ペーパーレスFAX複合機の特徴【お役立ち情報】 | OFFICE110

ペーパーレスとは、読んでそのままですが、複合機（コピー機）で紙を出力しない方式で利用する機能のことです。

一般的に、コピー・FAX・プリンタ・スキャナと、様々な機能が備わっているものが複合機になっていますが、例えば、パソコンで作成した書類をパソコンが使えないところにFAXで送るときは、一度紙にプリントアウトしてからFAXするという手順になります。

そして、そのプリントした紙は良くて裏紙、もしくはゴミになることがほとんどですよね。

ペーパーレス機能は、そんな無駄をなくすためにも、パソコンからそのままFAXを送信したり、逆に来たFAXで送られてきたものを、印刷せずにパソコン上で見ることが出来ます。

それでは、ペーパーレスFAX複合機の送信・受信の方法についてご説明いたします。

ペーパーレスFAX複合機の特徴【受信時のペーパーレス】

ペーパーレスFAX複合機で、FAXの受信方法は3つ考えられます。

①共有フォルダを作る

一般的なペーパーレスＦＡＸの受信方法はこのやり方です。ただ、この方法にはパソコンの電源を常に立ち上げておかなければいけないという難点があります。電源が落ちている場合、相手がFAXしたとしても、そのFAXデータは共有フォルダに溜まりません。

②アドレス転送する

こちらの方法も一般的に使われている方法になり、通常の複合機には、自身のメールアドレスを登録する事ができるので、予め登録したアドレス先にPDFやJPEGなどの添付データとしてFAXデータを転送することができます。主に、外出の多い営業職の方にとっては嬉しい機能です。

③パソコンから複合機のデータを見る

この方法は、WEBを介して複合機のハードディスクを見に行く方法で、最初に手間は掛かりますが、慣れれば簡単にFAXの削除や印刷が可能です。一つ目の「共有フォルダを作る」では、印刷は出来ますが複合機内に溜まったデータを削除することができません。

手順は、URLを直接入力できる箇所に複合機のIPアドレスを入力するだけです。複合機の種類によって、方法が多少異なりますが、だいたいこの3つが主なペーパーレスFAXの受信方法になります。

ペーパーレスFAX複合機の特徴【送信時のペーパーレス】

ペーパーレスFAX送信は、現在の複合機にはほぼ全て種類に標準搭載された機能です。パソコン上で普通にプリントする時と同じやり方で、「プロパティ」⇒「ダイレクトFAX」などのメニューを選んで宛先を入力して印刷をクリックするとＦＡＸが出来ます。

予め複合機にアドレスを登録していれば、そのまま送信先を指定できるのでとても便利に使えます。

ペーパーレスFAX複合機の総合評価

総合評価といえば少々オーバーですが、最近では無駄の削減や環境保護の観点から、このペーパーレス機能はまずます重視され、サーバとデジタル複合機を接続し、大規模な文書管理システムを構築するオフィスも増えています。

また、このペーパーレスの台頭により、本来の印刷機としての複合機は極めて少なくなり、代わりにペーパーレスを強調した複合機が主流になるとの指摘もあり、これからの時代は、ペーパーレスを搭載している複合機しか競争には勝てないのではないでしょうか。

まとめ

現在は、何でもデータで繋がることができ、ペーパーレスは当たり前になってきています。

ペーパーレスFAX複合機も、当然標準的に機能として搭載されています。ひと昔前のように裏紙が増える時代は終わったのかも知れません。

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