クラウドPBXのFAX送信方法｜メリット・注意点・サービスも紹介
外出先でも会社番号を使って外線の発着信や、社員同士の内線通話ができる「クラウドPBX」。
「クラウドPBXを導入すると、FAXの送受信はどうなるの？」と疑問に思っている方も多いかと思いますが、実はオフィスの外でもFAXが使えるようになります。
それにより、業務効率化が実現するだけでなく、ペーパーレス化でインク代や紙代などのコストを削減することも可能です。
そこで本記事では、クラウドPBXのFAX機能を使う際の注意点や利用するメリット、FAX対応のおすすめクラウドPBXサービスを一挙ご紹介します。
自社に最適なクラウドPBXを導入した上で、不具合なくスムーズにFAXの送受信をしたい方は最後まで必見です。
最新の電話システム「クラウドPBX」とは？
「クラウドPBX」を一言で説明すると、インターネット回線を使った電話サービスのことです。
従来のビジネスフォンは、PBX（主装置）をオフィス内に設置し、各電話機に電話線を使用し物理的につなぐことで、内線・外線・転送などの機能が利用できていました。
一方、クラウドPBXは主装置や電話回線を使わず、インターネットを通じて複数の電話機をつなぎます。
そのため固定電話だけでなく、スマートフォン・パソコン・タブレットでもビジネスフォンの機能が利用可能です。
電話回線ではなくインターネット回線を利用して通話するクラウドPBXは、従来のビジネスフォンにはなかったさまざまなメリットがあります。
クラウドPBXについてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
クラウドPBXでFAX機能は使えるのか？
クラウドPBXではFAX機能を利用できますが、サービスによっては使えない場合もあるので注意しましょう。
そのため、クラウドPBX導入後もFAX機能の使用を希望する場合は、使用可能かどうか確認する必要があります。
ホームページなどをチェックし、掲載していなければ一度メーカーに問い合わせてみましょう。
クラウドPBXでFAX機能を使う際の注意点
サービスにもよりますが、クラウドPBXでもFAX機能の利用が可能です。
しかし、今までと同じようにすべての機能を使えるわけではありません。
ここからは、クラウドPBXでFAX機能を使う際の注意点を解説します。
①複合機のFAX機能とは併用できない
クラウドPBXを導入すると、複合機のFAX機能との併用ができません。
FAXを送受信する時の信号が複合機を通らず、PBXからそのままスマートフォンやパソコンに行くためです。
そのため、外出先でクラウドPBXを使って営業がFAX送信したり、オフィスでは事務員が複合機でFAX送信したりするような使い方はできません。
クラウドPBX導入後は、クラウドPBXからしかFAXを送信できない点を理解しておきましょう。
②FAX送信時のデータ容量が制限される場合がある
クラウドPBXのFAX機能は、1回もしくはひと月の送信に対して送信可能な枚数が限られている場合があります。
例えば、一度に100枚の資料を送信したい場合も、1回に送信可能な枚数が50枚と制限されていれば、2回に分けて送る必要があります。
また、ひと月の送信枚数が制限されている場合は、月の前半にたくさんFAX機能を送ると、後半は送れなくなってしまう可能性もあるでしょう。
クラウドPBXのFAX機能を多用する場合は、導入前に説明書など1回あたり、またはひと月あたりのデータ容量の上限を確認しておきましょう。
③送信データの向きやサイズが制限される場合がある
クラウドPBXのFAX機能の中には、送信データの向きやサイズが制限される場合があります。
サービスによっては、A3や、横向きは送信できないなどのケースもあるため、今まで利用していた方法で印刷ができない場合があるので注意が必要です。
導入前にクラウドPBXのFAX機能のページをよく確認し、対応用紙や利用可能な向きをしっかりチェックしておきましょう。
クラウドPBXでFAXを送受信する4つの方法
クラウドPBXでもFAX機能は使えますが、使用するためにはひと手間必要になります。
そこでここからは、クラウドPBXでFAXを送受信する4つの方法をご紹介します。
使用方法を事前に確認して、クラウドPBX導入後もスムーズにFAXを使えるように準備をしましょう。
①変換アダプタを使用する
クラウドPBX導入後も、今まで通りFAXを利用するために最も用いられているのが、変換アダプタを使用する方法です。
変換アダプタにクラウドPBX用の専用アダプタ（VoIPゲートウェイ）と、既存のFAX配線を接続することで、従来通り複合機のFAX機能を使用できます。
変換アダプタを使用すれば、クラウドPBX導入後も使い慣れている複合機を使用できるため、ストレスなく移行できるでしょう。
②クラウドFAXを利用する
クラウドPBXのサービスによっては、オプション機能としてクラウドFAXを提供している場合もあります。
なおクラウドFAXとは、スマートフォンやパソコンで、クラウドPBXのベンダーが提供している専用のアプリを使ってFAXを送受信できる機能です。
クラウドFAXを利用すると複合機が必要なくなるため、オフィスが手狭な企業や、これから事務所を立ち上げる企業におすすめです。
※インターネットを使ったFAX送信サービス「インターネットFAX」とは異なります。
③FAX用にアナログ回線を残す
すべての回線をクラウドPBXに切り替えてしまうのではなく、FAX専用にアナログ回線を残しておくのも一つの手です。
そうすることで、クラウドPBXによりビジネスフォンの機能は進化させつつ、FAX機能は何の変更もなく使用できます。
ただし、NTTのアナログ回線でのみ利用できる方法なため、その点だけ注意が必要です。
工事などをともなわない方法であり、手間やコストを抑えられるのがメリットです。
④新規のFAX番号に転送する
「変換アダプタを設置するのが手間……」「アナログ回線を残せない番号だった……」といった場合には、既存のFAX番号でのやり取りを、クラウドPBX用に取得したFAX番号に転送する方法もあります。
この方法のメリットは、複合機の操作性が変わらないため、ストレスなく移行できる点です。
しかし、転送する際は1通信あたり8円ほどの通信料がかかります。
通常の受信料が無料であることを考えると、有料なのはデメリットといえるでしょう。
クラウドPBXでFAXを利用する5つのメリット
実はクラウドPBXでFAXを利用すると、従来のFAX機能にはなかったメリットを得られます。
ここからは、クラウドPBXでFAXを利用するメリットを5つご紹介します。
業務効率化、コスト削減とビジネスを促進するものばかりですので、ぜひご覧ください。
①どこにいてもFAXを送受信できる
クラウドPBXでFAXを利用すると、外出先などでもFAX内容を確認できます。
これは、スマートフォンやパソコンでFAXを送受信できるクラウドPBXのメリットです。
営業中などでオフィスに外にいても、届いたFAXの内容を確認できたり、緊急で対応しなければならない資料を送れたりします。
わざわざオフィスに戻らずに済むため、業務効率が大幅に上がります。
どこにいてもFAXが送受信できるのは、クラウドPBXでFAXを利用する1番のメリットといえるでしょう。
②今のFAX番号がそのまま使える
インターネットを利用してFAXのやり取りを行う「インターネットFAX」を導入する場合、サービス提供会社から発番されるFAX番号に切り替えが必要なサービスもあります。
この場合、今使用しているFAXを番号が変わることになり、顧客や取引先へのアナウンスに手間がかかってしまいます。
しかし、クラウドPBXならFAX番号はそのまま使えます。
そのため、導入後も今まで通り顧客とのFAXのやり取りが可能です。
今のFAX番号を変える必要がないことも、クラウドPBXを選ぶ大きなメリットです。
③複合機の購入が不要
クラウドPBXのFAX機能はインターネット上にあるサーバーを通し、スマートフォンやパソコンでFAXをやり取りするため、複合機が必要ありません。
複合機は、100万円以上するケースも珍しくない高額なものです。
また、法人ではリース契約が一般的ですが、リース契約はリース料やカウンター料金が発生するため、結果的に複合機購入相当額の費用がかかってしまうこともあります。
クラウドPBXでFAXを利用すると高額な複合機を購入する必要がないため、設備投資を大幅に抑えられるでしょう。
④コスト削減につながる
クラウドPBXでのFAX利用は、コスト削減にもつながります。
従来のFAXでは、受信したものの多くが印刷されていたため、不要なデータでも用紙代・インク代がかかっていました。
しかし、クラウドPBXでは必要なデータのみを選択して印刷できるため、用紙代とインク代のどちらも抑えられるでしょう。
クラウドPBXでFAXを利用することで、従来よりも日常でかかるコストを削減できることもメリットです。
⑤ペーパーレス化を促進できる
クラウドPBXでFAXを利用することで、ペーパーレス化の促進につなげられます。
クラウドPBXなら、印刷しなくても送受信したデータの共有ができ便利です。
ほとんどのクラウドPBXには、グループウェアなどのファイル共有機能が搭載されているため、送受信したデータの共有を円滑に進められます。
ペーパーレス化により、コスト削減はもちろん、業務効率化や生産性向上などのさまざまな効果を期待できるでしょう。
FAX対応のおすすめクラウドPBXサービス3選！
クラウドPBXはさまざまなメーカーが販売しているため、どのサービスを選べばよいか悩んでしまう方も多いはずです。
ここからは、FAXに対応したおすすめのクラウドPBXを3つご紹介します。
良質なサービスを厳選しましたので、ぜひ参考にしてください。
低価格・高機能でコストパフォーマンス抜群「OFFICE PHONE」
「OFFICE PHONE」は、低価格と高い機能性のバランスが取れたコストパフォーマンスに優れたクラウドPBXです。
月額料金は1端末98円〜、市内通話3分8円と外線通話料が一般的な通信会社よりも安く、ランニングコストが低いのが魅力です。
さらに導入時の大掛かりな工事も必要ないため、導入コストも抑えられます。
また低価格であるにもかかわらず、従来のビジネスフォンと同等以上の音質を実現。
FAX機能はもちろん、留守番電話、クラウド勤怠管理システムなど、多くの便利なオプション機能を備えているのが特徴です。
また、OFFICE PHONEでは無料トライアルを実施しているため、使い勝手や通話品質などを導入前にチェックできるのもメリットです。
OFFICE PHONEは、低価格・高機能とコストパフォーマンスに優れているため、「コストを抑えたい」「業務効率もしっかり改善したい」とお考えの方に最適なサービスです。
大企業も導入する安心感「MOT/PBX」
（画像引用：MOT/PBX 株式会社バルテック）
「MOT/PBX」は、日本人が使いやすい電話サービスを研究・開発して15年以上経つ、法人電話の老舗が提供するクラウドPBXです。
開発・販売だけでなく、設置・設定工事やサポートまで行っており、万が一のトラブルにも迅速に対応できるのが魅力です。
このような安心感があるため、小規模企業から内線数2,200を超える大規模企業まで、幅広い企業が導入しています。
FAX機能に関しては送受信を何枚行って無料や、FAX番号が変わらないなどメリットも豊富です。
サポート面の充実を求める方は、 MOT/PBXを選ぶのもよいでしょう。
業界最高峰の通話品質「モバビジ」
（画像引用：モバビジ クラウドテレコム株式会社）
「モバビジ」は、音声品質の向上に力を入れているクラウドPBXです。
「モバビジ」は従来のサービスとは異なり、独自の回線を利用しています。
そのため、音声品質が非常に高く、通話中にノイズが入ったり途切れたりすることがほとんどありません。
またWi-Fi環境下でも通話品質が維持されるように、LTE優先制御を採用しているため、高い通話品質を提供しています。
さらに「モバビジ」は初月の費用がかからないため、導入の負担が心配な方でも利用しやすいクラウドPBXといえるでしょう。
まとめ
クラウドPBXでも基本的にFAX機能は使えますが、サービスによっては使えない場合もあるため、導入前にしっかりチェックする必要があります。
クラウドPBXでFAXを利用すると、外出先でもFAXデータが送受信できることや複合機の購入が不要になるなどの利点があります。
従来のFAX機能にはなかった数多くのメリットが得られ、業務効率化・コスト削減につながります。
FAX機能に対応したクラウドPBXをお探しなら、OFFICE PHONEを提供している弊社「OFFICE110」に相談ください。
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