ICカード認証式の複合機とは？メリット・デメリットを徹底解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

特に、不特定多数の人が出入りするコワーキングスペースやシェアオフィスなどは、セキュリティ対策のために、認証式の複合機を導入するケースが増えてきています。

ICカード認証以外の認証システムの種類

ICカード認証は、複合機で利用できる認証システムの一つです。

ICカード認証以外の認証システムには、以下のようなものがあります。

それぞれの認証システムのメリット・デメリットを理解することで、自社のニーズに適したものを選べます。

ここでは、各認証システムの特徴を解説します。

ユーザー番号認証

ユーザー番号認証は、事前に設定したユーザー番号で認証するタイプです。

例えば5～8桁の番号を設定するなど入力項目が少ないメリットがあり、認証システムの中では最も手軽な方法だといえるでしょう。

一方で、ユーザー番号を推測されやすいなど、セキュリティ面が弱いデメリットがあります。

パスワード認証

パスワード認証は、ログインIDとパスワードで認証するタイプです。

複合機以外にも一般的に使われている方法で、誰もが戸惑うことなく操作できるメリットがあります。ただし、IDやパスワードを忘れてしまう社員が出てくることも考えられます。

パスワードをメモした付箋をデスクや複合機に貼り付けてしまうなど、認証システムの導入が無意味になってしまう場合もあるため注意が必要です。

顔認証

顔認証は名前のとおり、顔を認識することで認証するタイプです。

カードやパスワード管理が不要で、紛失や忘れてしまうリスクがなく、使い勝手のよさにメリットがあります。

顔の特徴をもとに個人を特定するため偽造が難しく、なりすましによる不正利用を防止するのに確実な方法だといえるでしょう。

セキュリティレベルの高い認証システムですが、カメラの距離や加齢による顔の変化へ対応できるかなど、機種によって認証精度に差があるため確認が必要です。

ICカード認証式の複合機・コピー機の3つのメリット

ICカード認証式の複合機・コピー機には、大きく以下の3つのメリットがあります。

それぞれのメリットを解説します。

情報漏えいリスクの低減

ICカード認証式の複合機・コピー機のメリットとして、情報漏えいリスクの低減が挙げられます。

ICカードを持った社員のみが複合機を使えるようにすることで、第三者の使用を制限して情報を盗まれるリスクをなくすことが可能です。

またパソコンで出力指示をした後に、本人が複合機で認証を行う必要があるため、印刷物の取り違いや置き忘れ防止にもつながります。

紙媒体の情報漏えいは株式会社東京商工リサーチ社の【2022年「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査】によると漏洩原因の３位に入る要因です。

参照：株式会社東京商工リサーチ

そのため、複合機やコピー機のセキュリティ対策はすべての企業が取り組むべき課題です。

ムダな印刷を防ぎコスト削減につながる

ICカード認証式の複合機・コピー機には、ムダな印刷を防ぎコスト削減につながるメリットもあります。

例えば、個人・グループ・部署ごとにカラープリント・コピー・FAX・スキャンなど、各種機能の利用を制限できます。

また、パソコンからプリントを指示した後でも、出力する前にキャンセル可能です。

社員証や入館証がそのまま使える可能性がある

ICカード認証式の複合機・コピー機は、社員証や入館証がそのまま使える可能性があるのもメリットです。

すでに社員証や入館証などにIC認証を採用していれば、複合機の認証キーとして紐づけられる場合があります。

新たにICカードを発行する必要がなくなり、導入コストや手間を抑えられます。

ただし機種やICカードによっては対応しない場合もあるため、複合機の導入前に確認しておきましょう。

ICカード認証式の複合機・コピー機の2つのデメリット

ICカード認証式の複合機・コピー機には、大きく以下の2つのデメリットがあります。

それぞれのデメリットを解説します。

カードを紛失・悪用される恐れがある

ICカード認証式の複合機・コピー機のデメリットは、カードを紛失・悪用される恐れがあることです。

ICカードを使った物理的な認証方法であるため、紛失や破損のリスクは避けられません。

また、社員同士でICカードを貸し借りする習慣が出来上がるケースも考えられます。

ICカードの持ち主でなくても、ICカードさえ手元にあれば複合機の操作は可能です。

ICカードを手にした第三者が、利用履歴を確認して情報を盗むなど、悪用するケースもあるため注意が必要です。

そのためICカード認証式の複合機を導入する際は、各社員へICカードの取り扱いについてのルールを必ず周知しましょう。

導入費用がかかる

ICカード認証式の複合機・コピー機には、導入費用がかかるデメリットもあります。

ICカード認証は、複合機のオプション機能として導入するのが一般的です。
そのため、オプション費用として1台あたり10万円ほどかかります。

複合機の台数によっては、コスト面での負担が大きくなるでしょう。
※ICカードが必要な場合は、さらに費用がかかります。

ICカード認証式の複合機がよく導入される場所

ICカード認証式の複合機は、人の出入りが多い以下のような場所で導入が進められています。

近年ではコワーキングスペースやシェアオフィスが増加しており、それにともないこれらの場所での導入が増えています。

ICカード認証式の複合機であれば、リモートワーク中でも印刷物の取り違いや置き忘れを防げて、セキュリティ面でも安心です。

支払いに関しても、多くの人が利用している交通系ICカード（SuicaやPASMOなど）で決済可能な機種もあります。

コンビニなどに導入されているコインベンダー式の複合機と比較して、小銭の用意や両替の手間が不要になり、金銭面の管理が楽になります。

ICカード認証式のおすすめの複合機3選

ICカード認証式の複合機にはさまざまな種類があるので、どれがいいのか迷う方も多いと思います。

ICカード式の複合機を選ぶ際のポイントとして、価格・品質・機能が挙げられます。また、アフターフォローがしっかりしているメーカーであることも大切です。

そこで最後に、価格・品質・機能・アフターフォローの4つのポイントを高い基準で満たす、おすすめのICカード認証式の複合機を3つご紹介します。

富士フイルム「Apeos C2570」

引用：富士フィルム「Apeos C2570」

富士フイルムの「Apeos C2570」は、新しいユーザーインターフェイスで使いやすさを追求したモデルです。

多機能化している複合機を使いやすくするため、直感的に操作できる10.1型タッチパネルを採用しています。

よく使う機能・設定を記憶して、グループまたは個人専用の操作画面をカスタマイズできます。

定型的なスキャン業務を自動化したり、大容量クラウドストレージで状況共有したりできるオプションも充実していて、今後の拡張性も視野に入れて導入したい企業におすすめです。

Canon「iR-ADV C3826F」

引用：Canon「iR-ADV C3826F」

Canonの「iR-ADV C3826F」は、コンパクトな操作パネルで使いやすく、ICカード認証の操作性にも優れたモデルです。

モバイル機器に「Canon PRINT Business」をインストールすることで、データ出力・スキャンデータの取り込みをダイレクトに無線接続できます。

各種クラウドサービスとの連携を可能にする「uniFLOW Online」や、個人認証システムと連携してネットワーク上のどの複合機からでも印刷できる「どこでも印刷」など、業務効率アップにつながる拡張機能も充実しています。

SHARP「BP-40C26」

引用：SHARP公式ページ

SHARPの「BP-40C26」>は、必要最低限の機能を搭載している、コストパフォーマンスに優れたモデルです。

スタイリッシュなグレーボディ特徴で「2022年度グッドデザイン賞」を受賞しています。

SIAA（抗菌製品技術協議会）の安全性基準を満たしている抗菌・抗ウイルスパネルを標準搭載していて、大勢のスタッフが利用するオフィスでも安心です。

クラウドサービス接続にも対応していて、複数拠点を持つ企業やリモートワークを導入している企業にもおすすめです。

ICカード認証式の複合機の導入なら「OFFICE110」にご相談ください！

ICカード認証式の複合機を導入するなら、「OFFICE110」がおすすめです。

「OFFICE110」は、OA機器・事務機器・オフィス機器・ソフトウェアを業界最安値で提供しています。

複合機・コピー機も全メーカーに対応し、中古・新品の豊富な品揃えを誇ります。

しかしICカード認証は基本的に新品複合機に取り付けるため、導入コストが気になるところ。

「OFFICE110」では、新品複合機をキャンペーン価格で提供していて、セキュリティ対策を強化したい企業様をコスト面でもしっかりサポートいたします。

まとめ

ICカード認証式の複合機とは、個人に貸与されたICカードの認証を必要とする複合機のことです。

ICカードをかざすことでログインできるICカード認証式の複合機には、以下のメリットがあります。

このように、ICカード認証式の複合機を導入することで、情報漏えいのリスクの低減やコスト削減などさまざまなメリットがあります。

一方で、カードを紛失・悪用される恐れや導入費用がかかるといったデメリットもあります。

そのためICカード認証式の複合機を導入する際は、メリット・デメリットを考慮したうえで、自社に適した複合機を選びましょう。