【図解】内線電話とは？仕組み・機能・使い方をわかりやすく解説

ビジネスフォンの主要な機能「内線電話」ですが、具体的にどのような仕組みで通話ができているのか、ご存じではない方も多いのではないでしょうか。

一般電話機（家庭用電話機）では外線通話はできても、複数の電話機同士で内線を繋いで通話することはできませんよね。

そこで本記事では、普段オフィスで何気なく使っている「内線電話」について、基礎知識や仕組み、具体的な機能について詳しく解説します。

内線の仕組みや使い方を知ると、今以上に便利に内線を使えるだけではなく、最適な内線電話を導入できるといったメリットもありますので、ぜひ最後までご覧ください。

内線電話とは？まずは基本を解説

まずはじめに、ビジネスフォンの「内線電話」の特徴を解説していきます。

電話機は今でこそ多機能ですが、元々は限りなくシンプルな機能のみだったことを知ると、よりわかりやすく仕組みを理解できます。

内線電話の特徴

「内線電話」とは、主装置などの電話交換機で構築されている電話機同士の通話のことで、「内線」という略称で呼ばれることもあります。

内線は光電話やISDN回線やアナログ回線などの電話回線ではなく、主装置内の電話回線のみを利用するので通話料がかかりません。

その特徴からオフィスや病院、ホテル、店舗、工場など、環境や利用シーンに合わせて内線網を構築できるためとても便利です。

今でこそ内線電話は多機能になっていますが、内線の歴史は古く、その歴史を辿ると特徴をより詳しく理解できます。

内線電話の歴史

まず電話のサービスが始まった当初は、黒電話（当時の黒い筐体の電話機）を1台置いて利用していました。

黒電話には「アナログ回線」を繋ぎ、それぞれの電話機が電話番号を持っているという仕組み。
よって電話回線が複数必要な企業や官公庁は、黒電話をたくさん設置していていました。

しかし黒電話には、電話がかかってきて誰かに代わりたいとき、わざわざ黒電話のところまで取りに行かなければならないという欠点がありました。

たとえば1階から2階にいる人に連絡したいときには2階まで行くか、1階から2階の黒電話まで電話をかけるといった方法しかなかったのです。

そこで、どちらの問題も解決するために登場したのが「交換機」です。

交換機の登場初期は、交換機本体に電話回線を接続して交換機の傘下に電話機を接続し、回線と電話を繋げられるといったものでした。

電話機もシンプルなもので、保留ボタンなどもありません。

しかし、それでも当時は大変便利でした。
通話を他の電話機に繋ぐことができるだけでなく、屋内の通話料が無料だからです。

それから年月が過ぎて回線と電話機を繋ぐという機能だけでなく、電話帳が使えたり保留が使えるように進化していき、今のビジネスフォンやPBXに進化したのです。

内線電話の仕組み

続いて、内線電話の仕組みについて解説します。

内線は交換機（PBX）やビジネスフォンの主装置を設置して、それらに内線用の電話回線を電話機に接続することで内線通話ができるという仕組みです。

交換機とは電話の線と線を繋ぐための機械で、交換機が進化してPBXになり、PBXをオフィス向けに改良したのがビジネスフォンになります。

また、内線用の電話回線を接続している電話機には、以下のような「内線番号」を割り振ることで対象の電話機に発信できます。

ちなみに、内線電話は「私設電話」とも呼ばれますが、意味は内線電話と同じです。

一部では、物理的な内線用の配線のほかに「VPN」という仮想的な内線網を設置することもありますが、中小企業の多くはビジネスフォンの主装置と電話機の内線網を使用しています。

内線電話の主な便利機能

内線電話はただ通話するためだけでなく、用途により役立つ機能を搭載できます。

ここでは内線の主な機能を抜粋してご紹介しますので、さらに機能を知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。

内線ワンタッチ発信

内線ワンタッチ発信は、ボタン一つで電話機能を使用できる機能です。

ファンクションボタンへよくかける電話番号や特番を登録しておけば、ワンタッチで内線や外線などの電話機能を使用できます。

普通は受話器を置いたままだと、内線ボタン（スピーカー）を押して内線番号を押す必要があるのですが、その手間がかかりません。

よってワンタッチ発信を使えば3段階ほどボタンを押すなどの手間を省けるでしょう。

また電話番号だけではなく、フッキング信号やポーズなどの機能も登録できる上に、電話機ごとにワンタッチ発信の設定が可能であることも大きな魅力です。

内線グループ呼出

内線グループ呼出は、複数の内線を同時に呼び出せる機能です。

普通は電話機ごとに内線番号を振り分けて1台の電話機に内線をかけるのですが、内線グループ呼出は登録しているグループの電話機を同時にすべて呼び出せます。

同じ部署ごと、同じ室内ごと、同じ階ごとのように、内線で呼び出すことが可能。
登録グループ内の誰かと連絡が取れればいいという際にとても便利な機能です。

ただし内線のグループ設定は専門業者による設定が必要なことと、ビジネスフォンによっては最大8台、16台、32台のように電話機の登録数の上限があることに注意してください。

内線ネーム登録

内線ネーム登録は、内線の着信時に電話機の液晶画面に登録した名前を表示できる機能です。

漢字対応の電話機なら、ひらがな・カタカナ・漢字の内線名称を登録できます。また、数字も登録できるので、内線を使う施設や環境によっては必須の機能です。

例えば、ホテルや病院、カラオケボックスなどでは「○○号室」といった登録もできるので、とても便利に内線を使えます。

保留転送

保留転送は、通話を保留した後に他の社員に電話を転送できる機能で、電話を取り次ぐ際に便利です。

ただし外線ボタンが設置されていない電話機もあり、それぞれ取次ぎ方法が異なるため注意が必要です。

そこで以下に、外線ボタンがある場合とない場合の電話機での取り次ぎ方法をまとめました。

外線ボタンがない単独電話機やPHSタイプのコードレスの場合、外線ボタンで転送ができません。

しかし最初に電話に出た人が受話器を置いたら自動的に相手に繋がる「自動転送機能」を使えば、外線ボタンがなくても転送が可能です。

外線ボタンがない場合の電話機での取次ぎ方法は次のとおりです。

ページング（構内放送）

ページングも内線の機能のひとつで、主装置から出した音をアンプで拡張して、複数のスピーカーから音声を流すことが可能です。

ページングは工場など広い構内で「○○さん、●番にお電話です。」といった放送を流したり、ショッピングモールではお客様への館内放送としても使われています。

ページングの使い方は簡単で、特定の番号を押して電話機に喋りかけるだけです。

ドアホン（インターホン）

ドアホン（インターホン）も内線機能として使えます。

主装置からドアホンへ接続することで、事務所の固定電話機やコードレス電話機でドアホンの対応が可能です。

また、ビジネスフォンとドアホンを連携すれば、電子錠をビジネスフォンのボタン1つで解錠できるため、来客の度に玄関に行って解錠対応をする手間を省くことができます。

さらに、ドアホンからビジネスフォンの転送機能を使って携帯電話にも転送が可能です。

携帯電話に転送されることで、事務所に不在時に来客があっても携帯電話で対応ができるようになります。

内線電話が使える電話機の種類とは？

便利な機能が豊富な内線電話ですが、内線が使える電話機にはどのような種類があるのでしょうか。ということで、次に内線電話が使える電話機を紹介します。

種類①ビジネスフォン（多機能電話機、標準電話機）

一般的な置き型のビジネスフォンです。当然ながら内線電話が使えます。

オフィスで内線網を使うために多くの企業で導入されていて、内線と聞けばまず思い浮かぶ電話機ではないでしょうか。

種類②単独電話機（家庭用電話機）

受付電話に使われる単独電話機で、ホテルのやマンションのエントランスなどにもよく使われています。

代表的なメーカーがJACOB JENSEN（ヤコブ・イェンセン）で、スタイリッシュ&シンプルな見た目が人気です。

このヤコブ・イェンセンのようにオシャレな電話機は、「ファッション電話機」と言われることもあります。

種類③コードレス電話機

コードレス電話機は、電話機本体と受話器がコードでつながっていないタイプの電話機です。
コードレス電話機の種類は大きく分けて以下の3通りの電話機があります。

受話器や本体を持ち運びでき、アンテナを増設すれば広い範囲で内線が繋がるので拡張性が高いのも魅力です。

内線電話のメリット

内線電話が使えると具体的にどのようなシーンや用途でメリットがあるのか気になりますよね。
ということで、次に内線電話のメリットを解説していきます。

メリット①オフィス内の社員同士ならいくら通話しても無料

内線電話は、内線同士の電話機での通話料が無料というメリットがあります。

小規模オフィスではそこまでメリットが感じられないかもしれませんが、部署やフロアが離れている大規模オフィスには大きなメリットです。

社員同士の通話にまで通話料がかかると、携帯電話でかけ放題のプランにでも入っていないとかなりの通話料がかかってしまいます。

よって、社内でのやり取りが多い企業では内線電話で通話料を大幅に削減できます。

メリット②離れたフロアの担当者に迅速に電話を取り次げる

内線電話の最大のメリットは、内線で離れた部署やフロアへ迅速に電話を取り次げることです。

内線をかけるときは、受話器を取って2～4桁程度の番号をプッシュするだけで電話をかけられるので業務を効率化できます。

また、外線を保留して内線で連絡を取り担当者へ繋げば、取り次ぎの時間を大幅に短縮できます。

大規模の企業では、配線が繋げる距離なら配線工事で別の建物とも内線網をまとめて構築することも可能です。（OFFICE110では工事可能）

別の建物にも配線を繋いで回線を1本にまとめれば、内線が使えるうえに別で引く光回線の費用も削減できます。

メリット③保留転送・受付電話・ドアホンなど様々な便利機能が使える

20坪くらいの直接声が届くオフィスにて内線電話で通話といっても、利便性は感じないかもしれません。

しかし、内線電話には保留転送や受付電話など、内線環境があればこその便利な機能が使えます。

保留転送機能はスムーズに通話を転送でき、ドアホンはオフィスやマンションにも設置されていて受付にも便利です。

メリット④工場、病院、介護施設、保育園など広い場所で内線が繋がる

内線電話は、敷地が広い施設でもアンテナを立ててコードレス電話機を導入すれば、広範囲で内線通話が可能です。

また、ページング機能を使って手元のコードレス電話機から構内放送ができるので、工場などでよく使われていますよ。敷地内の移動が多い環境では、広範囲で内線が使えるのも大きなメリットになります。

メリット⑤離れたオフィスなど拠点を超えて内線通話も可能

「VPN」「固定IP（機器固有のIPアドレス）」「YAMAHAのルーター（ダイナミックDNS）」などを使ってネットワーク環境を構築することで、オフィスの電話の内線に遠隔地から入ることができます。

例えば、本社と本社から数キロ離れた第二工場とで内線を構築するといった導入方法です。そうすると、第二工場の通話料などの通信費用を節約できます。

このようにVPNなどのインターネット網を経由して内線接続する場合は、SIPフォン（IP電話）が使われます。ちなみに、SIPフォンとは、LANケーブルで接続する電話機のことです。

内線電話の使い方とかけ方

ここまで内線電話の仕組みと機能について解説してきました。ここからは内線の使い方やかけ方を解説していきます。

内線電話の使い方

内線電話の使い方を紹介します。内線電話がよく使われるのは以下のようなタイミングです。

このような内線の使い方を把握しておくと、内線の使い方に困る場面は少ないでしょう。では、順に使い方を解説していきます。

内線電話のかけ方

内線のかけ方は、たった2ステップです。

電話機の設定によりますが、一般的には受話器を上げた状態が内線状態になっています。

よくこの状態で外線をかけようとして電話がかけられないということがあるので注意しましょう。

内線は「ツ・ツ・ツ」というような内線トーン（内線トーンは機種やメーカーによって異なります）が聞こえる状態で内線番号をダイヤルするだけで発信可能です。

外線をかけたいときは、外線ボタンを押してからダイヤルを押せばかけられます。

外線通話を保留して担当者へ電話を取り次ぐ

外線通話を保留して担当者へ取り次ぐ手順は以下です。

外線ボタンがない単独電話機やPHSタイプのコードレスでは、外線ボタンで通話が取れないので「自動転送機能」を使います。

自動転送機能とは、最初に出た方が受話器を置いたら自動的に相手に繫る機能です。

以上が内線電話の基本的な使い方となります。

内線電話におすすめのビジネスフォンメーカー3選｜OFFICE110が厳選

内線電話を導入したいときにメーカーや機種に悩んでしまうのではないでしょうか。

ということで、今までビジネスフォンなどを12万社以上の企業に導入してきたOFFICE110が、内線電話におすすめのメーカー&機種を厳選しました。

OFFICE110では、導入コストを抑えられる中古のビジネスフォンも取り扱っていますので、内線電話の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

おすすめ①NTT

NTTはビジネスフォンの国内トップシェアメーカーです。ビジネスフォンのシェア率は約50％と言われていて、大手ならではの安心感があります。

さらに販売代理店も多くサポート体制も万全というメリットのほか、市場に多く出回るため中古品が安く手に入りやすい点も魅力です。

おすすめ②SAXA

SAXAは、NTTに次ぐビジネスフォンシェア率のメーカーです。ビジネスフォンの製造に確かな技術力を持っていて、コストパフォーマンスも優れています。

SAXAには、コンパクトで薄型なデザインの機種が多いのが特徴です。

おすすめ③日立

日立のビジネスフォンは、電話機の接続台数を拡張しやすく小規模～大規模オフィスまで対応できます。

また、家電メーカーならではの手に馴染むデザインやシンプルな使い心地も特徴です。

まとめ

普段何気なく使っている内線電話の仕組みや機能がお分かりいただけたのではないでしょうか。

内線電話は、通話料の削減や電話の取り次ぎにとても便利です。
内線電話を導入したいという方は、導入する前にこの記事を参考にしてみてくださいね。

また、OFFICE110は内線電話の導入に悩まれている方に、低コストで最適な電話機の導入方法をご提案しております。

「どんな電話機を導入すればいいのかわからない」「導入コストを抑えたい」という方はOFFICE110にご相談ください。