クラウドPBXの7つのメリット・4つのデメリットを解説【初心者向け】【お役立ち情報】 | OFFICE110

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クラウドPBXの7つのメリット・4つのデメリットを解説【初心者向け】

ビジネスフォンに代わる最新の電話システムとして注目されている、「クラウドPBX」。

導入すれば社外でもスマホで会社番号の発着信ができたり、離れた拠点の社員同士でも無料で内線通話できたりと、これまでは不可能だったオフィスに縛られない電話環境を構築できます。

しかしメリットばかりではなく、通信環境によっては音質が低下する恐れがある、ランニングコストがかかるなどのデメリットもあるため、導入前に正しく把握しておくことが重要です。

そこで本記事では、クラウドPBXについて以下の点をわかりやすく解説します。

最後には、クラウドPBXの導入・運用費用を抑えられるおすすめのサービスをご紹介するので、なるべくコストをかけずに構築したい方はぜひご覧ください。

クラウドPBXとは？まずは基本を解説

まずはじめに、クラウドPBXの基礎知識や、従来のビジネスフォンとの違いをわかりやすく解説します。

どのような仕組みでクラウドPBXが機能するかが分かると、メリットやデメリットの意味も把握しやすくなるため、ぜひ参考にしてください。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXとは、PBX（主装置）※をクラウド上に設置し、インターネット回線を利用して電話の発着信をコントロールするシステムです。

従来のビジネスフォンの場合、社内に設置した主装置に有線接続した電話機でしか利用できず、電話業務はオフィスに縛られていました。

しかしクラウドPBXは主装置の機能をクラウド上に構築するため、インターネットが繋がる場所ならどこでも、オフィスにいるのと同じように電話業務ができます。

具体的には、オフィスの外でも会社番号を使って発着信や、離れた社員同士でも無料で内線通話が可能です。

また置き型の電話機（SIPフォン）だけではなく、社員自身のスマホやPC、タブレットなどの端末で利用できるため、外回りの多い営業やテレワークにも最適だと言えます。

クラウドPBXの仕組みについては、以下の記事で解説しているのであわせてご参照ください。

【図解】クラウドPBXとは？仕組みやメリット・デメリットを簡単解説

従来のビジネスフォンとの違い

前述のように従来のビジネスフォンの場合、主装置はオフィス内に設置され、各電話機と電話線で有線接続されます。

接続されるのは固定電話機のみで、スマートフォンやタブレットなどは基本つなげられません。

そのため、主装置を経由した電話の受発信、つまり「会社番号」での発着信ができるのはオフィス内に設置した電話機のみで、電話業務に場所の制限が生じます。

しかしクラウド上に仮想の主装置（PBX）を構築するクラウドPBXを導入すれば、インターネット環境がある場所ならどこでも、スマホなどの端末で会社電話の応対ができるのです。

クラウドPBXとビジネスフォンの違いを簡単に表すと、PBXをオフィス内に設置するかどうかと、電話専用回線とインターネット回線のどちらを利用するかどうか、だと言えますね。

クラウドPBXを導入する7つのメリット

ここからは、クラウドPBXのメリットを以下3つの分野に分けてご紹介します。

①業務効率化に関するメリット

業務効率化に関するメリットには、以下のような点が挙げられます。

各メリットの詳細を見ていきましょう。

外出先でも会社番号で受発信できる

クラウドPBXを導入すると、インターネットさえ繋がれば社内外問わずどこでも「会社番号」を使って発着信できるようになります。

それによって以下のようなことが可能となり、従来よりも業務効率が大幅に向上するでしょう。

電話業務がオフィスに縛られないことで生産性が上がるだけではなく、外出先やテレワーク中でも顧客や取引先を待たせずにスムーズに応対できる点も大きなメリットです。

離れた拠点間や社員同士で内線通話できる

クラウドPBXでは離れた拠点間や社員同士で無料で内線通話ができます。

以下の図ようにオフィス・外出先・自宅の社員間だけではなく、本社と支店の間でも無料で内線通話ができるため、複数拠点を持つ企業にも最適です。

離れた場所で働く社員同士でも外線を使っての電話のやり取りが一切不要のため、拠点間でのやり取りが多いならなおさら、通話料を大幅に削減することが可能です。

ビジネスフォン以上の便利機能が使える

さらにクラウドPBXは、ビジネスフォンの基本機能＋αの便利機能を使えるのもメリット。

パーク保留や留守電、通話録音などのビジネスフォンの機能を利用できるのはもちろろん、クラウドならではの以下のような機能も使えます。

従来のビジネスフォン以上の機能性を持つクラウドPBXは、業務効率化の一助となります。

②コスト削減に関するメリット

続いてはコスト削減に関するメリットとして、以下2点をご紹介します。

導入時の初期費用を削減できる

クラウドPBXでは、導入時の初期費用を大幅に削減できます。

従来のビジネスフォンだと主装置や電話機の設置、それに伴う配線工事が必要だったため、導入に高額なコストがかかっていました。

しかしクラウドPBXの場合、サービスによってはアダプターの設置が必要になるケースもありますが、電話機・PBXの設置や配線工事が不要で導入コストが安く済みます。

また利用端末についても、BYOD（個人所有のデバイスを業務利用すること）で社員自身のスマホを電話機として使えるため、会社携帯の貸与も必要ありません。

クラウドPBXを導入するために、新しく端末を買い揃える必要がないのは大きなメリットですね。
電話機は中古でも1台2万円ほどしますし、社員にスマホを貸与するにしても、安い端末でも2〜3万円はかかります。

外線や転送不要で通話料を削減できる

クラウドPBXを導入すると、外線通話や転送不要で通話料を削減できるのもメリット。

社内外問わず、離れた場所にいる社員同士でもどれだけ通話しても通話料がかからないため、特に離れた拠点間での通話が多い企業にうってつけです。

また従来のビジネスフォン環境では、会社番号にかかってきた着信を社外で受ける際、機械転送やボイスワープを利用して「転送」しなければなりませんでした。

転送した場合、相手からの着信でも通話料を負担しなければならないため、転送の回数が多い・転送時の通話が長い場合は高額なコストが発生。

しかしクラウドPBXなら従来のような転送機能は使わず、社外にいる社員にも保留転送できるため、転送コストがゼロになります。

③その他のメリット

クラウドPBXには、業務効率化やコスト削減以外のメリットもあります。
例として、以下2点をご紹介しましょう。

台数の増減やオフィスのレイアウト変更が簡単

クラウドPBXでは、台数の増減やオフィスのレイアウト変更が簡単にできます。

大掛かりな配線工事や電話機が不要であることに加え、利用端末の増減はサーバー・端末本体で設定するだけなので、手間がかかりません。

また従来のビジネスフォンの場合、オフィスのレイアウト変更をするにも業者による大規模な配線工事が必要でしたが、クラウドPBXなら柔軟に対応できます。

災害や緊急時に備えるBCP対策に有効

クラウドPBXは、災害や緊急時に備える「BCP（事業継続計画）対策」に有効です。

災害や緊急事態が発生すると、オフィスへの出社が難しくなるケースが想定されますが、クラウドPBXはインターネットさえつながれば通常通り電話業務を行えます。

クラウドPBXとBCP対策について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

クラウドPBXがBCP対策に最適な理由｜緊急時の電話問題を解決

クラウドPBXの4つのデメリットと対策

クラウドPBXには上記のとおり多くのメリットがありますが、デメリットがないわけではありません。

以下のようなデメリットが存在するため、導入時はしっかりメリット・デメリットを比較検討する必要があります。

ここからは、各デメリットについて詳しく見ていきましょう。

通信環境によって通信品質（音質）が低下する

クラウドPBXのデメリットの一つは、通信環境によって通信品質（音質）が低下することです。

インターネット回線を使う電話システムであるため、インターネット回線や環境によっては、ノイズや途切れなどの問題が発生することがあります。

音質に影響を与える原因としては、ベンダーに起因する点とネット環境に起因する点が挙げられます。

クラウドPBXのベンダーの音質は、同一ではありません。

例えば専用アプリと利用するスマートフォンの相性によっては、アプリが落ちたり音が途切れたりすることがあります。
アプリのバージョンとスマートフォンのOSバージョンが合わないこともあるでしょう。

あるいはベンダー側のセキュリティ対策に問題があるゆえに、サーバーがなにかしらの攻撃を受けて音質が下がる可能性もあります。

ネット環境に起因する点としては、利用しているインターネット回線が低速であるゆえに、通信がうまくいっていないことが想定されます。

音質低下を防ぐための対策

音質低下を防ぐには、以下の対策をおすすめします。

＜対策①品質に定評があるベンダーと契約する＞

通話品質に定評があるベンダーを選んで契約しましょう。

具体的には、総務省の品質判定で「クラスA」を獲得しているベンダーであれば安心です。

前もって口コミ情報を調べたり、トライアルプランに申し込んで実際の音質を確かめたりすることもできます。

＜対策②高速のインターネット回線を利用する＞

通信速度が速い回線を使うことで、安定したデータ通信が可能です。

一度、固定回線やモバイル回線の通信速度をチェックして、安定しているか確認するようおすすめします。

モバイル回線については、今後5Gが拡充することで、より通信が安定することが期待されています。

サービスによっては電話番号を引き継げない

別のデメリットは、サービスによって電話番号を引き継げないことです。

ただしすべてのクラウドPBXのサービスが既存の電話番号を引き継げるわけではありません。

クラウドPBXは大きく以下の2つのタイプがあり、タイプによって電話番号を引き継げる場合もあれば、引き継げない場合もあります。

このうち、機器設置型クラウドPBXは、既存番号の引き継ぎができます。

一方、完全クラウドPBXでは、一部のサービスを除いて引き継ぎできないケースが少なくありません。

電話番号を引き継ぐための対策

現在使用している電話番号を引き継ぎたい場合は、電話番号の引き継ぎに対応したベンダーと契約すれば引き継ぎが可能です。

ただし注意点として、電話番号のなかには、そもそも引き継ぎに対応していない番号が存在します。

引き継ぎできるのは、主に以下のような番号です。

引き継ぎが可能なのかを確認することに加えて、引き継ぎできる番号なのかも契約前に各ベンダーへ確認しましょう。

月額制サービスのためランニングコストがかかる

クラウドPBXは月額制サービスのため、ランニングコストがかかってしまいます。

クラウドPBXはサブスクリプション的なサービスであるため、毎月の利用料金が発生します。

料金体系は各ベンダーにより異なりますが、月額数千円から数万円かかるでしょう。

ビジネスフォンの場合、必要な設備を購入すれば月々の支払いは発生しません。

そのため、長い期間運用する場合、最終的なトータルコストはクラウドPBXのほうが大きくなる可能性があります。

契約する回線数やオプション機能によっては、なおさらそうでしょう。

とはいえ、従来のビジネスフォンでもランニングコストがかかることがあります。
リース契約をしている場合や、保守点検の費用などです。

また前述のとおり、クラウドPBXでは導入費用や通話料を大幅に節約できる点を考えると、月額料金がかかるからといって割高とは限りません。

ランニングコストを抑えるための対策

ランニングコストを抑えるには、以下のような対策を取れます。

＜対策①コストパフォーマンスがよいベンダーを選ぶ＞
複数のベンダーの料金体系を比較して、機能面とコスト面が自社にとってバランスのよいところを選びましょう。

＜対策②料金体系が自社のニーズに合うものを選ぶ＞
ベンダーのなかには、まとまったID数をパッケージにしたプランもあれば、基本料金とID料金を分けているプランもあります。

前者の場合、使用するIDの数がパッケージされたIDの数に対して少ない場合、割高になるかもしれません。

実際に使用するIDがどれくらいかを考えて契約するなら、ランニングコストを抑えられます。

クラウドサービスのためセキュリティ面が不安

クラウドサービスのためセキュリティ面に多少不安が残ることも、クラウドPBXのデメリットです。

インターネット回線を使うサービスであるため、以下のようなリスクが懸念されます。

ベンダー側のセキュリティ対策が脆弱だと、データ流出や音声の傍受などが発生する恐れがあります。

また、ユーザー側の不注意でユーザー名やパスワードが漏れてしまうと、悪意を持った第三者に不正アクセスされるかもしれません。

セキュリティを強化するための対策

セキュリティを強化するには、以下の対策を講じられます。

＜対策①セキュリティ対策に力を入れているベンダーと契約する＞
セキュリティ対策に知見があるベンダーや、導入実績が豊富なベンダーと契約することで、安心感を持って利用できます。

＜対策②自社のインターネット回線にセキュリティ対策をほどこす＞
クラウドPBXのサービスはベンダーに依存する部分がありますが、オフィスや社員個人のインターネット環境に必要なセキュリティ対策をほどこすことで、リスクは下げられます。

＜対策③社員のセキュリティ意識を高める＞
ログイン情報の取り扱いや、アプリのアップデートなど、社員がセキュリティ対策意識を高めるように社内教育を徹底しましょう。

3ステップで分かる最適なクラウドPBXの選び方

クラウドPBXを導入する際は、以下のステップでベンダーを選ぶようおすすめします。

各ステップの詳細を見ていきましょう。

ステップ①サービスや機能が自社に合うか確認する

まず、サービスや機能が自社に合うか確認しましょう。

自社のニーズと、クラウドPBXが提供しているサービスがマッチするか比較検討します。

例えば、以下の点を考慮しましょう。

ステップ②トータルコストが希望に沿うか確認する

トータルコストが希望に沿うかも確認しましょう。

導入料金や月額料金を複数のベンダーで比較して、コストを見積もりましょう。

追加したいオプションや使用するID数（ユーザー数）も考えて、シミュレーションします。

ステップ③トライアルで音質や使用感を確認する

候補となるベンダーが決まったら、トライアルで音質や使用感を確認しましょう。

多くのベンダーは、無料でトライアルを実施しています。

機能性やコスト面で優れていても、音質が悪ければ本末転倒です。

またアプリの使い勝手が悪く、社員からネガティブな声が出るようでも問題です。

トライアル期間中に社員の声を幅広く聞いて、実用的かどうか見極めましょう。

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「OFFICE PHONE」は、導入累計数2万社を超えるクラウドPBXサービスで、これまで多くの企業様から高い評価をいただいています。

ここでは「OFFICE PHONE」の人気の理由をご紹介します。

初期費用0円！スモールスタートにも最適な価格設定

「OFFICE PHONE」は、初期費用0円で導入可能です。

キャンペーン適用で、機器設置や設定作業などが無料になります。

またランニングコストもリーズナブルな料金設定で、スモールスタートにも最適です。

月額料金は、以下のとおりです。

このようにユーザーを1人追加するのにかかるコストが非常に低いため、電話機を増やすときもコストを気にせず行えます。

さらに、CTIやネットFAXなどのオプションを無料でご利用いただけます。

総務省の品質基準で固定電話と同じ「クラスA」を実現

「OFFICE PHONE」は、総務省の品質基準で「クラスA」に相当するサービスを提供しています。

音質に定評があるひかり電話をベースにしたサービスであるため、音質がクリアで、会話の途切れやノイズがしっかり抑えられています。

外出先から通話しても、それとは気づかれないほどのクオリティで、顧客や取引先との重要な電話をするときも安心です。

無料トライアル実施中！オンラインで丁寧にレクチャー

「OFFICE PHONE」では、随時無料でトライアルを実施しております。

トライアルの際は、弊社の営業担当がデモンストレーションを丁寧に行うため、初めての方でも安心です。

Zoomにて、弊社担当者がアプリのインストールから操作方法まで一つひとつご説明します。

無料トライアルにより、音質やアプリの操作感などを実際に試していただくことで、導入後の利用イメージが鮮明になります。

もちろん導入後にも充実したサポートがあるため、ご安心ください。

設定方法や運用のコツを随時アドバイスいたしますので、つまずくことなくクラウドPBXの便利な機能をお使いいただけます。

「とりあえず一度どんなサービスか試してみたい」という方は、ぜひお気軽にお問合せください。

まとめ

クラウドPBXには、以下のメリットがあります。

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンの弱点をカバーする優れた電話システムです。

デメリットもいくつかありますが、対策を講じれば大きな問題にはならないでしょう。

「ビジネスフォンだとコストが高いのでどうにかしたい」
「テレワーク中の社員が電話業務を効率的に行えるようにしたい」

このようなニーズがある方は、ぜひクラウドPBXの便利な機能をお試しください。

弊社の「OFFICE PHONE」も随時、トライアルプランを受け付けておりますので、お気軽にご相談ください。