PBXとスマホを連携した「クラウドPBX」で進化を遂げる！
- 現在、自社ではPBXを利用しているのですが、PBXとスマホを連携して便利に利用できる仕組みがあると耳にしまして・・・具体的にどうやって利用するのでしょうか？
- PBXとスマホを連携させるには現在利用している従来型のPBXではなく、クラウドPBXまたはIP-PBXを導入する必要があります。
- クラウドPBXやIP-PBXは聞いたことがなく、なんのことやら・・・
- かしこまりました。ではこの記事では、PBXとスマホを連携することにフォーカスしてご説明いたします。
具体的な記事内容は
- PBXとスマホを連携する2つの方法とは？
- クラウドPBX・IP-PBXとは？
- どういう仕組みでPBXとスマホを連携できる？
- PBXとスマホを連携するメリットは？
- クラウドPBX・IP-PBXを導入する際の注意点は？
といったPBXとスマホを連携する基礎知識から実際に導入する際の注意点まで包括した内容です。
これからPBX機能をスマホで利用しようと考えている方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
PBXとスマホを連携させる方法を解説！
- まずは、PBXとスマホを連携させる方法と具体的な仕組みを知りたいのですが・・・
- かしこまりました！PBXとスマホを連携させるにはおもに2種類の方法があります。１つは「クラウドPBX」を活用する方法、もう一つは「IP-PBX」を活用する方法です。
- クラウドPBXとIP-PBXですか・・・？
- はい！では、このクラウドPBXとIP-PBXについてわかりやすく解説しますね。
また、この２つのPBXを解説する前に、おさらいとしてPBXの解説もした方がよりわかりやすくなるため、先に「PBXの解説」をおこなって、次に「クラウドPBX」「IP-PBX」の解説といった順で説明していきます。
1-1.PBXとは？どんな役割？
- PBXとは、固定電話機で内線・外線・転送機能を利用できるようにする装置のことですね。
電話機のみでは、内線・外線・転送機能などは利用できないため、このPBXが必要不可欠になります。
この電話環境において、全ての役割を担っていることからPBXは、『主装置』とも呼ばれています。
まさに、電話環境の大脳ですね。
そしてこのPBXの仕組みは、固定電話の回線網を利用するための物理的な配線で電話機とPBXをつなげて、内線・外線・転送機能を利用しています。
このPBXを導入する際のPBX設置・配線工事は非常に大規模です。
時間にすると、1ヶ月以上は最低でもかかるほどです。
またこの大規模な工事から、時間だけではなく導入コストも膨大になります。
ただし
- スタッフ同士で連絡を取り合うための「内線機能」
- オフィス内の固定電話機ならどの電話機でも会社の代表電話で発信できる「外線機能」
- 顧客からの着信時に別の担当者へ取り次ぎができる「転送機能」
といった電話機能は、大半の企業で必要不可欠であるため、大規模な工事は受け入れるしかないデメリットですよね。
- そうですよね。自社でも大規模な工事は仕方ないものだと思っていました。内線・外線・転送機能は、自社にとって必要不可欠なものですから・・・
- そこでPBXとスマホを連携することで、この大規模な工事が不要になりました！他にもPBXとスマホを連携することで得られるメリットはたくさんあります。後ほど解説いたしますね。
1-2.PBXとスマホを連携する仕組みは2種類
- では、先ほどのPBXの仕組みを踏まえた上で、「クラウドPBX」と「IP-PBX」でPBXとスマホを連携する仕組みについて解説いたします。
- 特に、この2種類のPBXの仕組みが気になりますね、一体どんなものなのでしょうか・・・
1-2-1.クラウドPBXでスマホを利用！
- 「クラウドPBX」とは、内線・外線・転送といったビジネスフォン機能＋オプション機能をスマホやPCで利用できるようにしたクラウドサービス・ソフトウェアのことです。
特に、クラウドPBXがスマホを連携できる要因・クラウドPBXのメリットは、「クラウドサービス」であるからです。
【クラウドサービスとは？】
クラウドサービスとは、その名の通り「雲（Cloud）」のようなイメージで、インターネットを介して「データの保存・共有」や「サービスの利用・提供」などをクラウド上（ネット上）でおこなえるサービスの総称になります。
従来型のPBXでは、固定電話の回線網を利用しているため、主に固定電話機しか利用できません。
しかし、クラウドPBXではインターネットを介してクラウド上（ネット上）に構築されたPBXを活用することができ、インターネットを利用できるスマホ・PCなどの端末で利用が可能なのです。
また、このクラウドサービスを利用することで、クラウドPBXの導入は非常に簡単になりました。
具体的な導入手順は
- クラウドPBXメーカーに問い合わせて利用申請
- クラウドPBXアプリをスマホ・PCにインストール
- クラウドPBX専用のアダプターをオフィス内に設置
といった3STEPのみで導入できます。
というのも、クラウド上（ネット上）にPBXを設置しているため、オフィス内にPBXサーバーの設置・配線工事が不要であるからです。
ちなみに、クラウドPBX専用のアダプターの設置は、ほんの数分で完了します。
時間で言うと、クラウドPBXの導入は問い合わせから利用開始まで、最短で当日の導入が可能です。
- なるほど、クラウドサービスをPBXに取り入れたことでスマホとPBXの連携が可能になったのですね！すごい・・・
1-2-2.IP-PBXでスマホを利用！
- 「IP-PBX」とは、PBXサーバーをオフィス内に設置することで、内線・外線・転送といったビジネスフォン機能＋オプション機能をスマホやPCで利用可能にするものです。
ちなみに、IP-PBXの「IP」は” Internet Protocol”の略で、インターネットを利用したサービスといった意味合いを持ちます。
つまり、インターネットを利用したPBXサービスということですね。
IP-PBXもインターネットを利用することから、基本的な機能や仕組みはクラウドPBXと同様です。
唯一異なる点は、PBXサーバーをオフィス内に設置している点です。
クラウドPBXは、クラウド上（ネット上）にPBXサーバーを設置・構築しています。
この相違点から、IP-PBXはクラウドPBXとメリット・デメリットも少し異なるのです。
簡潔に説明すると、クラウドPBXは導入がスピーディーでコストも大幅に削減できますが、IP-PBXはPBXサーバーを設置する工事が必要であるため、導入には2週間〜1ヶ月程度かかってしまい、導入コストも数十万円とかかってしまいます。
その反面IP-PBXは、PBXサーバーを自社で管理するため月額費用がありませんが、クラウドPBXは月額費用がかかります。
ただし、IP-PBXではPBXサーバーを自社で管理するため、定期的なメンテナンス費用と故障時の修理コストがかかってしまいます。
クラウドPBXでは、それらのコストは不要です。
- なるほど、IP-PBXでもスマホを連携することができるんですね！両方の仕組みについては、理解できました。次は、PBXとスマホを連携させることで生まれるメリットについて詳しく知りたいです。
- PBXとスマホを連携させるメリットは大きく分けて５つあります！次は、PBXとスマホを連携させるメリットについて解説していきますね。
PBXとスマホを連携させる5つのメリット！
【PBXとスマホを連携させる５つのメリット】
- オフィス外でも無料内線が利用可能！
- スマホから固定電話番号で発着信可能！
- 初期導入コストを大幅カット可能！
- 「自動音声案内機能」で担当者へ直接つなげる！
- 「顧客情報自動表示機能」により業務効率向上！
これら５つのメリットは、PBXとスマホを連携させることで生まれる「ならでは」のメリットです。
また、５つのメリットはインターネットを介することで得られました。
PBXとスマホの連携を考えている方は、従来型のPBXでは存在しないメリットをぜひ参考にしてくださいね。
2-1.オフィス外でも無料内線が利用可能！
- オフィス外でも内線を利用して、社員間の連絡が無料で可能です！
PBXとスマホを連携させることで、インターネットが利用できる場所ならどこでも、スマホで無料内線を使用できます。
従来型のPBXでは固定電話機のみでしかPBXを利用できないため、オフィス外では通話料がかかります。
また、オフィス外での無料内線のイメージとしては、営業マンの多い企業では外出中に社員間の連絡が多くなってしまい、通話コストが大幅にかかりますが、それら全てが無料になるのです。
他にも、顧客からの着信時に担当者がオフィスに不在の場合でも、外出中の社員へ取り次ぐことができます。
これにより、わざわざオフィスに戻って代表電話で顧客へ電話を折り返す必要がなくなり、業務効率も格段に向上します。
- 社員間の連絡が、オフィス内外関わらず全て無料になることは、現場仕事の多い自社では非常に魅力的です！その上、外出中の担当者へも取り次ぎができるなんて、業務効率の向上は必然ですね。
2-2.スマホから固定電話番号で発着信可能！
- オフィス内外に関わらず、スマホから顧客へ固定電話番号で発着信ができます！
このメリットも、クラウドPBXによって固定電話の回線網とインターネット回線を接続できるためです。
本来なら携帯の電話番号（080、090など）しか利用できないスマホで、固定電話番号を利用できるメリットは非常に大きいです。
特に、市外局番（03東京、06大阪）となると、市外局番の地域性から電話番号への信頼が格段に違います。
- たしかに、080や090から電話がかかってくるのと、03や06から電話がかかってくるのでは信頼性が全く違いますね！080などは簡単に手に入る番号であるため、悪質な電話ではないかと疑ってしまいますね・・・
スマホから固定電話番号を発着信するイメージとしては、取引先へ訪問している場合などの外出中にわざわざオフィスへ戻らなくても、その場で顧客へ会社の代表電話で発信ができます。
逆に、顧客からの着信も受けられるため、折り返しの手間も省けて非常に効率的です。
また、すぐに電話に対応できることで、顧客満足度もアップしますね。
そして、PBXの操作方法も非常に簡単です。
上記画像のように、一般的なスマホの電話と同じような操作性で操作しやすい上に、プライベート用の電話とは見分けがつきやすいためにデザインも工夫されています。
シンプルな操作性で、1、2タップでスピーディーに発着信が可能です。
- オフィス外でもスマホで固定電話番号を発着信できることで、業務効率の向上だけではなく顧客満足度も向上するとは・・・！
2-3.初期導入コストを大幅カット可能！
- PBXとスマホを連携させることで、初期導入コストはほとんどかかりません。もっとも、コストのかかるものがほとんどありません。
特に、クラウドPBXで言えます。
というのも、クラウドPBXの場合は先ほども説明した通り、「アダプターの設置」「アプリのインストール」といった工程のみで導入できるため、従来型のPBXで必須であった「大規模なPBXの設置・配線工事」が不要であるからです。
その上、PBXとスマホを連携させることで「電話機端末の購入費用」さえ不要になります。
この２つの理由から、クラウドPBXなら初期導入コストを大幅カットできるのです。
ただし「IP-PBX」の場合は、従来型PBX以上のコストにはならないものの、大差ない数十万円の導入コストがかかります。
というのも、IP-PBXは従来型PBXと同様に「大規模なPBXサーバーの設置工事」が必要であるからです。
この導入工事に膨大なコストがかかってしまいます。
ただ、IP-PBXも「電話機端末の購入費用」はかからないため、従来型のPBXよりは低価格で導入できる傾向にあります。
- なるほど、「スマホを使用すること」と「PBXサーバーの設置が不要」なことからクラウドPBXは導入コストが低価格なんですね！また、IP-PBXの場合は「スマホを使用すること」で電話機端末の費用が不要になるんですね。
2-4.「自動音声案内機能」で担当者へ直接つなげる！
- PBXとスマホの連携で、従来型PBXではなかった「オプション機能」を利用できます！
中でも「自動音声案内機能」は、業務効率を格段にアップさせる優れものですよ。
「自動音声案内機能」とは、顧客からの着信時に自動で音声案内を流し、顧客の着信内容にあった担当者へ着信を鳴り分ける機能です。
例えば、「〇〇の方は1を、××の方は2を押してください」といった風な音声が着信時に流れ、顧客の押したダイヤルパッドの1や2によって、担当者へ着信をなり分ける仕組みになっています。
この機能はインターネットを介して、PBXとスマホを連携させることで得られる機能です。
従来型のPBXでは、固定電話の回線網を利用しているため、内線・外線・転送以外の機能は基本的にありません。
この自動音声案内機能により、取り次ぎの手間を省き、より多くの電話に対応することができます。
また顧客からしても、直接担当者へつなげるため時間効率が良く、顧客満足度をアップさせることができるのです。
- インターネットを利用することで、他のソフトウェア・サービスである「オプション機能」が使用できるようになるんですね！特に「自動音声案内機能」は便利そうですね。自社でも、顧客からの着信が多いときに受電できない着信がたくさんありますから・・・その受電できなかった着信にも対応しやすくなりますね！
2-5.「顧客情報自動表示機能」により業務効率向上！
- オプション機能の中で、「顧客情報自動表示機能」は非常に利便性が高く、業務効率の向上ができる機能です！
「顧客情報自動表示機能」とは、顧客からの着信時にスマホやPCの画面に、自動でその着信中の顧客の情報を表示してくれる機能です。
この機能も、インターネットを利用して、かつスマホやPCの画面が利用できるからこそ利用できるオプション機能です。
従来型のPBXの固定電話の回線網では、顧客情報を送れませんし、そもそも電話機に画面がありません。
「顧客情報自動表示機能」の具体的な例としては、顧客の年齢層・性別・地域などから以前購入・登録した商品やサービス・以前担当したスタッフまで、さまざまな情報を表示できます。
この機能を利用することで、顧客からの着信時にわざわざ顧客情報を調べる手間が省けますし、顧客も保留時間がなく、顧客情報がわかっているためはじめから適切な対応が可能です。
- 顧客情報を着信時に表示してくれると、余計な手間が省ける上に、対応が早くて顧客満足度も上がるとは、すごいですね！
PBX機能をスマホで利用する際の3つの注意点！
- なるほど、IP-PBXとスマホの連携について確認し、クラウドPBXまたはIP-PBXの導入を検討しようと思うのですが、メーカーがたくさんあって、どのメーカーが良いのか分かりません・・・。比較するときに何かポイントとなる注意点はありますか？
- クラウドPBX・IP-PBXを比較するときには、以下の３つのポイントを意識して比較することをおすすめします！もっとも、PBXメーカーによって機能性・利便性、またコストもさまざまで同じものがないためどのメーカーを選ぶかが失敗しないポイントとなります。ぜひ参考にしてください。
【クラウドPBX・IP-PBXを導入する際の３つの注意点】
- 音質の良いPBXメーカーを選ぶ！
- 自社に合ったプランのメーカーを選ぶ！
- サポート体制の優れたメーカーを選ぶ！
3-1.音質の良いPBXメーカーを選ぶ！
- １つ目は、音質の良いPBXメーカーを選ぶことです！
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クラウドPBX・IP-PBXの考えられるデメリットの１つとして、メーカーによっては音質の悪いPBXがあるということです。
この音質の悪いメーカーがある理由は、単純にPBXメーカーの技術力が足りていないからです。
クラウドPBX・IP-PBXのシステムは、複雑で難しいため相当な技術力が必要になります。
そのため、音質の良いPBXを見分けることが大切です。
ここで見分けるポイントとしては、直接メーカーに問い合わせて音質を確認することです。
PBXメーカーの大半は、自社のPBXを使用して問い合わせ窓口を構築しています。
そのため、メーカーに問い合わせると、そのメーカーの音質が確認できるのです。
3-2.自社にあったプランのメーカーを選ぶ！
- ２つ目は、さまざまなプランの中で自社に最適なプランのあるメーカーを選ぶことです！
というのも、PBXメーカーによってプランはさまざまで、例えば
- 回線数1つ、端末数3台まで接続可能なスタンダードプラン
- 回線数３つまで、端末数20台まで接続可能なミドルプラン
- 回線数５つまで、端末数100台まで接続可能なプレミアムプラン
といった３つのプランを用意しているメーカーの場合、「1回線で端末は10台使いたいが、スタンダードプランでは端末数が上限を超えてしまうし、ミドルプランでは回線数が多すぎるため、このメーカーではお得なプランがない・・・」と損をしてしまいます。
また、将来的に増員により端末数が増える場合に、今まで使っていたスタンダードプランはお得であったが、ミドルプランにしたら他のメーカーの方がお得に利用できるといった失敗例があるのです。
- そのため、将来的な増員も含め、自社にあったプランのあるメーカーを選ぶことが大切になるのです。
3-3.サポート体制の優れたメーカーを選ぶ！
- ３つ目は、サポート体制の優れたメーカーを選ぶことです！
クラウドPBXもIP-PBXも、慣れるまで分からない操作方法や設定方法が出てくると思います。
その際に、メーカーのサポート体制が優れていないと、的確なアドバイス・サポートを受けられません。
サポート体制はメーカーによってさまざまで、例えば
- PBXの設定や不明点についてのみ対応
- 24時間体制で不明点やトラブルに対応
- IT専門家によるPBXやビジネス、オフィス機器全般について対応
- 問い合わせには対応するが特にサポートがない
といった種類のサポート体制があります。
これらのサポート体制の違いは、メーカーに専門のスタッフがいるかどうかなどで変わってくるのです。
特に、自社でPBXを独自開発しているメーカーは、専門のスタッフが常駐している傾向があるため、サポート力を信頼できますよ。
- ぜひこの3点に注意して、PBXを比較してみてくださいね！
- うーん、PBXを比較するときの注意点は分かったのですが、具体的なイメージがわきません・・・
- では、PBXを選ぶ参考例としてクラウドPBX『OFFICE PHONE』をご紹介いたします！
もちろん、先ほどの３つの注意点をクリアしたクラウドPBXです。
この『OFFICE PHONE』で具体的なイメージをわかせてください！
PBXとスマホ連携を導入するなら「OFFICE PHONE」
『OFFICE PHONE』は、PBX業界でもトップクラスに機能性が高く、コストの低いコストパフォーマンスの優れたクラウドPBXです。
【『OFFICE PHONE』ならではの特徴】
- 最短即日導入可能！
- 市外局番はじめ大半の電話番号を継続利用可能！
- ITプロ技術者からの手厚いサポート、相談可能！
- 固定電話と変わらないクリアでノイズのない通話品質！
- 初期費用、導入コストはキャンペーンの適用で完全無料の0円！
- 月額料金は3,400円〜、1端末98円〜増加可能！
- 半分以上のオプション機能を無料で提供！
『OFFICE PHONE』のコストパフォーマンスの高さは、「累計導入企業数20,000社以上」「顧客満足度No1」といった２つの実績から証明されます。
また、この実績やコストパフォーマンスは19年の歳月にもわたる『OFFICE PHONE』独自の研究開発によって得たものです。
この研究開発によって、現在でも機能性を向上し続けており、自社完結によって無駄なコストもかかっていないため低価格で提供できます。
ぜひPBXを導入する際は、『OFFICE PHONE』を参考に比較してください。
詳しくはこちら：『OFFICE PHONE』
まとめ
PBXとスマホを連携することで、５つのメリットを得られました。
特に、オフィス内外関わらずに内線・外線・転送機能を利用できるメリットと、業務効率を向上させるオプション機能を利用できるメリットは非常に大きいです。
また、これらのメリットを得られる上に、コストも大幅に削減できます。
ぜひPBXとスマホを連携させることをおすすめします。
連携させるには「クラウドPBX」または「IP-PBX」の導入が必要です。
どちらかのPBXを導入する際は、『OFFICE PHONE』を参考例として比較してくださいね。
クラウドPBXをご検討中の方へ
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