複合機(コピー機)の必要性は？企業の導入率からみる導入メリット【お役立ち情報】 | OFFICE110

複合機(コピー機)を導入している割合は？

1-1.複合機(コピー機)の導入率は8割を超えている

引用元：複合機利用実態調査2018 | Biz Clip

上の表は2018年に行なわれた「複合機利用実態調査」の調査結果のグラフです。

グラフを見てみると、複合機(コピー機)の導入率は83.8%と8割以上の企業が複合機を導入していることがわかります。

また、現在使用している「複合機(コピー機)に満足しているか」という調査については87.7％の利用者が「満足している」と答えています。

引用元：複合機利用実態調査2018 | Biz Clip

1-2.個人事業主でも導入率は5割

下のグラフを見ると、個人事業主(自営業)でも「既に導入している」が49.4%と5割近くの自営業の方が複合機(コピー機)を導入しているという結果に。

引用元：複合機利用実態調査2018 | Biz Clip

また、42.9%の自営業の方が、リース期間中に別の複合機(コピー機)をリースして入れ替える「リプレース」の検討をしていることがわかります。

企業と比較すると業務規模が小さい自営業でも、現状に合わせて複合機(コピー機)を入れ替え、使い続けることを検討しているという結果からみても、事業規模に問わず、複合機(コピー機)の必要性が高いと感じている事業者は多いといえます。

複合機が必要とされる3つの理由(メリット)

2-1.業務効率アップのためには必要不可欠！

複合機(コピー機)にはペーパーレス化に伴う機能も充実しており、メールやインターネットなどの通信機能を搭載した機種も多く販売されています。

また、独自のアプリケーションを開発しているメーカーも多く、複合機(コピー機)を使う方のニーズに合わせて様々な使い方ができるのも導入率が高い理由です。

その代表機能の1つが「クラウド連携」です。

FAXで送受信したデータをインターネット（クラウド）上に保存して、スマホ・タブレットから社外にいてもデータを確認することができます。

また、パソコンで作成したPDFデータを印刷せずにそのままFAXで送信できるため、「送るために1度印刷する」といった手間もかかりません。

他にも、取引先にも複合機(コピー機)が導入されていれば、自社の複合機(コピー機)から取引先の複合機(コピー機)へ印刷データを送信するといったやり取りもスムーズに行なえます。

複合機(コピー機)があるだけで、面倒だと感じる作業もスムーズに行なえるようになり、業務効率化の向上が期待できます。

2-2.コスト削減効果とオフィスの省スペース化も図れる！

複合機(コピー機)を導入することで得られるメリットは業務効率化だけではなく、「コスト削減」と「オフィスの省スペース化」というメリットもあります。

複合機(コピー機)はFAX・コピー機・プリンター・スキャナーそれぞれの機能を1台に集約しています。

そのため、FAX・コピー機といった機器を1台ずつ導入する必要がないため、オフィス機器の導入費用を抑えることができるのです。

また、複合機(コピー機)があれば、FAXやコピー機などを設置する必要がないためオフィスを広々と使うことができます。

万が一の故障時も複合機(コピー機)の修理だけで済むので、費用面で考えてもFAX・コピー機・プリンター・スキャナーをそれぞれ1台ずつ導入するよりお得だといえます。

2-3.トラブル時の即対応力！

複合機(コピー機)には「カウンター保守」と呼ばれる、定期的なメンテナンスや故障対応をおこなってくれるサービスがあります。

毎月、カウンター保守契約を結ぶことで、定期メンテナンス・修理・トナー(インク)などの消耗品交換を無料で行なってくれるのです。

「急に動かなくなった！」といった突発的なトラブルでも、費用が発生せずに対応してもらえるのも、選ばれる理由の1つになります。

また、基本的にビジネス用の複合機(コピー)は、修理の際もスタッフがオフィスに訪問しその場で修理を行なうため、突発的なトラブルが発生しても業務に与える影響を最小限に抑えてくれます。

複合機はリースor買取り？どちらがおすすめ？

結論からお伝えすると複合機(コピー機)の導入方法は「自社の業績」「業務規模」によって異なります。

実際に、「OFFICE110」で複合機(コピー機)を導入いただくお客様の6～7割は「中古」です。
3割～4割が「リース契約」となっています。

3-1.リース契約のメリット・デメリット

リース契約のメリット・デメリットは次の通りになります。

メリット	気に入ったコピー機(複合機)を利用できる 導入時にまとまった資金が不要 リース期間を経費として計上できる
デメリット	途中解約ができない 与信審査がある 所有権はリース会社

リース契約時にネックになるのは、途中解約ができないことです。

3~5年と長期の契約を結び、複合機(コピー機)の代金を分割で支払っていく必要があるため、複合機(コピー機)が不要になってもリース契約が満了になるまで途中解約ができないのがデメリットになります。

途中解約できないこともありませんが、残りのリース料を一括で支払う必要があるのです。

またリース契約は、基本的に「借りる」という契約なので所有権はリース会社になります。

そのため、リース期間満了後も同じ複合機(コピー機)を利用する場合、1ヶ月分のリース料金で「再リース契約」を結び、毎年リース料金を払い続ける必要があります。

とはいえ、リース契約では「自分の好きな新品複合機(コピー機)を初期投資を抑えて導入することができる」というのは大きなメリットです。

数百万円もする最新複合機(コピー機)であっても毎月数万円の負担だけで導入できるため、「機種にこだわりがある」という方にはおすすめの導入方法になります。

3-2.中古買取りのメリット・デメリット

開業間もない場合や、中小企業などから依頼が多い「中古複合機（コピー機）」のメリット・デメリットは次の通りです。

メリット	新品の半額以下で購入できる 所有権は自社 利用期間に制限なし
デメリット	保証が短い 減価償却などの事務処理が増える

中古複合機(コピー機)の買取で大きなメリットは、なんといっても「破格の値段で購入できる」ことです。
新品の10分の1以下という機種も珍しくありません。

また、再契約といった期限に縛りもなく「故障するまで」「他機種が欲しくなるまで」使い続けることもできます。

一方、中古複合機(コピー機)買取りのデメリットは「保証期間が短い」ことです。

多いのは「1ヶ月もしくは1,000カウンターどちらか一方が早く達したまで」という保証内容になります。

つまり「導入日から1ヶ月間」もしくは「1,000枚印刷」した時点で保証期間が終了してしまうのです。

保証内容は、販売店によって異なるため中古複合機(コピー機)を買取りする場合、販売店を慎重に選ぶ必要があります。

複合機(コピー機)の導入なら「OFFICE110」へ！

「OFFICE110」で取り扱っている中古品は、一度完全に分解した後内部クリーニングを行い、その際に交換が必要な部品は全て新品に交換してお客様へ納品しています。

そのため、お客様からは「新品と見間違えた」「本当に中古なの？」と嬉しいお言葉を頂いております。

また、複合機(コピー機)の保証に関しては「〇年保証」といったものではなく、保守契約を結んでいただくことで「保守サポート」して使い続けている間のサポートを行ないます。

保守契約は全部で3種類あり、それぞれの違いは次の通りです。

※中古複合機(コピー機)の場合、保守サポートは「カウンター保守」と「スポット保守」の2つになります。

カウンター保守	訪問、修理などの費用が無料になる。 保守料金は「基本料金+毎月の印刷枚数に応じた金額」
キット保守	特定のトナーを利用している期間は、部品代や修理費用が無料になる。 保守料金はトナー購入時のみ。
スポット保守	中古のコピー機を対象とした保守契約。 月額料金は無料だが、故障などトラブル発生の都度有償での修理となる。

キャンペーン名	キャンペーン内容
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まとめ