会社携帯の利用ルールの正しい作り方｜担当者必読の4つのポイント【お役立ち情報】 | OFFICE110

本記事では、まずはじめに会社携帯の利用ルールや規程の重要性を簡単にご紹介。

その上で社内ルール・規定を設定するときに外せない『4つのポイント』を徹底解説します。

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会社携帯の管理にルール（規定）が必要な理由を徹底解説

多くの企業では、業務専用の携帯として「会社携帯」を導入するのが一般的になりました。

社員に携帯を支給することで社内での情報共有がよりスムーズになる上に、プライベートの携帯を業務で使うのと比べると大幅に通信コストを抑えることが可能。

さらに社内で管理方法を統一すれば、情報漏えいなどのセキュリティリスクの防止にも繋がり安全に運用できます。

しかし社員に会社携帯を支給するとき、社内規定など一定のルールを設定することが重要です。

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1-1.会社携帯の導入に際して利用ルール・規定を設定する目的とは？

会社携帯の導入にあたって、利用ルールを設定する最大の目的は「私的利用の防止」。

社員に好き勝手使わせてしまった場合、あらゆるトラブルを引き起こす可能性もあるのです。

よって法人携帯を導入している多くの企業では会社携帯の管理体制の見直しが図られ、利用ルール・規定の設定が行われています。

1-2.会社携帯のルール・規定を設定していないときに懸念されるリスク

SNSや動画の閲覧、プライベートな連絡など私的な理由で使うと、本来の業務利用分に通話料金やインターネット通信料が加算されるため、当然通信コストの増加に繋がります。

さらに通信コスト以上に注意しなければならないのが、情報漏えいなどのセキュリティ面のリスクです。

例えば業務に不必要なアプリのインストールや、不用意なサイトの閲覧によって万が一ウイルスに感染してしまった場合、情報漏えいや不正アクセスなどに繋がる危険性も。

会社携帯では顧客情報や社内データなどの機密情報を取り扱うぶん、セキュリティ面には細心の注意を払わなければならないのです。

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会社携帯の利用ルール・規定を決めるときの4つのポイント

会社携帯を支給するにあたり、これからご紹介する「4つのポイント」に関する利用ルール・規定の設定が必要です。

では続いて、4つのポイントとそれぞれの規定例について詳しくご紹介します。

ただし何より重要なのは業務内容や環境に応じて適切なルール・規定を設定することなので、あくまでも一例としてご覧くださいね。

2-1.ポイント①会社携帯使用の原則（私的利用の禁止などの遵守事項）

まずは、社員が会社携帯を利用するうえの「遵守事項」を定めましょう。

具体的には基本的な使い方や管理用法、公共の場での使い方など、最低限のマナーやモラル面について定めるのが基本です。

2-2.ポイント②利用状況の確認及び罰則

私的利用の防止を徹底するためにも、「利用状況の確認」に関するルールや、私的に使った場合の「罰則」を盛り込むのも効果的です。

例えば運送業や派遣サービス業、外回り営業を行なう業種では、万が一の際のGPS機能を使った位置情報の把握を規定に定めている会社もあります。

2-3.ポイント③セキュリティ対策

会社携帯を支給するにあたり、最も力を入れなければならないのが「セキュリティ対策」です。

ウイルス感染による不正アクセスやサーバー攻撃、情報漏えいなどの被害が発生した場合、会社の信用問題に大きく関わり経営に多大な打撃を与える恐れもあるので、規定として明確に示しておくことが大切です。

2-4.ポイント④紛失・情報漏えいなどの損害賠償

最後にご紹介するのが、会社携帯の紛失などにより情報漏えいなどの「セキュリティ被害」が発生した際の罰則規定になります。

ただし罰則を受けるのはあくまで故意、または重大な過失によって発生したケースに限定して定めましょう。

利用ルール・規定が守られているか定期的なチェックが大切！

会社携帯の利用ルール・規定を定めても、守られていなければ無いものと同じ。

そこで会社携帯を支給した後は、設定した利用ルールや規定が守られているか定期的にチェックすることが重要になります。

例えば社員が私的利用していないか確認するためには、請求金額や利用明細から通話料やデータ通信料を把握して、不正利用がないかチェック。

また端末に破損や不具合がないかなど、正しく管理できているか確認することも重要です。

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まとめ

会社携帯を支給して正しく安全に使わせるには、「利用ルール・規定」を定めるのが重要。

私的利用は通信コストの増大だけではなく、情報漏えいやウイルス被害などのセキュリティトラブルにも繋がりかねないので、十分に注意しなければなりません。

最後に、利用ルール・規程を設定する際に考慮したいポイントは以下の4つです。

もちろん業務内容や働く環境によって必要な項目は異なるので、ビジネスシーンから最適なルール・規定を設定すると良いでしょう。