【テレワークの電話問題】課題・解決策とクラウドPBXが人気の理由【お役立ち情報】 | OFFICE110

「ニーズ」記事一覧

【テレワークの電話問題】課題・解決策とクラウドPBXが人気の理由

既にテレワークを導入している企業様、これからテレワークを本格化したい企業様の中には、「電話業務」に課題をお持ちの方も多いでしょう。

しかしビジネスフォンに代わる最新の電話システム「クラウドPBX」を導入すれば、このようなテレワーク時の企業の電話問題を解決！

クラウドPBXを導入すれば、テレワークや外出先でも会社番号の発着信ができたり、社員同士で無料で内線通話できたりと、場所を問わずにオフィスさながらの電話環境を構築できます。

そこで本記事では、テレワークの電話問題を解説した上で、電話応対のための4つの方法と、課題を解決できる「クラウドPBX」についてわかりやすく解説します。

テレワーク中もオフィス同様の電話環境を構築したい方、業務効率化やコスト削減を実現したい方は最後まで必見です。

テレワークの電話業務の問題点とは？

テレワークを導入しようと考えている企業様の中には、以下のような問題点に直面しまうケースが非常に多く見受けられます。

では早速、それぞれが具体的にどういった問題なのか詳しくチェックしていきましょう。

会社電話が転送でしか受けられない

1つ目の問題点は、テレワーク中の社員が会社にかかってきた電話を、転送でしか受けられないことです。

従来のビジネスフォンの場合、オフィスにかかってきた電話を受けられるのオフィスにいる社員のみです。

オフィスにある主装置（PBX）と接続された固定電話機からでなければ、会社代表番号への着信は受けられません。
※主装置（PBX）とは、電話の発着信を管理する機械。

自宅や外出先では直接受けられないため、外線の対応が不便です。

転送機能を使って、オフィスから自分の携帯電話に転送してもらう方法もありますが、後述するようにコスト面が気になります。

また、転送だと取次ぎの手間も発生するのが難点です。

会社の代表番号を使って発信できない

ビジネスフォンの別の問題点は、オフィス外から会社の代表番号を使って発信できないことです。

オフィスにいるときは会社代表番号から発信できますが、オフィスの外へ固定電話を持ち出すわけにはいかないため、テレワーク中の社員は発信できません。

連絡を取る場合には携帯電話からかけることになりますが、それだと会社の代表番号ではなく携帯電話番号からの発信が必要になります。

相手がすでにその番号を知っている場合は別として、090や070などの見慣れない番号からかかってきたら不信感を抱かれて電話に出てもらえないかもしれません。

また、社用携帯電話からではなく社員個人の携帯電話から発信する場合、プライバシーに関しても懸念点が出てきます。

個人の携帯電話からかけると、相手に社員のプライベートの番号が知られてしまいます。

電話の取次ぎに時間がかかる

ビジネスフォンは電話の取次ぎに時間がかかることも問題です。

担当者がテレワーク中の場合、オフィスで顧客からの着信を受けた社員は、その担当者へ電話を取り次がなければなりません。

その場合、以下のどちらかの流れで処理します。

①の場合はその場で顧客と担当者が話せるため、比較的スムーズです。
ただし前述のとおり、転送による通話料が発生します。

②のように折り返し対応をする場合、かかってきた電話にすぐに対応できません。
すぐに折り返せなければ、顧客を待たせることになり、顧客満足度の低下につながる恐れもあるでしょう。

通話料や転送料などコストが膨らむ

通話料や転送料などコストが膨らむことも、ビジネスフォンの問題点です。

オフィス内にいる社員同士の通話は内線となるため、通話料がかかりません。

しかし、以下のようなケースでは外線となり、通話料が発生します。

最近はテレワークを推進する企業が多くなってきましたが、オフィス内の社員同士でないと無料内線通話ができないのはネックです。

ZoomなどのWeb会議サービスを使って連絡すれば無料で連絡できますが、ちょっとした要件であれば電話のほうが楽でしょう。
またLINEで通信することもできますが、相手のIDを知らなければ通信できません。

また、転送にかかるコストも無視できません。

オフィスへの着信を誰かに転送する場合、転送元であるオフィスから転送先までの通話料がかかります。

転送回数が多かったり1回の電話が長かったりすると、総じて大きな支出になるでしょう。
転送先が携帯電話なら携帯電話料金扱いになり、余計にコストがかかります。

詳しくは後述しますが、『ボイスワープ』などの外部サービスを利用して転送処理する場合、通話料とは別に月額利用料金も発生します。

テレワークで会社電話の応対をする4つの方法

テレワーク中に会社電話の応対をする方法には、以下のようなものがあります。

それぞれの方法の特徴を見ていきましょう。

方法①当番制で社員が会社に出社する

1つ目の方法は、当番制で社員が交替で出社することです。

先述のとおり、ビジネスフォンではオフィス以外の場所で会社への着信を受け取れません。
そのため、誰かがオフィス内で電話番をしなければなりません。

そこで、社員の間でスケジュールを決め、交替で出社するタイミングを決めます。
曜日あるいは週や月ごとに出社する社員を割り当て、オフィスにかかってくる電話を受けてもらいます。

こうすれば、会社への着信を取りこぼす恐れはなくなるでしょう。

ただし、この方法にはいくつか問題があります。
まず、誰か1人は必ず出社しなければならないため、完全テレワークへの意向は不可能です。

また、出社する社員に対して着信の数が多いと、出社する社員が電話対応に追われ、自身の業務に集中しにくいでしょう。
いったん電話をあずかって折り返し電話の約束をするときは、とくに取次ぎの手間が大きくなります。

さらに転送をすれば、オフィスから担当者へ外線通話料金がかかり、折り返し時にも通話料がかかります。

方法②電話の転送サービスを利用する

テレワーク中に電話応対する別の方法は、転送サービスを利用することです。

これはNTTが提供する『ボイスワープ』などの転送サービスを利用して、オフィスへの着信をほかの番号へ転送する方法です。

あらかじめ転送条件や転送先を指定しておき、必要に応じて転送処理を自動で行います。
着信をすべて転送する設定にしたり、応答がないときに転送したりするなど、柔軟な切り替えが可能です。

この方法なら、誰かが出社しなくても、会社への着信を自宅や外出先で受け取れます。

ただし、この方法にもいくつか不便な点があります。
『ボイスワープ』を例にしてみましょう。

まず、『ボイスワープ』では転送先に指定できる番号は基本1つだけです。
これだと、指定された番号の担当者に負担が集中してしまうでしょう。

また前述のとおり、『ボイスワープ』の利用に税込880円の月額料金（事務用）と通話料金がかかります。
コスト面からすれば、お得感はありません。

さらに『ボイスワープ』では通常、発信した相手の番号が表示されますが、これだとオフィスからの転送なのか、直接自分にかかってきた電話なのか区別できません。

会社宛てか自分宛てかで応答方法を変えると思いますが、区別がつかないと判断に迷ってしまいます。

ついでに言えば、『ボイスワープ』の設定を「応答後転送」にしていると、表示されるのは転送元であるオフィスの番号です。
その場合、その転送に応答できないと、誰に折り返したらよいのか分からなくなるでしょう。

『ボイスワープ』などの転送サービスは便利ですが、テレワーク中の電話業務に関する問題点を十分には解決できません。

方法③電話代行サービスを利用する

電話応対の別の方法は、電話代行サービスを利用することです。

電話代行サービスとは、オフィスにかかってくる電話を外部の業者に対応してもらい、必要に応じて取り次いでもらうサービスです。

代行する業者は会社名を名乗って応対するため、発信者は会社と話すのと同じ感覚で要件を伝えられます。

この方法だと、当番制で出社する必要はありませんし、セールス電話や勧誘電話への対応で社員が時間を奪われることもありません。

人手不足に悩んでいる会社であれば電話応対するスタッフをスポットで確保できて便利です。

ただし電話代行サービスには、月額利用料金は数千～数万円ほどかかるでしょう。

また、コールオーバーの料金が積み上がると、コストがかさみます。
※コールオーバーとは、あらかじめ決められた本数を超える電話応対に対して徴収される料金。

さらに外部のスタッフであるゆえに、専門性の高い内容の受電には対応できません。
クレームなど、社員でしか対応できないような内容の場合、顧客対応の初動が遅れやすいでしょう。

方法④クラウドPBXを導入する

テレワーク中に電話応対する方法には、「クラウドPBX」の導入も挙げられます。

結論を言うと、ご紹介している4つの電話応対方法のなかで、クラウドPBXの導入がもっともおすすめです。

クラウドPBXを導入すると、テレワーク中の電話業務が以下のよう低コスト化・効率化します。

クラウドPBXの効果については、詳しく後述します。

クラウドPBXは従来のビジネスフォンとはまったく異なる電話システムです。導入することで、どの会社も多くのメリットを享受できるでしょう。

テレワークの電話問題を解決する「クラウドPBX」とは

クラウドPBXとは、「クラウド上にあるPBX（主装置）を利用して代表番号の発着信を行う電話システム」です。

従来のビジネスフォンの場合、オフィスに設置した主装置と固定電話機を有線接続しなければならず、電話業務はオフィス内に限られていました。

一方クラウドPBXでは、社内ではなく「クラウド上（ネットワーク上）」に主装置の機能を構築するため、インターネット環境がある場所ならどこでも会社電話の応対が可能になるわけです。

つまりオフィスの外でも会社番号の発着信や、社員同士で無料の内線通話などができるようになり、オフィスに縛られない電話環境を構築できます。

さらにクラウドPBXでは置き型の電話機（IP電話機、SIPフォン）だけでなく、社員自身のスマホやPC、タブレットでも利用できる点が大きなメリット。

PBXや電話機などの機器の設置や、大掛かりな配線工事が不要のため、導入がスピーディな上に初期費用も大幅に削減できます。

クラウドPBXについてより詳しく知りたい方は、以下の記事も参照してください。

【図解】クラウドPBXとは？仕組みやメリット・デメリットを簡単解説

クラウドPBXがテレワークに最適だと言える4つの理由

では次に、具体的にクラウドPBXを導入することでどのようなメリットが生まれるのか、次の4点に絞って具体的に解説します。

これらのメリットを活かすことで、テレワーク中の電話業務を効率的に行えるに行えるので、詳しく見ていきましょう。

場所を問わず会社の代表番号で発着信できる

クラウドPBXを導入すると、場所を問わず会社の代表番号で発着信できます。

クラウドPBXでは、オフィスにいなくても、会社への電話をスマートフォンで受電できます。
つまりテレワーク中の社員でもオフィスにいるかのようにして電話業務が可能です。

また、自宅でも外でも、会社代表番号で発信できます。

従来のビジネスフォンのように、携帯電話番号から発信する必要はなく、プライベート番号が伝わることもありません。
会社代表番号から発信するために、わざわざオフィスへおもむく必要もありません。

好きな場所から会社代表番号を使えるため、顧客や取引先との連絡がスムーズです。

離れた場所にいる社員同士の通話が無料

別のメリットとして、離れた場所にいる社員同士の通話が無料になることです。

同じクラウドPBXシステムに接続された端末は、すべて内線でつながった状態です。

そのため、自宅からであれ出先であれ、離れた場所にいる社員同士の通話はすべて無料になります。
複数の拠点間にいる社員が連絡するときも同様です。

対応していれば、海外にいる社員に電話をかけるときも、同じく無料でかけられます。

テレワークなのに、オフィスにいるのと同じような感覚で社員同士の内線通話が可能です。

通話料金がかからなければ、社員同士でのコミュニケーションを取りやすくなります。
業務についての相談や確認を、コストを気にせず行えるようになり、「報連相」の徹底にもつながるでしょう。

電話の転送にかかる費用を削減できる

クラウドPBXを利用すると電話の転送にかかる費用を削減できます。

会社への電話を、オフィスやほかのスマートフォンで受電してから別の社員へ転送する場合、その電話は内線になるため、通話料金がかかりません。

従来のビジネスフォンだと、転送通話料が発生します。
転送の回数が多い＆1回の通話が長い場合、高額なコストがかかってしまいます。

クラウドPBXでは転送にかかるコストの心配がないため、社員の居場所が問題にならず、テレワークを推進しやすいです。

社員のスマートフォンが使えるため端末の貸与が不要

クラウドPBXでは、社員のスマートフォンが使えるた端末の貸与が不要です。

クラウドPBXでは固定電話機だけでなく、スマートフォンやタブレット・PCなども電話機として使えます。
社用携帯電話でもかまいませんが、社員個人の端末も利用可能です。

社員の端末を業務に使うことを「BYOD」と呼びますが、BYODを推進すれば、会社が端末を貸与する必要がなくなります。

わざわスマートフォンを購入しなくてよいため、設備費の削減が可能です。

クラウドPBXを利用した電話業務に関するQ&A

ここからは、クラウドPBXを利用した電話業務について、役立つ質問と回答を取り上げます。

それぞれのQ&Aを見ていきましょう。

いま使っている電話番号を引き継げるかどうか

クラウドPBXでは既存の会社代表番号を引き継ぎ可能です。

ただし、クラウドPBXのタイプや既存の電話番号の種類によっては引き継げない場合もあります。

実はクラウドPBXには、大きく分けて以下の2タイプが存在します。

機器設置型クラウドPBXであれば、既存の番号を引き継げる可能性が高いです。

ただし引き継ぎには、以下のような条件を満たしている必要があります。

ほかに、移転するさいに移転先が市外局番のエリア内であることなども引き継ぎ条件です。

一方、完全クラウドPBXの場合は既存番号を引き継げない場合が多いようです。
ただし一部のサービスでは対応しているため、詳しくは各ベンダーに問い合わせましょう。

導入前にトライアルで実際に試せるかどうか

多くのクラウドPBXベンダーは、無料トライアルを実施しています。

多くの方は、クラウドPBXの「音質」や「使用感」が気になるはずです。

従来のビジネスフォンと比べてのメリットや、アプリの使いやすさなどを体験してから、導入するか検討したいでしょう。

良心的なベンダーであれば、無料でトライアルさせてくれるため安心です。

トライアル期間は、おおむね2週間前後です。

初期費用やランニングコストはいくらかかるか

クラウドPBXのベンダーにより、料金体系は大きく異なります。

たとえば導入費用が無料のベンダーもあれば、数万円かかるベンダーもいます。
あるいは、通常は数万円かかるものの、キャンペーンで無料にしてくれるところもあり、各社さまざまです。

ランニングコストについても各社まちまちですが、月々1,000円前後から使えるサービスもあります。

利用するユーザーの数や、契約する付加機能によってトータルコストは変わります。

「初期費用が安くてもランニングコストが高い」ケースや、「基本料金は安いのにオプションをつけたら高額になる」ケースはめずらしくありません。

自社でどのような使い方をしたいか検討・把握した上で、トータルコストを見て選ぶことが大切です。

OFFICE PHONEの無料トライアルで体験しませんか？

このような方は、まずはクラウドPBX「OFFICE PHONE」の無料トライアルで試しませんか？

OFFICE PHONEは、通話品質は総務省基準で最高の「クラスA」を獲得していながらも、リーズナブルな料金設定を実現しており、数多くの企業様から選ばれているクラウドPBX。

料金については、キャンペーン適用で初期費用無料、1端末あたりのライセンス料金は98円から、月額料金は3，400円からと他社よりも安く導入・運用できます。

さらにお客様の条件によっては最短即日からご利用いただけるため、テレワークの電話環境を今すぐに構築したい方にもおすすめです。

「本当に通話品質がよいのか試したい方」や「いまの電話環境がどう変わるのか体感したい方」は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

テレワークの電話に関する些細なご相談やお見積りだけでも、お待ちしております。

まとめ

クラウドPBXは、テレワークにおける以下のような電話業務の問題を解決できる、最適なソリューションです。

クラウドPBXでは、インターネット接続さえあれば通常の電話業務をどこからでも行えるためテレワークにぴったりです。

また社員間の通話や転送が無料になるため、コスト面でも大きなメリットが生まれます。

テレワークの電話環境にお悩みの方は、ぜひ一度「OFFICE PHONE」はじめ、クラウドPBXの便利な機能をお試しください。