ビジネスフォンから乗り換えはクラウドPBXがおすすめの理由【完全版】【お役立ち情報】 | OFFICE110

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ビジネスフォンから乗り換えはクラウドPBXがおすすめの理由【完全版】

社内の電話業務の効率化や通話コスト削減、既存の電話システムの見直しを検討している方も多いのではないでしょうか？

そんな企業さまにおすすめなのが、ビジネスフォンに代わる最新の「クラウドPBX」。

クラウドPBXを導入すれば、オフィスに縛られない柔軟な電話環境を構築できるほか、通話料・転送料などの通話コストを大幅に削減できるため、近年数々の企業が導入を進めています。

そこで本記事では、ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えるポイントを以下の流れで解説します。

自社ではビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換えるべきなのか把握した上で、業務改善とコスト削減が実現する最適なサービスを選びたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

次世代のビジネスフォン「クラウドPBX」とは？

会社の電話環境や業務改善を検討している企業様には、今使っているビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えをおすすめします。

しかし、「そもそもクラウドPBXって何？」「従来のビジネスフォンとは何が違うの？」といった疑問を持つ方もいらっしゃるでしょう。

ここでは、クラウドPBXの基礎知識を、ビジネスフォンとの違いを含めて解説します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、クラウド上に主装置（PBX）を設置し、インターネットにつないで電話機能を利用できるサービスのことです。

インターネット環境さえあれば、場所を問わずに会社番号で発着信でき、拠点の異なるオフィス同士や外出中のスタッフとも無料で内線通話ができます。

固定電話機だけでなく、スマートフォン・タブレット・PCなど通信可能な端末をビジネスフォンとして使えるのも、クラウドPBXの大きな特徴の一つです。

クラウド上のサービスであることを活かして、ネットFAXなど従来のビジネスフォンにはないさまざまな機能が使えるようになり、業務効率化にもつながります。

クラウドPBXの仕組みに関して詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

【図解】クラウドPBXとは？仕組みやメリット・デメリットを簡単解説

クラウドPBXとビジネスフォンの違い

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クラウドPBXとビジネスフォンの違いは、大きく以下の2つです。

主装置の設置場所

従来のビジネスフォンは、オフィス内での主装置設置が必須です。

主装置は高額で、固定電話につなげるために電話線を張り巡らすなど工事もすることになります。

オフィスを移転する際は、導入時と同様に主装置の設置工事と電話線を張り巡らす工事が発生するため大変です。

これに対して、クラウドPBXはクラウド上に主装置を設置するため、主装置の購入費用や大がかりな配線工事などを必要としません。

オフィス外での会社番号を使った発着信の可否

従来のビジネスフォンの場合、会社番号での発着信はオフィス内に限定されます。

オフィス外で携帯電話を利用する際は、各社員の携帯番号で発着信することになります。

クラウドPBXの場合、インターネット環境にあれば場所を問わずに、通信可能な端末を使って会社番号で発着信が可能です。

ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える8つのメリット

通話コストや業務改善を検討して、従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える企業は増えています。

クラウドPBXへ乗り換えるメリットは、主に8つのメリットがあります。

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

オフィスの外でも会社番号で発着信できる

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えることで、オフィスの外でも会社番号で発着信できるようになります。

従来のビジネスフォンの場合、たとえば営業で外回りをしている社員は、会社番号で発信するために一度オフィスへ戻る必要がありました。

携帯電話を使う場合は、その携帯番号で発着信をすることになり、仕事とプライベートを分けるのが難しいケースも少なくありません。

クラウドPBXによりオフィス外でも会社番号で発着信できれば、外出中やテレワーク時の電話業務もスムーズに行えます。

またコールセンターや問い合わせ窓口などの業務も、複数拠点で同じ電話番号を使えるクラウドPBXを活用することで導入しやすくなります。

離れた場所で働く社員同士の内線通話が無料になる

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えるメリットには、離れた場所で働く社員同士の内線通話が無料になることも挙げられます。

従来のビジネスフォンでは、社内でのみ無料の内線通話が可能です。
別拠点で働く社員や外出中の社員へ電話をする場合は、外線通話となり通話料が発生します。

クラウドPBXの場合、インターネットにつないで通信可能な端末を持っていれば、場所を問わずに内線通話が可能です。

別拠点で働く社員やテレワーク中の社員、外出中の社員とも無料の内線通話が可能で、通信コストを大幅に削減できると期待できます。

取り次ぎは転送不要で通話コストを削減できる

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えるメリットには、取り次ぎは転送不要で通話コストを削減できることも挙げられます。

従来のビジネスフォンの場合、会社にかかってきた電話を自宅や携帯電話に転送する際に、ボイスワープなど転送サービスの月額利用料や通話料が発生します。

電話に出られなかった場合や、営業電話や迷惑電話でも料金が発生するため、大きな負担になるケースは少なくありません。

クラウドPBXの場合、内線電話はすべて無料となるため転送サービスを利用する必要はなく、通話コストを大幅に削減できます。

電話機のほかに社員のスマートフォンやPCで利用できる

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えることで、電話機のほかに社員のスマートフォンやPCで利用できるのも大きなメリットです。

社員個人のスマートフォンやPCを業務に使うことを「BYOD（Bring Your Own Device）」と呼びますが、クラウドPBXを導入することで、BYODを導入しやすくなります。

使い慣れている端末は、社員の業務効率を向上させるメリットにつながります。

また、仕事用とプライベート用のスマートフォンを複数台持つ必要がなくなることにメリットを感じる社員も多いでしょう。

企業にとっても、社員個人の端末を使用することで、端末の購入費用や維持費を抑えられます。

老朽化した機器の入れ替えや点検などが不要

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えるメリットとして、老朽化した機器の入れ替えや点検などが不要であることも挙げられます。

ビジネスフォンの場合、オフィス内に主装置を設置するため、機器や装置を抱えることになります。

老朽化した際の機器の入れ替え、点検、保守費用が発生し、長い目で見ると無駄なコストがかかってしまうのがデメリットです。

クラウドPBXの場合、主装置はクラウド上に設置しているため、機器の購入やメンテナンスの費用はかかりません。

オフィス移転やレイアウト変更に柔軟に対応可能

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えるメリットには、オフィス移転やレイアウト変更に柔軟に対応可能であることも挙げられます。

前述のように、従来のビジネスフォンは主装置の設置工事や電話線を張り巡らす配線工事が必要です。

オフィス移転やレイアウト変更の際も、大がかりな工事が必要となり、業務に支障が出るケースもあるでしょう。
また工事費用が発生するため、コスト面での負担も考えられます。

この点で、クラウドPBXは大がかりな配線工事は不要で、システムの導入・拡張・移転を簡単に行えます。

ビジネスフォンの機能＋αで業務効率アップ

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えることで、ビジネスフォンの機能＋αで業務効率アップにつながると期待できます。

クラウドPBXでは、基本的にビジネスフォンの機能はすべて使えます。

それに加えて、以下のようなクラウドならではの機能も使えるのは大きなメリットです。

従来のビジネスフォンではVPN（Virtual Private Network=仮想プライベートネットワーク）を構築しなければならないような機能も、クラウドPBXでは標準で使えるようになります。

ビジネスフォンはパソコンで通話できませんが、クラウドPBXでは可能です。さらに、多機能であることで業務の幅が広がり、効率化にもつながります。

災害や緊急時に備える「BCP対策」にも役立つ

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えるメリットには、災害や緊急時に備える「BCP対策」にも役立つことが挙げられます。

BCP対策とは、「Business Continuity Plan（事業継続計画）」の略で、災害や緊急時に優先度の高い業務を早期復旧し、事業へのダメージを最小限に抑えることです。

従来のビジネスフォンは、「停電時に使えない」「出社しないと電話業務ができない」など、災害に弱い一面があります。

これに対してクラウドPBXは、インターネット環境さえあれば場所を問わずに電話業務を継続できます。

またデータはクラウド上に保管されており、従来のビジネスフォンのように物理的破損によるデータ紛失の心配もありません。

クラウドPBXなら、各社員は一時的に自宅をオフィスにして業務を継続でき、被災後にオフィスを移転する際もスムーズです。

クラウドPBXがBCP対策に最適な理由については、以下の記事でも詳しく説明しています。

クラウドPBXがBCP対策に最適な理由｜緊急時の電話問題を解決

ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える際のチェックポイント

ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える前に、確認しておきたい注意点があります。

主な注意点は以下の3つです。

それぞれの注意点を解説します。

今使っている電話番号を引き継げるか確認する

ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える際は、今使っている電話番号を引き継げるか確認しましょう。

基本的に、ひかり電話の契約が必要なクラウドPBXは、電話番号の引き継ぎができます。

しかし、ひかり電話の契約や機器設置などをしない完全クラウド型のサービスでは、電話番号を引き継げない場合があるため注意が必要です。

会社の代表番号を引き継がずに新規で発行する場合、新しい番号の周知やホームページ・名刺の修正など、余計な作業が発生します。

代表番号を変えたくない場合は、事前に電話番号の引き継ぎが可能であるかを確認しておいたほうが安心です。

初期費用やランニングコストはいくらか確認する

ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える際は、初期費用やランニングコストはいくらか確認することも重要です。

初期費用やランニングコストは、サービスによって異なります。

例えばビジネスフォンの場合、ビジネスフォン端末やビジネスフォンの機能を導入する際の初期費用が高額になる傾向が見られます。

ランニングコストは基本的に通話料のみですが、増設やメンテナンスの際の費用は高額になりやすいです。

クラウドPBXの場合は、月額基本料金や端末1台あたりのライセンス料が発生するため、トータルコストを計算しておくと安心です。

多機能なクラウドPBXの導入で業務効率は確実にアップすることも踏まえ、自社の電話の使い方に合っているかを確認して、導入価値があるかを見極めましょう。

通話品質は問題ないかトライアルで確認する

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際の注意点に、通話品質は問題ないかトライアルで確認することも挙げられます。

多くのクラウドPBXベンダーは、無料トライアルを提供していて、通話品質や使用感を確認できます。

オフィス内はもちろん、テレワークの社員や外出先でも問題なく通話できるか確認しておきましょう。

クラウドPBXは、インターネットに接続して通話するため、通話品質は回線品質に依存するといっても過言ではありません。

通話品質に関しては、ベンダー側に問題があるケースもありますが、使用する場所のインターネット環境も大きく影響します。

そのため、クラウドPBXへ乗り換える際は、オフィスのインターネット環境を見直すことも重要です。

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える流れ

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える流れは、大きく以下の4ステップです。

それぞれのステップを解説します。

既存ビジネスフォンの現状把握

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際は、まず既存ビジネスフォンの現状把握をしましょう。

例えば契約内容を見て、今すぐ解約しても支障はないか確認します。

リース契約が残っている場合は、違約金が発生すると考えられます。

支払いが終わるまで待つか、既存ビジネスフォンを残しつつ一部の部署だけクラウドPBXに乗り換えるかなど、検討できるでしょう。

既存ビジネスフォンの課題を洗い出し、改善したいポイントを把握しておくことも大切です。

乗り換える目的を明確にして、優先順位を決めておくなら、予算と照らし合わせながらスムーズに移行できるでしょう。