クラウドPBXで転送コスト削減＆業務効率化！従来との変化とは【お役立ち情報】 | OFFICE110

「便利機能」記事一覧

クラウドPBXで転送コスト削減＆業務効率化！従来との変化とは

クラウドPBXを導入すれば、従来のビジネスフォンの「転送」コストがゼロになります。

その理由を簡単に説明すると、クラウドPBXではオフィスの外でも直接代表番号への着信が受けられるほか、外出中の社員にも社内にいるのと同じように保留転送ができるからです。

またコスト削減が実現するだけでなく、社外での顧客対応が従来よりもスムーズになるため、顧客満足度アップにつながる点も大きなメリットです。

そこで本記事では、クラウドPBXの転送機能について大きく分けて以下の3点を徹底解説します。

さらに、コスト削減におすすめのクラウドPBXも併せてご紹介しますので、サービス選びにお悩みの方もぜひ参考にしてみてください。

転送問題を解消できる「クラウドPBX」とは？

まずはクラウドPBXの概要について解説します。

どのような仕組みでサービスが提供されていて、従来のビジネスフォンとの違いなどが分かると、転送機能についても理解しやすくなります。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXは、ネットワーク上にある「主装置（PBX）」を利用して、会社番号の受発信をコントロールするクラウドサービスです。

「主装置（PBX）」とは、各電話機の受発信をコントロールする装置で、電話システムのいわば「頭脳」にあたる部分です。

主装置（PBX）はもともと物理的な装置で、従来ならオフィス内に設置されます。
しかしクラウドPBXでは、主装置の機能を持つネットワーク上のサーバーを利用します。

主装置と電話機はインターネット回線で結ばれるため、インターネットに接続さえすればどこからでも主装置を介した受発信が可能です。

またクラウドPBXでは、スマホやタブレット、PCなどさまざまな端末が電話機として使えます。

スマホやタブレットなども使えるようになったことで、インターネットに接続さえすればこれらの端末を使ってどこからでも会社番号で受発信ができることがクラウドPBXの特徴です。

また、主装置につながった電話機同士は内線で接続されている状態なので、「無料」で内線通話ができます。

クラウドPBXの詳しい構成図については、以下の記事もご参照ください。

【初心者向け】クラウドPBXの構成図を解説！ビジネスフォンと比較

従来のビジネスフォンとの違い

クラウドPBXと従来のビジネスフォンとの違いは以下のとおりです。

	クラウドPBX	従来のビジネスフォン
主装置の場所	ネットワーク上のサーバー （クラウドサービス）	オフィス内
通信回線	インターネット回線	電話回線
主装置と電話機の接続	有線・無線	有線
会社番号での受発信（オフィス内）	〇	〇
会社番号での受発信（オフィス外）	〇	×
電話機として使える端末	スマホ タブレット PC 固定電話機	固定電話機
離れた場所にいる社員同士の通話	無料の内線通話	有料の外線通話

クラウドPBXは前述のとおり、インターネット回線で主装置と電話機を接続します。

有線LANでもWi-Fiでも5Gでも、インターネットがつながればどこでも、会社番号での受発信が可能です。

一方ビジネスフォンでは、電話回線で主装置と電話機を有線接続するため、オフィス外では会社番号での受発信ができません。

外出時の連絡はスマホから「携帯電話番号」で行うことになります。

両者の大きな違いは、「主装置を介した受発信に場所の制限があるかどうか」です。クラウドPBXを導入することで、これまでよりもずっと自由に、会社番号での電話業務ができるようになります。

クラウドPBXの導入で「転送」はどう変わる？

ここからは、クラウドPBXの導入により、転送機能にどのように変わるのかご紹介します。
おおまかに挙げると、以下の4つの変化があります。

転送コストが無料になる

1つ目の変化は「転送コストが無料になること」です。

これまで有料だった転送が、クラウドPBXだと無料になります。

従来のビジネスフォンだと、外部からの電話を外出中の担当者に転送する際に、転送料金がかかっていました。

転送料金がかかる例としては、以下のようなケースです。

この場合、オフィスで受ける着信は無料ですが（フリーダイヤル除く）、社員Bから担当者Cへの転送に料金がかかります。

担当者Cのスマホはオフィス内の主装置と接続されておらず、両者の間では内線通話ができないからです。

このような転送をすることが多い会社だと、転送料金のコストが高くつくでしょう。

クラウドPBXを導入すると、社員Bから担当者Cへの転送に料金が無料になります。

社員Bの電話機も担当者Cのスマホも主装置につながっており、両者は内線通話が可能だからです。

転送の回数や通話時間に関係なく、どれだけ転送をしても無料です。離れた拠点へ保留転送する場合も同じで、転送料金はかかりません。取次ぎすることが多い会社であれば、これだけで多額の料金を節約できます。

複数の端末で同時に着信できる

2つ目の変化は、「複数の端末で同時に着信できること」です。

これまでオフィス内か限られた端末でしか受けられなかった着信を、クラウドPBXでは複数の端末で同時に受けられます。

従来のビジネスフォンだと、会社番号にかかって来る電話を受けられるのは、基本的にオフィス内のみです。

固定電話機に搭載されている転送機能を使えば、着信を転送して外出先でも受信できますが、転送先は一つしか設定できないなどの制限があるため、使い勝手はよくありません。

さらに転送料金やサービス利用料などがかかってしまいます。

それに対してクラウドPBXでは、会社番号への着信を、オフィス内の電話機やオフィス外にいる社員のスマホで「同時に」受けられます。

オフィスにいる社員はもちろん、テレワーク中の社員や出張先にいる社員であっても着信時に同時に鳴らせることが可能です。

この機能を使うと、そもそも転送作業自体が不要になることもあります。

オフィスにいる社員が電話を受ける代わりに、外出中の担当者が受ければ、取り次ぎの手間をなくすことができます。

従業員が少ない場合や、個人経営の場合でも、オフィスの電話とスマホに同時に着信が来るため、電話の取りこぼしを防げます

着信時に相手の電話番号が分かる

3つ目の変化は、「着信時に相手の電話番号が分かること」です。

これまでは、電話が誰からかかってきたのか、あるいはどこにかかってきているか分かりませんでしたが、クラウドPBXなら分かります。

例えば、以下のケースをイメージしてください。

従来のビジネスフォンの場合、電話機の機械転送機能を使う場合と「ボイスワープ」を使う場合とで、以下のような問題が生じていました。

このように従来のやり方だと、電話をどのように取るべきか、そもそも取る必要があるのか迷ってしまうことがあります。

一方クラウドPBXの場合、発信者の番号が通知され、かつオフィスにかかってきた電話であることが分かるため、転送方法で悩むことがありません。

クラウドPBXでは専用アプリを通して受発信するので、着信時に専用アプリが立ち上がれば、それは会社番号への着信であるのが一目瞭然です。

転送の折り返しも会社番号で可能

4つ目の変化は、「転送の折り返しも会社番号で可能なこと」です。

何らかの理由で電話が取れなかった場合、顧客や取引先に折り返し電話をする必要があります。

従来のビジネスフォンだと、ここで問題が発生します。

手元のスマホからだと、主装置に接続されていないため、会社番号での発信ができません。

会社番号でかけるためには、一度オフィスに戻る必要があります。
これだと余計な手間がかかるほか、相手を待たせてしまい、顧客満足度にも悪影響があるでしょう。

クラウドPBXだと、このような手間やリスクがありません。

スマホから会社番号で発信できるため、どこからでも相手へすぐに折り返し連絡ができます。

転送不要！クラウドPBXが活躍する会社の特徴

ここからは、クラウドPBXがおすすめの会社の特徴について解説します。

該当する会社の方は、ぜひクラウドPBXの具体的な活躍シーンをイメージしながらお読みください。

テレワークを本格化している

クラウドPBXがとくに役立つ会社のなかに、「テレワークを本格化している会社」が挙げられます。

テレワークを導入・推進したい会社は数多くありますが、ときにネックになるのは電話業務です。

従来のビジネスフォンの場合、会社にかかって来る電話を受け取るには、オフィスに誰かがいなければなりません。

これだと、せっかくテレワークを導入しても、中途半端な状態になるうえに、出社する社員に電話応対の負担がかかってしまいます。

出社せずに着信を転送する方法もありますが、前述のとおり、転送通話料がかさんでしまいます。

一方クラウドPBXだとインターネットさえあれば、自宅でもカフェでも、オフィスにいるのと同じ要領で電話業務ができるため、電話応対のためだけに出社する必要はありません。ほかの社員とも無料で内線通話できて効率的です。

社員の外出や出張の機会が多い

「社員の外出や出張の機会が多い会社」でも、クラウドPBXは活躍します。

繰り返しますが、クラウドPBXの特徴は、場所の制限なく会社番号での受発信ができることです。

従来はオフィス内でしかできなかった電話業務を、外出先や出張先で行えます。

メーカーが対応していれば、海外にいてもオフィス内同様に電話業務を行うことができます。

担当者が四六時中オフィス外にいる場合や、営業周りをすることが多い場合など、オフィスにいない場合に、この機能は非常に便利です。

時間外の電話対応が多い

「時間外の電話対応が多い会社」でも、クラウドPBXは役立ちます。

営業時間外や休日の電話対応が多い場合、従来のビジネスフォンだと電話を取り逃してしまうことが少なくなかったでしょう。

オフィスが無人のため、電話を取ることができないからです。

クラウドPBXを導入すると、手元にあるスマホで着信を受けられるため、オフィスにいなくても問題ありません。

本社以外に拠点が複数ある

「本社以外に拠点が複数ある会社」にも、クラウドPBXはおすすめです。

クラウドPBXでは拠点間での通話が内線でできるため、通話料を気にせずに話せます。

別拠点あての電話を、一度自分のいる拠点で取ってから転送したい場合にも、無料で簡単に取り次げます。

このように拠点間での連絡がスムーズかつコストなく行えるため、複数拠点を持つ会社にも最適です。

コスト削減にもおすすめのクラウドPBX3選！

ここからは、コスト削減におすすめのクラウドPBXとして、以下の3つのサービスをご紹介します。

それぞれのサービスの特徴を詳しく解説するので、クラウドPBXサービスを選ぶ際の参考にしてみてください。

1ライセンス98円～＆クラスAの品質で高コスパの『OFFICE PHONE』

『OFFICE PHONE』は、弊社、株式会社ベルテクノスのクラウドPBX。
OFFICE PHONEの強みは、高品質な音質と低コストの料金体系です。

インターネット回線を使った通話と聞くと、音質の悪さを気にする方もいらっしゃいますが、総務省の品質基準でクラスAを獲得するレベルの音質を実現しています。

高音質で定評があるNTTの「ひかり電話」をベースに電話システムを提供しているため、ノイズの少ないクリアな音質で電話業務ができます。

さらに『OFFICE PHONE』は、高品質でありながらコストパフォーマンスが高いことも魅力です。

初期費用	無料（キャンペーン適用時）
運用費用	・月額料金：3,400円～ ・ライセンス料金：98円～

キャンペーンを利用すれば導入料金は無料のため、初期費用を抑えて導入できます。

また月額料金は3,400円～と低めに設定されているほか、ライセンスは1端末あたりわずか98円～なので、利用端末が増えた際にもコストを抑えて運用することが可能です。

アプリの使い勝手に定評がある『モバビジ』

（画像引用：モバビジ クラウドテレコム株式会社）

『モバビジ』は、クラウドテレコム株式会社が提供するクラウドPBXです。

モバビジも高品質なサービスで知られており、通話品質が優れています。

外出や移動時の利用が多く、電波が安定しないような状況でも、モバイル回線を優先的に制御する技術により、安定した通話が可能です。

アプリの使いやすさも魅力の一つです。

従来のビジネスフォンからクラウドPBXに移行する場合、スマホや専用アプリを使っての操作に戸惑う方も少なからずいらっしゃるでしょう。

しかし『モバビジ』のアプリはデザインが工夫されており、使い勝手が従来のビジネスフォンとできるだけ同じになるよう作られています。

そのため社員たちが比較的簡単にクラウドPBXに慣れることができ、移行後に事業へ悪影響が出るリスクがありません。

初期費用	無料～
運用費用（税込）	・月額基本料金：4,950円（初月無料） ・アプリ使用料金：385円／1台 （※『スタンダードSプラン』の場合） ・オプション料金： 複数番号運用無料、音声ガイダンス無料、VoLTEリダイレクト1,000円、通話録音無料

最短6営業日で利用開始可能！『電話クラウド』

（画像引用：電話クラウド クラウドテレコム株式会社）

『電話クラウド』は、クラウドテレコム株式会社が運営するサービスで、導入ハードルの低さが魅力の一つです。

最短6営業日で利用開始でき、新規の電話番号を利用する場合は同時に申し込みできます。

自分で電話回線の申し込みを別途する必要がないため、オフィスを新たに立ち上げる場合にもスムーズです。（※既存の会社番号を引き継ぐことも可能。）

オフィスを構えずに、シェアオフィスや自宅スペースで事業を展開する場合にも、主装置の設置が不要なので面倒な工事なしに利用を始められます。

初期費用（税別）	3,000円～
運用費用（税別）	・月額基本料金：3,500円～ ・追加アプリ：350円／ID

まとめ

クラウドPBXを使うと、会社番号を場所の制限なく使えるようになります。

オフィス内はもちろんオフィス外でも会社番号での受発信ができるため、業務効率化とコスト削減につながります。

また複数端末に同時着信させられるため、そもそも転送自体をなくすことも可能です。

クラウドPBXを導入するのにおすすめの会社の特徴は次のとおりです。

このように転送の手間やコストを大幅に減らしたい会社にとって、クラウドPBXは最適解の一つです。

さらにクラウドPBXは転送だけでなく、BCP対策や柔軟なレイアウト変更の実現など、ほかにもさまざまなメリットがあります。

通話・転送コストや業務効率化でお悩みの方は、ぜひクラウドPBXの導入をご検討ください。

弊社の『OFFICE PHONE』では現在、設定時間5分でクラウドPBXを体験できる無料トライアルプランを提供しておりますので、お気軽にお申し込みください。