クラウドとスマホを連動させた画期的な通信機器”クラウドPBX”とは？
- スマホとクラウドを連携できるサービスがあると聞きました。
- はい。クラウドサービスの技術を使えば、スマホがビジネスフォンと連携させられることに加え、いままではできなかったさまざまなツールを利用することができます。
- なるほど。
- 便利なサービスの活用法を知ることで、ビジネスの効率化やコスト削減が実現しやすくなりますよ。
ビジネスでも日常生活でも、クラウドサービスが非常に身近になりました。
次世代移動体通信規格である５Gのスタートや各種ITツールのリリースなど、便利なツールはこれまで以上に溢れています。
この記事では、スマホをビジネスツールとしてクラウド化できる次世代のコミュニケーションサービスである「クラウドPBX」について、概要やメリット・コストなどを解説します。
クラウドとは？
- クラウドという言葉はよく耳にするけど、どういう意味なのかあまりわかっていないんですよね。
- ではまず、クラウドについて解説していきます。
まずは、基本的な意味と特徴をお伝えします。
1-1.クラウドの特徴
クラウドの特徴とは、コンピューターを使って処理をしていた作業・サービスをインターネット上のサービスを使って利用することです。
従来は、1台のPCで作業をしていましたが、クラウドサービスではインターネット上の「仮想」のPCでこれらの管理や作業をおこなうことができます。
- 『仮想』というのが少し紛らわしくて難しいんですが・・・。
- 仮想化という考え方は、確かにイメージしづらい考え方ですよね。
「仮想化」は、2種類存在します。
1台のPCの中にたくさんのPCが入っているかのように作動させるものと、反対に複数のPCを連携させて1台のPCであるかのように作動させるものとの2種類です。
クラウドは、サービスを提供している業者が多数のユーザーのデータや情報を管理しています。
例えば、YouTubeでは毎日膨大な量の動画が投稿されていますが、これらの動画データはYouTubeのクラウド上に保存されています。
情報量が膨大でとても1台のPCで保存できる量ではないため、複数のPCを仮想化することによりデータを保存しているということです。
また、クラウドサービスはインターネットに接続すれば世界のどこからでも、PC・スマホ・タブレット端末でもサービスを利用することができます。
このように、クラウドを使えば、高機能なサービスを快適に安く利用することができるようになります。
1-2.クラウドの代表的なサービス
ではクラウドを利用したサービスの代表的なものを簡単に紹介します。
【プライベートなどでよく利用されるサービス】
- Gmailやヤフーメールなどのウェブメール
- iCloudやGoogleドライブなどのデータ保存アプリ
- Evernoteなどのメモ帳アプリ
上記のように、ダウンロードするだけで利用できる手軽なサービスが大半です。
また、利用料金は無料や安い月額料金も多いので気軽に利用できるというメリットもあります。
【ビジネスでよく利用されるサービス】
ビジネスで利用されるクラウドサービスは、サービスの提供範囲によって次の3つの種類に分類されます。
- SaaS
SaaSは個人向けのクラウドサービスと同じように特定のソフトウェアを提供するサービスのことです。
例えば、販売管理システムやOffice365など、目的によってさまざまなサービスが提供されています。
特にインターネットの技術や知識がなくても手軽に使えるクラウドサービスは全てSaaSのタイプです。 - PaaS
PaaSは、開発に必要な言語やOSなどのプラットフォームを手軽に利用できるクラウドサービスです。
代表的な例としては、マイクロソフト社が提供するAzureが挙げられます。開発者向けなので、一般ユーザーは簡単に概要を把握しておくと良いでしょう。
- IaaS
IaaSは、サーバーやネットワークを利用できるクラウドサービスです。
OSなどのプラットフォームの開発までを自社でおこなうことから、PaaS以上に本格的かつ自由度の高いシステム開発ができます。
- 一般ユーザーで関係がありそうなのは、SaaSっていうことになるんですね。具体的にはどんなサービスがあるんでしょうか？
- SaaSでは、これまでソフトを購入して利用していたサービスは安い月額料金で利用できるタイプのサービスが多いですよ。
- 業務システム
販売管理や在庫管理・予約管理などでクラウド型の業務システムが利用できます。
例えば、建築業向けの工程管理やホテル向け予約管理など、用途や目的に特化したサービスが多く提供されています - ストレージサービス
データの保管やバックアップをクラウド上でおこなうことができます。
アクセス権限の設定などもできるので一般的には自社でデータを管理するよりも安全性が高いといわれています。 - グループウェア・ビジネスチャット
グループウェアやビジネスチャット・ワークフローなどの業務管理ツールについてもクラウドで提供されています。
情報の更新がどこからでもできることに加え、リアルタイムで情報が更新されるので業務効率の向上にもつながります。
クラウドとスマホを連動したクラウドPBXとは？
- あらゆる機器やサービスがインターネットにつながるようになっていますが、ビジネスフォンをクラウド化してスマホと連携して使えることをご存じですか？
- そうなんですか？知らなかったです。ビジネスフォンをクラウド化するってどういうことですか？
- 今までのビジネスフォンでは使えなかった便利な機能をどこからでも利用できて、さらにコストの削減にもつながるサービスです。
- なんだかすごそうですね！
2-1.スマホとクラウドの連動のしくみ
クラウドサービスの中にはスマホのアプリとして使えるサービスがあります。
既に「スマホがなければ仕事にならない！」という状況になっている方も多いのではないでしょうか。
では、スマホとビジネスフォンをクラウドで連携させるというのはどういうことでしょうか？
スマホとクラウドとの連携は「クラウドPBX」という次世代型のビジネスフォンによって利用できるようになります。
もともと、ビジネスフォンはPBX（主装置）という機器を自社に設置することで利用できるようになるサービスです。
ビジネスフォンの主な機能とは、次のようなものです。
- 1本の外線で複数の電話番号（外線・内線）や電話機の利用
- 留守番電話や転送機能などのビジネスフォンとしての基本機能
- モニタリング機能やIVRなど、特定の用途のためのオプション機能
※モニタリング・・・電話応対中の電話のやり取りを、社内の別の電話機で聞くことができる機能。
コールセンターなどで、管理者（上司や役員）がスタッフの応対をチェックするために利用される機能です。
※IVR・・・顧客からの着信時に、機械音声で接続先を割り振る機能です。
オペレーターの取次の負担を軽減し、業務効率の向上を図ります。
ビジネスフォンの基本機能が集約されているPBXは高額な機器です。
PBXの価格は、接続できる電話機の台数によって異なり、接続可能台数の多いPBXほど高価になりますが、最も小さな規模のPBXであっても20万円ほどの費用がかかります。
また、IVRなどのオプション機能を搭載させる場合には、別途追加費用がかかります。
クラウドPBXは、PBXの機器をクラウドサービスとして提供するサービスです。
そして、クラウドサービスなので、ビジネスフォン機器だけではなくスマホやPCをビジネスフォン端末にすることもできるということです。
- ビジネスフォンは初期費用が高いイメージがありますが、他のクラウドツールみたいに初期費用があまりかからず、なおかつ安い月額でビジネスフォンが利用できるならとても嬉しいです！
- クラウドPBXのメリットは初期費用が安くなるだけではないんですよ。
- どういうことですか？
- 業務効率の向上に役立つメリットも盛りだくさんなんです。
（クラウドPBXの業務効率アップに役立つ機能）
- どこでも会社の電話番号で受発信できる
配線でつながっていなくても、インターネットに接続できればビジネスフォンとして利用できるため、社外にいても会社の電話番号で受発信できます。事務所を不在にする際にも転送機能が必要なくなります。 - 離れた拠点間でも無料の内線通話ができる
外出中のスタッフ携帯電話と事務所スタッフ間・本社支社間・事務所と在宅勤務者など、自社のあらゆるスタッフが無料の内線でつながります。 - 端末の増減が手軽
スタッフの増員や減少によりビジネスフォンの必要台数が変更になるとき、クラウドPBXではアカウントの契約数を変更するだけで手軽に台数の調整がおこなえます。従来のビジネスフォンの場合、PBXの接続台数のキャパを超えてしまうと機器の買い替えとなり、かなりのコスト要因になってしまいますが、クラウドPBXでは常に必要数のみの契約でOKです。
- 上記のようにスマホやPCがビジネスフォンになったり初期費用を抑えられたりする他にも、メリットがあるということです。
クラウドPBXのサービス内容
- ビジネスフォンをクラウド化することのイメージがかなり湧いてきました。
- クラウドPBXでは、クラウドツールとしての機能も利用できるので、覚えておくといいですよ。
3-1.勤怠管理
クラウドPBXでは、勤怠管理の機能を利用することができます。
勤怠管理の機能とは、具体的には以下の機能です。
- タイムカードの打刻
スマホをタップするだけで毎日の始業・終業時間をチェックできます。
タイムカードを紙媒体で管理している場合のペーパーレス対策としても、テレワーカーなど事務所外で働くスタッフの管理にも効果的です。 - 給与計算
勤怠管理は給与計算などのツールと連携させることで、給与計算の業務を効率化することもできます。
3-2.グループウェア／メッセージ機能
グループウェアやメッセージ機能を利用すると、リアルタイムで情報を共有することができます。
また、グループウェアの機能では資料やデータを安全かつ迅速に共有したり、仕事の進捗状況を可視化したりすることも可能です。
メッセージ機能については、社内のコミュニケーション活性化などに役立つ機能です。
3-3.Web電話帳
ビジネスフォンをクラウド化することにより、電話帳データをクラウド管理することもできます。
電話帳データをクラウド管理した場合には、万が一スマホ端末を紛失してしまったときや盗難に遭った場合などに、悪意のある第三者によって電話帳データを盗み見されてしまうといったリスクを軽減することができます。
また、管理者側で一括して電話帳データを管理することができるため、退職済みのスタッフのデータの削除漏れなどを防ぐことも容易です。
3-4.ネットFAX
ネットFAXとは、受信したFAXのデータをデジタル化してスマホやPCで閲覧できる機能です。
また、PDFなどのデータを相手方のFAX機に送信することもできます。
ネットFAXの最大のメリットは、事務所を不在にする場合でも受信したメールをチェックしたり、送信したい原稿を送付したりすることができるということです。
- ネットFAXの機能を活用すれば、FAX出社問題を解決することができますね！
●FAX出社問題
新型コロナウイルス対策などのためにテレワークを導入したにもかかわらず、スタッフが会社への出社を余儀なくされてしまった企業は少なくありません。
一般社団法人日本CFO協会のアンケート調査では「請求書や証憑などの紙の書類がデジタル化できていない」としている企業は全体の77％にも上ります。
テレワークやペーパーレス化を図っても、業務のデジタル化が進んでいないために出社せざるを得ないとなると、いつまでたっても業務を効率化することができません。
ネットFAXは「FAX出社」を解決する手段として非常に理想的です。
スマホやPCで、顧客や取引先とのFAXの送受信が手軽にできるためです。
しかも、ネットFAXの場合は相手側がデジタル化に対応していない場合でも、問題なく使用できるというメリットもあります。
- よくよく見てみると、ここまでの勤怠管理・グループウェア・Web電話帳・ネットFAXは、全て在宅勤務やテレワークを助けてくれる機能であるとも言えますね！
- その通りです。これらの機能を活用することで、自宅やコワーキングスペースでもオフィスにいるときと同じように仕事をすることができます。
3-5.自動録音機能
自動録音機能とは、相手方との通話データが自動的にクラウド上に保存される機能です。
コールセンターなど、顧客とのやり取りや言い間違い・食い違いなどが顧客との大きなトラブルになる恐れのある業界はもちろんですが、外出時に電話を多く利用する方にも利用されています。
というのも、自動録音機能を活用すれば、メモを取ることができない場面であっても音声データを簡単に残すことができるためです。
3-6.IVR
IVRなどの電話のオプション機能についても、クラウド化することで安く利用することができます。
通常、IVRの機能をビジネスフォンに追加する場合には、高額な費用がかかります。
（目安としては、比較的簡易なIVRの機能であっても10万円以上はかかります）
クラウドとスマホ連動のクラウドPBX導入事例
- クラウドPBXは、もうすでに実用化されているサービスなんですか？
- はい。実際に導入して、大きなメリットを感じている方も少なくありません。どのようなメリットがあるのかを知るための参考にもなると思いますので、一緒にチェックしていきましょう！
4-1.働き方改革の実現
3拠点で展開している人材派遣業業者（従業員規模100～500名）では、業務の大半が電話とメールでした。
電話とメールをするために、スタッフの方が毎日会社に出社していたという状況でしたが、スタッフの交通費や事務所のテナント費用などがコスト要因となっていました。
クラウドPBXを導入することにより、それまでオフィスでおこなっていた電話の業務を全てスタッフの自宅でできるようになりました。
結果として、年間100万円以上ものコスト削減に成功しています。
4-2.出退勤とスケジュール管理を効率化
クラウドPBXの導入により、管理業務を効率化することに成功した企業もあります。
複数の拠点を持つ企業では拠点ごとに管理スタッフを配置し、事務所ごとで管理をした後に本社で集約するというスタイルをとっている会社があります。
しかし、そうすることで管理のためにかかるコストが余分にかかってしまいます。
クラウドPBXの勤怠管理機能を活用した場合には、スタッフ一人ひとりの端末操作により、手軽に出退勤の管理をおこなうことができます。
事例では、7拠点でそれそれおこなっていた勤怠管理を本社スタッフ1名で管理できるよう切り替えに成功しています。
事例をもっと詳しく知りたい方はこちら：「事例一覧」
クラウドPBXの導入費用（初期費用）
クラウドPBXの最大の魅力の一つが、初期費用が従来のビジネスフォンと比較して70～95％削減できるという点です。
いったいなぜ、これだけの費用削減が可能なのかについて、費用項目などと一緒にチェックしていきましょう。
- PBXの購入費用
従来のビジネスフォンでは20万円～。クラウドPBXではPBXの購入は必要ないので、無料もしくは1万円程度のライセンス契約費用のみです。 - 設置工事費
従来型のビジネスフォンでは20万円～です。クラウドPBXでは、業者によって異なりますが、無料～10万円程度です。
→設置工事費がかかるタイプのクラウドPBXが「初期費用が高いからあまり良くない」とは一概に言えない部分があります。
市外局番の電話を継続して利用するには、インターネット光回線を利用するタイプのクラウドPBXを契約する必要がありますが、そのためには専用のアダプタの購入と設置の費用として数万円が必要だからです。 - 端末代金
クラウドPBXは、スマホやPCを端末として利用することができるので、極端なことをいえば端末を購入しなくてもビジネスフォンの設備を導入することができます。
※インターネット光回線とIP電話回線の2種類のクラウドPBX
クラウドPBXにはインターネット光回線を使用するタイプと、IP電話回線を使用するタイプの二種類があります。
両者の大きな違いは、インターネット光回線を使用するタイプは、アダプタの購入・設置が必要な代わりに市外局番が持てることと高品質な音声品質が保証されていること、反対にIP電話回線のクラウドPBXは安価なサービスが多いことと基本的に「050」の番号が付与されることです。
- メーカーや用途によって、初期費用は大きく変わりますが、従来のビジネスフォンと比べて大きく軽減できます。
- 従来のビジネスフォンを安く導入するときには、リース契約がありますよね？
- リース契約は、３～７年程度に分割して支払う方法ですが、クラウドPBXはそもそもトータルの費用が安くなるという違いがあります。
クラウドPBXの月額費用
- 初期費用が安いことは分かりました。そうすると、月額費用も気になるんですが・・・。
- そうですよね。では、さっそくクラウドPBXの月額料金について紹介します。
クラウドPBXの月額料金の内訳は次の通りです。
（インターネット光電話の基本料金）＋クラウドPBXの月額料金＋有料オプション＋通話料
※インターネット光電話の基本料金は、インターネット光回線を使用するタイプのクラウドPBXを利用する場合に必要です。また、既にインターネット用として活用している光回線があれば、別途契約する必要はありません。
クラウドPBXの月額料金は、従来のビジネスフォンを利用する際にはかからない項目ですが、かなり安く設定されています。
例えばOFFICE PHONEでは月額3,400円／～10台です。
クラウドPBXでは、自動録音機能やIVRなどの機能が月額の有料オプションとして設定されています。
オプション料金は月額数百円～千円程度に設定されていることが多いです。
従来型のビジネスフォンでは、これらの機能を利用するために高額な初期費用がかかります。
クラウドPBXの通話料については2つのポイントがあります。
一点目は、内線無料の範囲が従来のビジネスフォンよりも広いことです。
クラウドPBXでは、インターネットに接続できれば社内の電話をすべて内線でつなぐことができるため、スタッフのスマホや地理的に離れた拠点や海外でも無料の内線通話が可能です。
二点目は、外線の料金が従来のビジネスフォンよりも安いことです。
クラウドPBXでは、インターネット光電話やIP電話の8円／３分の通話料が料金の目安となるため、従来型のアナログ回線の通話量よりも安くなります。
- これらのポイントを総合すると、月額料金はかかってもトータル的にコスト削減につながるケースが大半です。
- 確かに自社に当てはめてシミュレーションしてみましたが、月々の料金も大幅に安くなりそうです。
クラウドとスマホを連動するなら「OFFICE PHONE」
- クラウドPBXを導入する際に、注意すべき点はありますか？
- そうですね。クラウドPBXは、メーカーによってサービス内容や料金が異なるので、メーカーの選び方がとても重要ですね。おすすめしたいのは「OFFICE PHONE」です！
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OFFICE PHONEを運営しているOFFICE110は、クラウドPBXの開発・販売の他に、インターネット回線・従来型のビジネスフォンの電話回線工事・インターネットセキュリティ・複合機・スマートフォンなど、企業の通信系を全般的に扱っています。
この記事でクラウドの技術についてかみ砕いて解説しましたが、2020年３月に次世代移動通信隊の５Gの商用利用がスタートしたように、インターネットの技術は日進月歩です。
導入に際して少しでも不安を和らげるには、専門家のサポートが受けられることに越したことはありません。
そのような意味では、コスパが最高のクラウドPBXをスタッフがていねいに案内しているOFFICE PHONEは安心して導入できるサービスであるといえます。
まとめ
クラウドとスマホを連動させた「クラウドPBX」について解説しましたが、スマホをクラウドで連動させると、世界中どこでもビジネスフォンとして利用できることに加え、各種ビジネスツールが利用できたり、コスト削減につながるサービスが利用できたりするなどのサービスを利用することができます。
最終的には、テレワーク導入への活用やペーパーレス化など、クラウドPBXを働き方改革のためのツールとしても活用することが可能です。
今回の記事を参考に、クラウドPBXの導入に興味を持たれた方は、ぜひOFFICE110にお問い合わせください。
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