納品日：2019-12-26
都道府県：東京
メーカー：FUJIFILM
機種名：DocuCentre-VI C2264
「知っておきたい便利機能紹介」記事一覧
コピー機のデータ復元の可否は機種によって違う！チェック方法解説
- 先日コピーした資料を無くしてしまって、コピー機（複合機）のデータって復元できますか？
- 確かにコピー機（複合機）でデータの復元ができると、資料をなくした時に助かりますね。
- でもデータの復元ができると、今度は悪用されないか心配にもなります…。
- そうですね。データの復元ができるとなると、誰かにデータを見られる可能性が出てきます。
それでは、コピー機（複合機）でデータの復元はできるのか？情報漏えいを防ぐためのセキュリティ機能はどうなっているのか？詳しくみていきましょう。
コピー機（複合機）のデータは復元できる？
- 「コピー機（複合機）のデータは復元できるのか」気になるテーマですよね。
コピー機（複合機）の内部構造によって、データの復元ができるかどうかが変わってきます。
【データの復元について】
- 一時的に原稿のデータが残る
- 何枚かのデータを記憶できる
- パソコンでデータを取り出して保管できる
- データは残らない
- 次の原稿をコピーするまでは、データが残っているんですね？
- そうですね。コピーするときには、原稿を一時的に保存しますが、コピーが終了すると保存したデータは消えてしまいます。そのためコピー終了時には一時的に保存したデータはすべて消去されます。
- そうなんですか？それなら復元はできないですね…。
- スキャンした文書であれば、自動でPDF化し、データがコピー機（複合機）内のメモリー等に蓄積され、パソコンから取り出すことができます。
ハードディスクを取り付けている場合は、スキャンした文書はハードディスクに一時的に蓄積されます。
ハードディスクにデータが残っていないか確認してみましょう。
また、コピー機（複合機）によっては、これらのデータを後で再利用するためにファイリング機能があるものもあります。
- つまり、データが残っているかはコピー機（複合機）によって異なり、スキャンしたデータであれば、コピー機（複合機）内のメモリー等に残っていて、パソコンに保存するといった設定をしていたら、データが残っている可能性があるということですね？ またはデータを再利用するためのファイリング機能があるコピー機（複合機）であれば、データが残っている可能性が高いということですか？
- その通りです。基本的にはコピー機（複合機）のデータは消える設定になっていますので、事前に「データを消さない設定」にするか、再利用のためのファイリング機能があるコピー機（複合機）でなければ、データを復元するのは困難なのです。
データの復元ができると便利なのですが、簡単に復元できるとセキュリティ面で困ったことになります。
- そうですよね。確かにデータが残っていると資料をなくした時に助かりますが、個人情報とかコピーした時に、いつまでもデータが残っていたら心配になりますね。
- コピー機（複合機）で顧客リストや個人情報をコピーすることってありますよね。
これらを責任もって管理するためには、コピー機（複合機）で簡単にデータの復元ができたら危険です。
コピー機（複合機）のセキュリティ機能について見ていきましょう。
コピー機（複合機）の復元対策！セキュリティ機能について
- コピー機（複合機）では、大切な情報を守るために「ハードディスクの上書き消去機能」というセキュリティ機能があります。
- 「ハードディスクの上書き消去」ですか？
- そうです。データを消去する前に、上書きしてデータを書き換えます。そうすることによって、ハードディスクに記録されていたデータの不正な取り出しや復元があった場合でも、データを読み取られることがないのです。
- そうなんですね。だからデータの復元は簡単ではなく、うっかり資料をなくしたときには困りますが、データが悪用されることがないということですね。
- 具体的にシャープのコピー機（複合機）で紹介していきましょう。
2-1.シャープの場合
- シャープの「MX-3630FN」では、本体ハードディスクやメモリーに蓄積されたデータは、暗号化して保存します。
出力後や送信後は、自動的にデータを消去しますので、安心して利用できます。
| データ | セキュリティ機能 |
|---|---|
| 暗号化 | ジョブデータとドキュメントファイリングデータは、暗号化してデジタル複合機内の記憶装置に保存 |
| 実データ消去 | ジョブデータやドキュメントファイリングデータの消去には、実データ部を上書きした後に消去する方法を採用 |
- シャープのデータセキュリティキットによるデータの暗号化や実データ消去は、自動的に機能します。
- 自動でデータの暗号化や消去を行ってもらえるなら助かりますね。
- そうですね。利用者が意識することなく、自動で高いセキュリティレベルを維持できるため、安心してコピー機（複合機）を使うことができます。
コピー機（複合機）からの情報漏えいを防ぐためにできること
- 最初、コピー機（複合機）にデータが残ることはないと言いましたが、オフィスのコピー機（複合機）は、セキュリティを怠ると情報漏えいすることがあります。
- どんな時に情報が漏れてしまうのですか？
- それでは、原因を3つ紹介します。
3-1.外部からの不正アクセスを防ぐ
- 外部からの不正アクセスを防ぐために、特定のIPアドレスやMACアドレスを「アクセス許可/拒否」に指定します。
- コピー機（複合機）にアクセスできるアドレスを決めることで、部外者が利用できないようにするのですね。
- そうなのです。多数のユーザーが簡単に使えるように、ICカードによる認証や特定の部署・グループのPCや端末のみでコピー機（複合機）を使えるように設定することもできますよ。
3-2.内部の操作ミスを防ぐ
- 内部の操作ミスを防ぐには、ファクス誤送信機能が役立ちます。
- 確かにファクスを誤送信してしまうと、他社に情報が漏れてしまいますね…。
- ファクス番号を間違えたり、うっかり他社へファクスしてしまったりすることは、あり得ます。
事前にファクス誤送信機能で誤送信しないようにしておくと、操作ミスによる情報漏えいを防ぐことができます。
3-3.内部の不正利用を防ぐ
- 内部の不正利用には、送信履歴や保存済みのデータもセキュリティがしっかりしていなければ情報が流出してしまいます。
内部の不正利用を防ぐためには、すでに紹介したデータの暗号化や上書き消去が役立つのです。
- 会社で扱う文書には、持ち出し禁止や複製禁止などもありますよね。コピー機（複合機）のセキュリティ機能で情報漏えいを防ぐ以外にも、「紙」からの情報漏えいを防ぐために、「追跡情報印字プリント」や「地紋印字コピー」でセキュリティ対策を行うオフィスもあります。
- 「追跡情報印字プリント」ってどんな機能ですか？
- 「追跡情報印字プリント」は、常に印刷日時・ユーザー名などをページの上部と下部に印字する機能です。ジョブログと紐づけると、いつ何を印刷したかなど情報を追跡することができるため、不正コピーを抑止できます。
- 「地紋印字コピー」ってどんな機能ですか？
- 「地紋印字コピー」は、「コピー」などの文字を浮かばせて、不正コピーを抑止する機能です。
- コピー機（複合機）からの情報漏えいを防ぐために、データの保存方法・消去方法など、様々なところにセキュリティ対策が行われているのです。
まとめ
- ここまで、コピー機のデータ復元の可否について見てきました。
- 「データを復元したい」場合は、事前にデータを再利用するためのファイリング機能を設定しているかがポイントでしたね。
- その通りです。設定していない場合はコピー機（複合機）内のメモリー等に蓄積されていないか確認してみましょう。セキュリティ上、復元されないかといえば、コピー機（複合機）は暗号化して保存したり、上書き消去したりしているため、復元される可能性はかなり低いです。
- そうなんですよね。だから、データを残しておくためには、データを再利用するためのファイリング機能の設定もしくはコピー機（複合機）内のメモリーチェックが重要です！
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