年間10万円削減！複合機（コピー機）の経費削減をする7つの方法【お役立ち情報】 | OFFICE110

複合機（コピー機）を経費削減する4つの方法

複合機にかかる経費は、すぐに削減できる経費の一つです。

まず、使用中の複合機（コピー機）でできる経費削減対策について、4点ご紹介します。

1-1.カラー印刷枚数を減らす

カラー印刷を極力減らすことは、以下2点の理由から、経費削減に大きく貢献します。

※ちなみに、1色および1箇所でもカラーが入っていたら、カラーとしてカウントされます。

1-2.用紙の使用枚数を減らす

複合機（コピー機）で使用する用紙の枚数を減らせば、用紙代および購入するインク（トナー）代を節約できます。

用紙の枚数を減らす鍵となるのが、「ペーパーレス化」です。

まず、社内資料のペーパーレス化を少しずつ進めましょう。

社外資料やお客様向けの資料で、読むだけの文章が多いページや書き込むことがないと思われるページは、あらかじめ電子データを送って確認してもらいます。

必要な資料だけを印刷して渡すなど、ペーパーレス化を進めるといいでしょう。

1-2-1.印刷および印刷ミスを減らす機能

複合機（コピー機）には、以下のような印刷ミスや印刷自体を減らす機能があります。

■クラウド連携

スキャンした資料のデータをクラウド上に保存し、社内のアプリで共有できます。
資料のペーパーレス化が実現可能です。

■スキャンデータのPDF変換

紙でスキャンしたデータや受信したFAXデータの文字を読み取り、PDFに変換できます。
PDF形式のため、どのスマホやパソコンからでも閲覧できるようになります。

■留め置き印刷

パソコンで印刷開始を押してもすぐには印刷されず、複合機本体にデータが留まります。
複合機で改めて印刷開始を押すことで、印刷されます。

1-2-2.社内資料の電子化

まず、以下を行い、社内資料のペーパーレス化を徹底しましょう。

資料の電子化は、一気に行うのではなく、段階的に導入することが望ましいでしょう。

1-2-3.印刷はコンパクトに

顧客先の資料やどうしても印刷したい社内資料は、できるだけ以下のことを心がけて、コンパクトに印刷しましょう。

1-3.電気代を節約する

新しい機種ほど、消費電力は少なくて済むよう設計されています。

複合機（コピー機）で最も多く電力を使用するのは、電源OFFの状態から起動するまでです。

その次に、スリープモードからのウォーミングアップ中になります。

一方で、最も電力が少ないのは、スリープモード中です。

よって、電力を抑えるためには、以下の使用が効果的といえます。

※オフィス内の人数が多く頻繁に印刷が入るなら、未使用時スリープモードに入る時間設定を、長めにしておきます。

消費電力が少ない機器および節電対策をすると、

【最大消費電力1.45kwのシャープ機器使用の場合】
200kw/年→100kw/年まで抑えられ、電気代を約半分に減らすことができます。

1-4.外注する

例えば「名刺」は、社内で印刷すると用紙代だけで500円ほどかかるうえ、調節し印刷する手間がかかり、インク（トナー）を消費します。

一方で、外注なら100枚/500円〜依頼でき、かつ送料無料で綺麗に印刷してくれます。

他にも、以下の物が外注におすすめです。

経費削減の近道！複合機（コピー機）にかかる費用を毎月記録

経費削減を目指すなら、費用の見える化をして、具体的に目標を立てることをおすすめします。

ちなみに、複合機（コピー機）の経費の主な内訳は、以下の通りです。

複合機（コピー機）の買い替えで大きく経費削減！3つの方法

リース契約をしている場合、契約期間が満了になった、あるいは複合機（コピー機）が故障してしまった・・・。

そんなときには、より低コストの複合機（コピー機）に買い換えた方が、大きな経費削減を見込めます。

低コストの複合機（コピー機）を選定するポイントについて、ご紹介します。

3-1.導入費用を相見積もり

複数の販売店から見積もりを出してもらい比較することを、「相見積もり」といいます。

販売店の中には、「他社で安い値段があれば、それよりさらに値下げします！」と値下げサービスをしてくれるところも！

お気に入りの販売店が見つかったら、「相見積もり」で本体価格や保守料金を下げるよう、交渉してみましょう。

3-2.カウンター料金を抑える

月の印刷枚数が多い場合、カウンター料金をどれだけ抑えられるかによって、今後の経費が大きく左右されます。

参考までに、カウンター料金の相場は、「モノクロ：2.5〜3.3円/枚」「カラー：10〜30円/枚」です。

（例）月にモノクロ印刷を1,000枚使用する会社の場合。
基本料金3,000円、カウンター料金3円→6,000円/月72,000円/年
基本料金3,000円、カウンター料金2円→5,000円/月60,000円/年
→カウンター料金を1円下げるだけで、年間12,000円の節約になります。

「クリエイション」のモノクロ＋カラーのどれか1色のみを使用した印刷があります。

モノクロとカラーの他に「クリエイション」のカウンター料金設定があれば、印刷設定を「クリエイション」にして、カラー印刷のカウンター料金を節約できます。（例）富士フィルム

「クリエイション」の相場は、約5〜18円/枚です。

3-3.保守契約およびスペックを最適化

自社の印刷枚数や欲しい機能を考慮し、以下の点において最適な複合機を選定しましょう。

複合機（コピー機）本体だけでなく、結ぶ保守契約も重要です。

使用頻度によって割高な保守契約を結ばないよう、以下を参考に最適な保守を選びます。

【保守契約と結んだ方がお得な会社の特徴】

保守契約の種類	おすすめの会社
カウンター保守	約8割の会社が結んでいる。月の印刷枚数が500枚以上の場合におすすめ。
キット保守	インク（トナー）を購入し、それが無くなるまで保守のサービスを受けられる。無くなったら再びインク（トナー）を購入する。月の枚数が500枚以下、および月によって使用枚数にブレがある場合におすすめ。
スポット保守	保守代金は0円。故障が起こるたびに有償で見てもらえる。複合機（コピー機）をほぼ使用しない場合におすすめ。
年間契約	1年間の保守契約を結ぶ。代金の中に修理費や派遣代が含まれており、用紙やトナー代は含まれていない。1年以内など、あまり長く複合機を使用しない場合におすすめ。

複合機（コピー機）で経費削減の成功事例3選！

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まとめ

また、経費削減を成功させる近道は、毎月かかっている経費を出して見える化することです。

これから複合機（コピー機）の買い換えまたは導入を検討している方は、以下を考慮し選定してみてください。