ビジネスフォン（ビジネスホン）便利な機能ランキング｜OFFICE110

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不在の社員が多く、ビジネスホンに
かかった電話はいつも折り返している

外出の多い営業部署などが不在にしがちだからといって、つねに電話を折り返していてはお客様にあまり良い印象を与えません。そこで役立つのが「外線間転送機能」です。担当者のスマホや携帯へ電話を転送させることで、手間や負担を格段に減らすことができます。

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部署ごとやフロアごとに電話応対できる時間が異なる

留守番電話を２回線使うことで、営業部では「只今の時間は営業時間外となっております。営業時間は午前10時から午後7時まで～…」総務部では「只今の時間は受付時間外となっております。受付時間は午前9時から午後6時まで～…」とそれぞれのメッセージを設定することができます。

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外出中に電話がかかってくることが多い

緊急や事前に急ぎの用件とわかっている電話はなるべく早く対応し、ビジネスチャンスを逃さないようにしたいですよね。「不応答着信お知らせ」機能は登録しているスマホや携帯に社内のビジネスフォンに着信があったことをお知らせしてくれるため、不在時も相手を待たせずに折り返し電話をかけるといった対応が可能になります。

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伝言ミスや取り次ぎの手間を減らしたい

ボイスメール機能は確実な取次ぎで伝言ミスを減らすだけでなく、手書きのメモを机に置いたりメールやチャットを送ったりなどといった、ちょっとした手間もなくしてくれます。また複数のメールボックスへ同じメッセージを送信すれば、情報を共有したい人全員にビジネスホンなどから聴いてもらうことが可能です。

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取引先の数が多く、いつも名刺を探して電話番号をプッシュしている

電話をかける際、毎回電話番号を調べていませんか？取引先が増えてくると、取引先の情報や電話番号の管理が必要なる場面が出てきます。「電話帳」機能であれば、即座に電話番号を呼び出しワンタッチで電話をかけることができるため、取引先が多い部署はぜひ活用していただきたい機能です。

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迷惑電話や営業の電話が多く困っている

仕事をする上で営業の電話はつきものではありますが、あまりにもしつこいと仕事の妨げになります。また、何度も同じところから迷惑電話がかかってくる、という経験もあるのではないでしょうか。その際に事前に電話番号がわかっていれば、業務妨害されず、電話に出る必要のないものの判断ができます。

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手元にあるビジネスホンで別のビジネスホンの内線に応答したい

遠くの席で鳴る内線を自分のデスクから応答することができるのが「代理応答」の大きなメリットです。もちろんこれは他部署の場合も同様で、他部署が全員会議のため一時的に電話を取ってほしいというときに「代理応答」で対応が可能です。

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電話対応やテレマーケティング業務を新入社員にわかりやすく教えたい

テレマーケティング業務では細かい話し方や流れ、雰囲気などを新入社員に教える際、口頭のみでは難しいです。その際「通話モニター」機能を使うことでお客様との話し方や技術を実際に聴いて教えることが可能になります。教える側も教えられる側もわかりやすいおすすめ機能です。

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様々な部署あてに電話がかかってくるので取次ぎが大変

部署が複数あるオフィスでは、まず着信に気づいた者が電話に出て、用件や担当名を伺った後に他部署へつなげるといった対応が多いのではないでしょうか。「自動応答」を設定すれば、システムが部署を割り当ててくれるため、余計な手間をかけず業務に集中することができます。

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コールセンターなどお客様をお待たせしたくない

コールセンターなど、じかに消費者・お客様と接する電話対応でお待たせすることはサービスや商品に対してマイナスイメージを持たれてしまい、売り上げに影響します。もし電話をとることが困難な場合は「ワンショット留守電」に設定しておくことでお客様をお待たせすることも、イメージを悪くすることもありません。

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