導入したい企業様や、社員の外出や出張が多く電話の取次ぎ問題に課題を抱えている企業様におすすめです。

またソフトフォンをパソコンで使用する場合、マイクとヘッドフォンが一体となった「ヘッドセット」を使うことで通話がしやすくなります。

ソフトフォンをパソコンで使用する際に、相手の音声が周囲に広がってしまい、通話しにくいといった不都合を解消します。
さらにヘッドセットを使用することで、両手作業ができるため作業効率UP。

パソコンやスマートフォンでの電話業務の効率化を図るなら、ヘッドセットもいっしょに準備しておくといいでしょう。

電話機不要のためコスト削減ができる

ソフトフォンは専用の電話器を設置する必要がないため、導入コスト削減できます。

従来のビジネスフォン導入時に発生していた電話機代や、配線工事費などの初期費用を払う必要がありません。

現在利用しているパソコンやスマートフォンに専用のアプリをインストールするだけで、ソフトフォンを利用できます。

無料のアプリもあるため、ソフトフォンを利用するための費用をかけず、即日導入することも可能です。

オフィスのレイアウト変更が容易にできる

ソフトフォンを導入すれば、企業の成長に合わせて自由にレイアウト変更ができます。

スマートフォンだけで電話業務をおこなうため、配線工事をする必要がありません。

パソコンを利用する場合も無線LANを利用することで、フリーアドレスなどのビジネススタイルの変化にも柔軟に対応できます。

また、専用の電話機を机に置く必要がないため、机周辺のスペースを有効活用でき、配線周りもスッキリ。

作業に必要なドキュメントを広げたり、簡易なミーティングを行うようなスペースの活用もできます。

インターネット環境があれば、どこでも電話業務ができる

ソフトフォンは、パソコンやスマートフォンとインターネット環境があれば、どこにいても電話業務が行えます。

とくにソフトフォンは、以下の方におすすめです。

かかってきた電話に対して顧客情報を確認したり、過去の問い合わせ内容を把握したりできるので、スムーズな顧客対応が可能になります。

ソフトフォン導入のデメリットを紹介

ソフトフォン導入にはメリットがあることを紹介しましたが、デメリットもあるため紹介していきます。

パソコンを起動させないと着信できない

ソフトフォンは、ソフトフォンアプリがインストールされているパソコンを起動しておかないと使用できません。

スマートフォンを使うことで終日電話ができますが、バッテリーが切れると電話ができないため、注意が必要です。

IP電話機の場合は、常時電源に接続し起動しているため、利用できない場合はソフトフォンと比べて少ないです。

音声品質が不安定な場合がある

ソフトフォンはインターネット回線を使って電話をしているため、ネットワーク環境によっては音質が低下する場合があります。

インターネット回線は、お昼時や夕方など同じ回線を利用している人が多いときや、多くのデータをやり取りしているときに遅くなったりします。

その結果、通話音質が不安定になり、「相手の言葉が聞き取りにくい」「自分の声が届きにくい」といった場合があるので注意が必要です。

ヘッドセットが必要になる

先述しましたが、ソフトフォンをパソコンで使用する場合、業務効率化を考えるならヘッドセットが必要になります。

ソフトフォンはパソコンを使って電話ができますが、そのまま使用すると相手の声が自分の周囲に広く聞こえてしまったり、自分の声も相手に届きにくくなったりして、通話しにくい場合があります。

ヘッドセットなどの付属品を揃えるには費用もかかりますが、外出先でも快適に使用することを考慮すれば必須となるでしょう。

ソフトフォンの導入に必要な事前準備

ここからはソフトフォンの導入に必要な契約や機器を紹介していきます。

ソフトフォンを提供しているサービスの契約

ソフトフォンを利用するため、ソフトフォンを提供しているサービスの契約が必要です。
身近なものでは、LINESやkypeのようなソフトフォンを提供しているサービスがあります。

ビジネスとしてソフトフォンを利用すると、

などの利用要件がある場合があります。

この場合には、「LINE」や「Skype」では対応ができないため、クラウドPBXと呼ばれるサービスの契約を行う必要があります。

クラウドPBXとは、クラウド上にある電話の制御装置のことです。
この装置を利用して、一つの電話番号を複数人で利用できるようにしたり、内線電話を使えるようにしたりなどの要件を満たすことができます。

クラウドPBXは、インターネットに接続できるだけで導入が可能なため、専用の機器の購入は不要です。
設定を変更したい場合もWebブラウザから簡単に操作できるため、迅速な対応が可能です。

このようにクラウドPBXを導入するメリットは多いため、ビジネスでソフトフォンを利用する場合は、クラウドPBXの契約を行う場合が多いです。

インターネット環境の整備

ソフトフォンを利用するためには、インターネット環境が必要です。

スマートフォンの場合、モバイル回線(5GやLTE)を利用できます。

しかしパソコンの場合は、ソフトフォンを利用する場所で無線LAN(Wi-Fi)や有線LANなどのインターネットへ接続する環境の整備が必要です。

また、オフィス内でソフトフォンを利用する場合、利用人数やソフトフォン以外で利用する通信帯域を検討して、インターネット環境を整備する必要もあります。

パソコンやスマートフォンなどの電話に使うデバイスの用意

ソフトフォンを利用するためには、パソコンやスマートフォンなどのデバイスが必要です。

パソコンを利用する場合は、ヘッドセットなどの付属品を用意する必要があります。

また、同じ会議室で複数人同士と電話する場合、別途スピーカーがあった方が会話がしやすい場合があります。

ソフトウェアのインストール

ソフトフォンを利用するためには、ソフトフォンアプリをパソコンやスマートフォンにインストールする必要があります。

ソフトのインストール自体は無料で行えます。

ただしソフトによっては端末のバージョンが古い場合、使えないことがあるため注意が必要。
たとえばWindows10のみ対応のソフトの場合、Windows8の端末にソフトをインストールできません。

オフィスにおすすめのソフトフォンサービス3選

ソフトフォンを利用するためには、アプリをインストールする必要があります。
ここからは、ソフトフォン利用におすすめのアプリやサービスを3つ紹介します。

おすすめ①MOT/PBX（株式会社バルテック）

（画像引用：MOT/PBX 株式会社バルテック）

『MOT/PBX』は株式会社バルテックが提供するクラウドPBX。国内で多数の導入実績を持ち、業界トップスクラスの音質を誇ります。

機能が豊富な分、導入費が割高な料金設定となっており、料金体系は利用台数によって異なるのが特徴です。

MOT/PBX
導入社数	国内27,000社以上（2022年）
対応端末	スマートフォン（Android,iOS） パソコン(Windows,Mac）
初期費用	29,800円～（1～20台まで） 39,800円～（20～50台まで） 要問合せ（51台以上）
月額費用	3,980円（1～20台まで） 8,500円（20～50台まで） 要問合せ（51台以上）
メリット	・クラウドPBXを分散利用が可能なため、音質が安定しやすい ・料金体系を公開している
デメリット	・日本での利用のみ ・オーダーメイドでの対応が難しい

おすすめ②3CX VOIPフォン（Windows用無料ソフトフォン）

（画像引用：3CX VOIPフォン）

『3CX VOIPフォン』とは、全世界で利用されているソフトフォンアプリです。Windowsに対応した無料で利用できるアプリがあります。

3CX VOIPフォン（Windows用無料ソフトフォン）
導入社数	世界250,000社以上（2022年）
対応端末	スマートフォン（Android,iOS） パソコン（Windows,Mac）
初期費用	高い（フルオーダーメイド）
月額費用	安い
メリット	・顧客向けのカスタマイズがしやすい ・世界中で利用されている
デメリット	・料金体系が非公開

おすすめ③OFFICE PHONE（OFFICE110）

『OFFICE PHONE』とは、国内で多数の導入実績があるソフトフォンアプリです。海外でも高品質な電話を利用できる特徴があります。

その他、初期費用が0円になるキャンペーンを行っているなど、他のソフトフォンアプリにはないサービスもおこなっています。

このように『OFFICE PHONE』は低コストで導入できるため、ベンチャーやスタートアップ企業にもおすすめのサービスです。

OFFICE PHONE
導入社数	国内20,000社以上（2022年）
対応端末	スマートフォン（Android,iOS） パソコン（Windows）
初期費用	0円※キャンペーン中
月額費用	基本利用料：3,400円～ ライセンス料：98円/台
メリット	・初期費がかからない ・海外でも高品質で電話が可能
デメリット	・オーダーメイドでの対応が難しい ・Mac非対応

ソフトフォンを初めて導入したい方には、初期費用を抑えて導入できるため、『OFFICE PHONE』をおすすめします。

少しでも気になる方は、お気軽に『OFFICE110』にお問い合わせください。

ソフトフォンを導入するなら特徴を正しく理解しましょう

この記事では「ソフトフォンの特徴」と「IP電話機との違い」、「おすすめのアプリ」を紹介していきました。

これからビジネスフォンとしてソフトフォンの導入を検討している方には、この記事を参考にしてみてください。

ソフトフォンの導入にはメリットも多くありますが、デメリットもあるため、きちんと特徴を理解して導入することをおすすめします。