複合機（コピー機）の情報漏洩対策！2つの事例から見る今後の対策法【お役立ち情報】 | OFFICE110

複合機（コピー機）の情報漏洩のリスクとは？

1-1.複合機内にあるデータが不正アクセスされる

複合機の情報漏洩リスクの1つとして、複合機内のデータが不正アクセスされるケースがあります。

最近の複合機はほとんどの機種でインターネットと接続して使用するため、インターネットのセキュリティ対策が不十分であればネットワークを介して複合機の情報が漏洩する危険性があるのです。

特に最近では、企業を標的としたハッキングやマルチウェアなどのコンピュータウイルスによる情報漏洩の事例もあります。
複合機内のデータを流出しないためにも、社内のセキュリティ対策は必須です。

1-2.複合機機能の誤操作による情報漏洩

複合機の情報漏洩リスクの1つとして、複合機機能の誤操作による情報漏洩も考えられます。

複合機には、コピーやプリンター以外にもファクス機能がありますが、ファクスを間違えた宛先に送ってしまった場合でも情報漏洩といえるでしょう。

特によく利用する顧客名などを登録している場合は間違えやすいです。
誤送信を防ぐために宛先をしっかりチェックすることはもちろん、宛先などは登録しないなど社内での意識改革も行いましょう。

1-3.複合機を第三者が使用したことによる情報漏洩

複合機の情報漏洩リスクの1つとして、複合機を第三者が使用したことによる情報漏洩も考えられます。

複合機は社内に設置していますが、IDカード認証などの対策がされていない場合、部外者が侵入してコピーやスキャンしたとしても気づかない可能性もあるのです。

複合機を操作することができれば複合機内のデータも入手することが可能なので、情報が漏洩してしまうことになります。

そもそも社内に部外者が入れない仕組みを作ることも大事ですがIDカードや指紋認証・アクセス権の制限など、事前に複合機を使えない状況を作っておくことが大切です。

実際に起きた複合機（コピー機）からの情報漏洩事例

2-1.ファクス誤送信による情報漏洩（2019年）

複合機を介した情報漏洩事件としては、直近だと2019年に愛知県の法人事業所で発生しています。

この事例では、自社サービスの提供を調整するためのデータをファクスで送信する際、誤って別の顧客宛に情報を送信してしまったことで情報漏洩が発生しました。

結果的に、事業所の職員氏名やサービス利用状況などのデータが流出してしまい、謝罪することになったようです。 ファクスの誤送信はなかなか防ぎにくいミスではありますが、念入りに送付先を確認する必要がありますね。

2-2.インターネット経由での情報漏洩（2013年）

今では複合機の情報漏洩のリスクが認識され、セキュリティ対策をする企業も増えていますが、そのきっかけとなったのは大学の情報流出事件です。

2013年、東京大学・東北大学・琉球大学などの大学で複合機内のデータがインターネット経由で誰でも閲覧できる状況にあることが明らかになりました。

大学の複合機では個人情報や機密情報などを扱っていますが、実際に各大学では学生の名前や学籍番号・免許証・大学での試験結果などの情報が閲覧できる状況になっていたようです。

通常、学内で複合機をインターネットに接続する場合、保護されたLAN内で接続して使用しますが、被害があった大学ではそのままインターネットに接続して使用していたため不特定多数の方が閲覧できるようになっていました。

2020年現在では、大学や企業のセキュリティ意識が高まっているので、こうした情報漏洩はなくなってきており、保護されたLAN内で運用されるようになっています。

もちろん、情報漏洩は起こしてはいけませんが、流出事件を機に大学などの不特定多数の人が出入りする施設のセキュリティ面が見直されるきっかけになったことは教訓といえます。

次に、こうした情報流出事件を教訓にどのように対策をすればいいのかについて解説していきます。

複合機（コピー機）からの情報漏洩を防ぐ方法！

3-1.企業内で規約を定めて人的ミスを防ぐ

複合機からの情報漏洩を防ぐためには、企業内で複合機の使用や社内全体のセキュリティに関する規約を決めることが大事です。

例えば

など、社内でセキュリティの意識を高めルール作りをする必要があります。 ルールを作った後は社内全体で共有したうえで、定期的に情報漏洩の危険性がないかチェックすることが大事です。

3-2.複合機のセキュリティ機能を導入・使用する

複合機の情報漏洩を防ぐ方法として、複合機に搭載されているセキュリティ機能を導入・使用するのがおすすめです。
とはいえ、どの機能を使えばいいのか分からないという方もいると思います。

ここからは、複合機のおすすめセキュリティ機能を4つ紹介していきます。

3-2-1.複合機内のデータの暗号化機能

複合機内にはたくさんの機密データが保存されていますが、ずっと保存していると情報流出した場合のリスクが大きくなります。
そのため、複合機に搭載されている内部データを暗号化し、もし流出しても内容を解読できない機能を使うのがおすすめです。

暗号化機能を使うことで情報漏洩したときに復元しにくいというメリットがありますが、暗号化は必ずしもデータを保護できるとは限りません。

あくまでデータを暗号化しているだけなので、解読されると流出してしまうのです。
もし、万全の対策を取るなら、次の項目で紹介するデータを削除する機能がおすすめですね。

3-2-2.複合機内のデータ消去機能

先ほど紹介した通り、複合機内のデータの暗号化は完全に情報流出を防げるわけではありません。 もし、万全に対策をしたいなら、内部データを自動的に削除してくれる機能を使うのがおすすめです。

複合機内のデータを削除してしまえば、情報漏洩する情報がないので記憶媒体から漏洩することはなくなります。

ただし、複合機内のデータを削除できる機能を利用したとしても、複合機内にデータが存在する期間が一定期間生まれるので、やはりネットワークのセキュリティ強化も必須です。

特に複合機と接続することが多いパソコンのセキュリティ対策は念入りに行っておきましょう。

3-2-3.複合機の認証機能

複合機からの情報漏洩を防ぐためには、複合機を第三者に使用させないように制限することが必要です。
複合機には、さまざまな認証機能があるので利用することで利用者を社員に限ることができます。

ICカードによる認証システムを導入している複合機が多いですが、中には指静脈認証などの生体認証を導入している複合機もあります。

ICカード認証の場合はカードを盗まれたり、社内の人間が手助けをしたりする以外は第三者が複合機を操作できません。
生体認証はもっと厳重なセキュリティになるので、どうしても情報漏洩できないデータを扱っている企業の場合はおすすめです。

3-2-4.追跡情報印字プリント機能

複合機の追跡情報印字プリント機能も複合機のセキュリティ強化に役立つ機能です。
複合機からの情報漏洩を監視するためには、複合機の利用履歴などをチェックする必要があります。

追跡情報印字プリント機能を使えば、利用日時・ユーザーIDなど細かい利用履歴を印字することが可能です。
定期的に履歴をチェックすることで、不正利用を発見できるだけではなく、印刷量のチェックにもつながります。

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情報漏洩対策におすすめの複合機（コピー機）3選！

4-1.MX-2514FN（シャープ）

販売価格：1,160,000円+税
中古大特価キャンペーン価格：70,000円

MX-2514FNは本来116万円で販売されていた機種ですが、OFFICE110の大特価キャンペーン中であれば70,000円で購入することができるのでかなりお得です。

また、ICカード認証やサーバー認証などの認証機能が搭載されているので、第三者に複合機を利用される心配がありません。
加えてデータの暗号化や自動消去も可能なので、情報漏洩リスクを軽減することができます。

セキュリティ対策ができる機種をできるだけ安く導入したい方にはおすすめです。

4-2.iR-ADV C3530F（キャノン）

販売価格：1,350,000円+税
新品複合機80%OFFキャンペーン
中古キャンペーン価格：227,000円

iR-ADVC3530Fは、大型操作パネルでスマートフォンのように利用することができるため使いやすいです。

また、iR-ADVC3530Fでは、本体からの情報漏洩を防ぐためにHDD暗号化やデータの上書き消去機能があります。
さらに、ICカード認証機能も搭載されているので、複合機を社員だけ利用できるように制限することも可能です。

iR-ADVC3530Fは、複合機内の情報漏洩対策と人的な情報漏洩対策の両方をカバーできているので、かなりセキュリティがしっかりしている機種といえます。

OFFICE110なら、iR-ADVC3530Fを新品でも中古でも購入できるので、予算に合わせて検討してみてください。

4-3.MX-5170FN（シャープ）

販売価格：2,170,000円＋税
新品複合機80%OFFキャンペーン
中古複合機0円キャンペーン

MX-5170FNは、複合機内の電子データの暗号化と自動消去機能があるので、大量のデータが蓄積され続けることがありません。そのため、情報漏洩のリスクが少なくなります。

また、ICカード認証やサーバー認証などがあり、複合機を利用する人員をしっかりと管理することが可能です。

それ以外にも不正コピーを防ぐ地紋印字機能（コピーした文書に地紋カモフラージュが施されている）があるので、不正にコピーをした場合にすぐに分かります。

機密情報や個人情報などを扱う際の不正コピー防止のために役立つ機能ですね。

情報漏洩対策を施した複合機導入なら【OFFICE110】

複合機にはたくさんのセキュリティ対策機能がありますが、機能性が高いと価格も高くなりがちですよね。
コストを押さえて機能性が高い機種を購入したい方は「OFFICE110」がおすすめです。

OFFICE110なら、情報漏洩対策が施された複合機を多数取り扱っており、他社で購入するより安く購入することができます。
格安で複合機が購入できるキャンペーンとして

などを実施中です。

特にOFFICE110では、中古品のご注文を多くいただいており、中古品の品質には自信があります。

OFFICE110では、中古複合機のお申込みを頂いてからクリーニング・メンテナンス・テストの工程を経て出荷していますので、新品と見間違えるほどの品質の高い商品を納品することが可能です。

また、中古複合機大特価キャンペーンでは、台数限定ではありますが通常の中古価格からさらに値引きした価格で購入することができます。

具体例を挙げますと

MX-2514FN(シャープ)：98,000円　→　70,000円（特別価格）

MX-2517FN(シャープ)：120,000円　→　90,000円（特別価格）

MXC302W（シャープ）：100,000円　→　30,000円（特別価格）

など特別価格が設定されているのです。

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このように、OFFICE110は品質の高い中古・新品複合機を格安で販売しております。

導入に関するお問い合わせや、自社にあった機種の相談などにも応じておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

まとめ

複合機が原因で起こる情報漏洩はセキュリティ対策の甘さや、人的ミスによって起こることがほとんどで、過去の事例を見ても予防できたケースが多いです。

人的ミスに関しては、複合機やインターネットの使い方に関して企業内でルールを設けるなどすることが大切でしょう。
また、セキュリティ対策に関しては、複合機にある認証機能やデータ削除機能などをフル活用する必要があります。

一度情報漏洩が起きると企業の信頼にも影響がありますし、被害が出れば損害賠償問題になる危険も。
セキュリティ対策機能が充実している複合機を導入して、情報漏洩が起きない環境を整えましょう。

ちなみに、情報漏洩対策機能がある複合機を購入するなら「OFFICE110」がおすすめです。
OFFICE110なら、状態の良い中古・新品複合機を格安で購入することができるので、ぜひお気軽にお問合せください。