複合機にOCRを導入する理由！ペーパーレス化で業務をスマートに【お役立ち情報】 | OFFICE110

見積書や契約書、調査書など重要書類ほど紙媒体で管理していることが多いもの。

セキュリティとして紙媒体は優秀な反面、検索するには手間がかかります。
情報化社会において書類1枚を検索するのに時間がかかっていたのでは問題です。

であれば、複合機にOCRを導入して書類のペーパーレス化を進めてみませんか？

OCRを導入することで、複合機に見積書や契約書をスキャンさせるだけ。
書類ごとにワープロなどで打ち込む必要もなく、WordやExcelとしてデータ化できます。

しかし、実際に導入しようにも、OCRがどのようなシステムか知らないと難しいはず。

そこで、今回は複合機にOCRを導入するべき理由について詳しくご紹介しましょう。
OCRがどのようなシステムなのかについてもまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

• OCRってなに？
• 複合機にOCRを導入する意味
• OCR対応のおすすめ複合機
• まとめ

OCRってなに？

冒頭で、複合機にOCRを導入することで書類のペーパーレス化ができると紹介しました。
では、”OCR”とはどのようなシステムで、どのようなことができるのでしょうか？

画像から文字コードを抽出する技術

OCRとは”Optical Character Recognition/Reader”の頭文字で、”工学的文字認識”のこと。

印字文字や手書き文字にかかわらずスキャンされた文字を”文字コード”として変換する技術のことです。
書類を複合機（スキャナー）に読み込ませることで、パソコンでも文字データとして処理できます。

見積書や契約書、新聞や雑誌などあらゆる媒体、文字に関係なく文字コードとして変換できるのです。

OCRが文字コードを抽出するまでの流れ

OCRにより書類から文字コードを抽出するまでの流れをまとめてみました。

1.複合機（スキャナー）が書類を読み込む
2.画像から文字・図・表などのレイアウト分析をする
3.文字領域から1行ずつを分解する
4.1行からさらに1文字として分解する
5.1文字ごとに適正サイズまで拡大・縮小する
6.1文字ごとの日本語（単語）を照会する
7.元画像の形式に合わせたフォーマットで出力する

日本語にはひらがな・カタカナ・漢字と3種類の形式があり、世界的にも特に複雑とされています。
書類から複雑な日本語を正確に読み取り、パソコンで編集のできるフォーマットに変換してくれる訳です。

OCRがネットワーク環境に求められる理由

書類をパソコンでも編集できるフォーマットにと、言葉にすると単純作業にも思えるOCR。

では、なぜOCRがネットワーク環境、情報化社会において求められるのでしょうか？

紙媒体の情報をネットワークで活用するには文字コードとして変換する必要があるため。
情報化社会において過去の膨大な文字データを処理するには手間がかかりすぎるためです。

OCRにより半自動で文字データを処理できるのは、情報化社会において大きな意味があると言えます。

OCRによりペーパーレス化が進む

見積書や契約書など重要書類の多くは、今だに紙媒体として処理・管理されています。

セキュリティの観点では優秀な紙媒体ですが、利便性ではどうしても使い勝手が悪いもの。
必要な情報を検索するのに、紙媒体だと増えるほどに手間がかかり生産性は落ちます。

その点、OCRでペーパーレス化すれば、パソコン上で検索するだけと簡単です。

また、検索した情報はそのままパソコン上で必要なフォーマットとして再編集することも。
単純作業をシステムに任せることで、人間はよりクリエイティブなことに時間を割けるのです。

複合機にOCRを導入する意味

書類をペーパーレス化することで得られるのは、クリエイティブな時間だけではありません。
では、複合機にOCRを導入することで得られる3つのメリットについてご紹介しましょう。

書類のスペースがなくなる

複合機にOCRを導入することで、”書類のスペース”がなくなります。

書類を紙媒体として処理・管理するには保管するためのスペースが必要です。
開業して1,2年ならまだしも、5年10年と積み重ねるほどに書類は増えてスペースを圧迫します。

ペーパーレス化すれば書類のスペースがなくなり、空いたスペースをより有効活用できるのです。

※ダンボール1箱あたりの書類（文字コード）でも数MBほどのデータ量しかない。

情報検索がスピーディになる

”情報検索がスピーディ”になるのも、複合機にOCRを導入することで得られます。

本来、資料を検索するには、資料室で書類の山から1枚を探しだす必要が。
正しく整理されていればまだしも、ただ保管されている資料を探しだすのは至難です。

文字コードとしてフォーマットしていれば、パソコン上から単語検索するだけで見つけられます。

※ファイルマネージャーから単語検索で必要なファイルだけを抽出できます。

情報を適切に利用できる

複合機にOCRを導入すると、”情報を適切に利用”できるのもポイントです。

もし紙媒体の資料でグラフ、書類を作成しようとするとデータから入力することに。
1,000件以上から採用される統計学において、データを1つずつ入力するのは手間と言えます。

情報の文字コードさえあれば計算ソフト、文章ソフトなどで簡単に処理できる訳です。

OCR対応のおすすめ複合機

省スペース・情報検索・情報処理と、複合機にOCRを導入するメリットは大きいと言えます。
では、最後にOCRに対応している複合機の中からおすすめする機種を見ていきましょう。

富士フィルム　ApeosPort®-VI C7771

OCRに対応している複合機としては、富士フィルムの”ApeosPort®-VI C7771”が。

富士フィルムのOCRであれば画像をTIFFやJPG、書類をWordやExcel、PDFなど。
写真やイラストの多い書類でも容量の軽減をしてからファイルとしてフォーマットができます。

その上、複合機でもっとも注意したいセキュリティ対策についても機能が充実しています。

”Smart WelcomEyes Advance 2”によりICカード不要、顔認証だけでユーザー画面に。
利用者の負担にならない上に、第三者による複合機の不正利用の予防にも効果的です。

OCRでのペーパーレス化、ネットワーク環境の対応にも頼れる味方となってくれるでしょう。

富士フィルム　ApeosPort®-VI C7771
公式サイト：https://www.fujifilm.com/fb/product/multifunction/ap6_c7771/index.html

キヤノン　imageRUNNER ADVANCE C5560

OCRに対応している複合機としては、キヤノンの”imageRUNNER ADVANCE C5560”も。

キヤノンの提供するOCR”ScanToOffice Pro”に対応している複合機です。

キヤノン独自の直感的に操作できる設計で、初めての方でも簡単にペーパーレス化が。
文字コードだけでなく、図形まで適切に認識して滑らかなデータとして”ベクター化”してくれます。

その上、様々な成果物に対応する”新コンパクトフィニッシャー”が標準装備されています。

基本的な中綴じはもちろん、針なし綴じや穴あけ（パンチャー）など様々な綴じ方が可能に。
キヤノンならではの美しい印刷技術により大量の印刷物も安定した品質で出力できます。

ペーパーレス化したデータを書類として再編集・再出力するのを手助けしてくれる機能が満載です。

キヤノン　imageRUNNER ADVANCE C5560
公式サイト：http://cweb.canon.jp/office-mfp/lineup/color/iradvc5500/features.html

まとめ

今回は、複合機に導入したくなる”OCR”の魅力についてまとめてみました。

OCRとは”工学的文字認識”のこと。
読み込んだ書類から文字を”文字コード”としてフォーマットするシステムです。

OCRを複合機に導入することで、全ての書類をペーパーレス化に。
ペーパーレス化することで以下のようなメリットが得られます。

• 書類のスペースがなくなる
• 情報検索がスピーディになる
• 情報を適切に利用できる

文字コードをWordやExcelなど、さらに書類として再編集・再出力できるのは魅力的です。
資料を探し、情報を抽出しと手間のかかる作業はすべてシステム（OCR）に任せてしまえます。

複合機にOCRを導入し、ペーパーレス化することでよりクリエイティブなことに時間を割きましょう。